Travail à distance et performance, c’est possible !

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Les grèves des transports de l’hiver 2019 et la pandémie du Covid-19 amènent les organisations à repenser l’organisation du travail. La SNCF estimait à 20 millions par jour son manque à gagner pendant les grèves. Ses pertes n’étaient pas compensées par les économies de salaires, d’électricité et de carburant. Sans parler des compensations à verser aux voyageurs et aux régions. Pour les salariés, il subsiste des coûts cachés engendrés par la recherche de transports de substitution. Si toutes les fonctions ne sont pas « télétravaillables », le travail à distance apparaît comme un mode organisationnel à valoriser et bien plus qu’un « plan B ».

Le télétravail comme levier d’efficacité

Le « home office » tente 61% des collaborateurs selon des chiffres du ministère du Travail (2018). Or, seule une fourchette située entre 8 et 17,7% en bénéficie d’après les données de l’Observatoire du télétravail. Beaucoup de dirigeants et de salariés estiment que ce dispositif peut constituer un véritable levier d’efficacité.

En effet, la digitalisation permet de mettre en place les conditions d’un travail à distance performant pour une partie des équipes. Cependant, la culture du présentéisme au travail est encore bien ancrée dans l’hexagone. Par ailleurs, le télétravail présente cependant de multiples avantages.

Les entreprises qui ont du mal à recruter devraient remettre en cause cette obligation de présence. En effet, elle peut les couper d’un grand nombre de candidats susceptibles de travailler en autonomie. Cela peut être un facteur de développement de marque employeur et de rétention de collaborateurs.

Des craintes fondées (ou pas) pour les managers ?

Les nouvelles organisations de l’environnement de travail – open spaces – sont souvent synonymes de maîtrise du budget immobilier. Mais ils démontrent leur limite et sont autant de freins à la productivité. En cause, le manque d’intimité, la pollution sonore, ou la déperdition d’attention.

Donc, pourquoi réunir à tout prix les collaborateurs dans un périmètre physiquement contrôlable ? La raison est simple : mettre des collaborateurs en télétravail génère des inquiétudes pour les managers.

Ceux-ci ont parfois le sentiment d’une perte de confiance sur leur capacité de travail. Aussi, ne pas pouvoir déclencher une réunion à tout moment les amènent à craindre d’être dépossédés d’une capacité de contrôle. Or, la tendance des organisations qui performent entraîne vers plus d’agilité, de fluidification des process. Refuser le télétravail, n’est-ce pas pallier un manque de maturité managériale ?

Les avantages du télétravail…

Le télétravail est, bien souvent, contrôlé et fait partie d’un accord, d’une charte négociée avec les partenaires sociaux. Il est nécessaire de borner modalités, obligations, droits et protection, éligibilité etc.

Les entreprises qui offrent cette flexibilité se construisent un réel avantage allant bien au-delà de modalités organisationnelles et économiques. Par exemple, le dispositif implique des notions écologiques en évitant aux collaborateurs en télétravail les bouchons aux heures de pointe.

Aussi, il améliore la QVT en permettant plus de flexibilité pour la gestion familiale et l’équilibre vie professionnelle/vie privée. Des gains de temps non négligeables et un avantage concurrentiel précieux en termes de marque employeur.

… et du coworking

Par ailleurs, le télétravail permet de fluidifier la gestion des bureaux. Ainsi, les espaces de co-working loués à l’année par des entreprises ont décuplé en 5 ans en France. La finalité de l’espace de coworking peut être purement financière. Ainsi, on peut imaginer l’achat groupé ou la location mutualisée d’espaces entre sociétés non-concurrentes de même provenance régionale.

Par ailleurs, l’organisation peut investir dans des locaux en dehors des grandes villes. En restant proche des grands axes routiers, ils permettant une connexion rapide vers les centres économiques névralgiques. De nouveaux modes de fonctionnement peuvent voir le jour.

Par exemple, il est possible de décloisonner les équipes en constituant de petites entités décentralisées. Le bureau d’études, le marketing, les fonctions à valeur ajoutée intellectuelle – services support, comptabilité, RH – peuvent resserrer leurs rangs et gagner en performance. Du moins si les managers acceptent de ne pas avoir l’ensemble des collaborateurs sous leurs yeux à tout instant.

Pas de travail à distance sans stratégie ni outils collaboratifs

Un outil IT ne fait qu’automatiser des processus existants. En l’absence d’une stratégie transparente pour structurer le télétravail, il ne sert à rien. Or, sans digitalisation, il est impossible d’envisager le télétravail. Une solution digitale compatible avec la fluidité du web constitue un instrument incontournable du home office et doit, ultimement, faciliter le flux de l’information.

Imaginer des modalités de télétravail « gagnant-gagnant »

Certes, il faut maîtriser les outils de réunions et de visioconférence. Mais rien n’est insurmontable dans une société où la propagation technologique est avancée. Il suffit que l’organisation imagine un cadre de fonctionnement en télétravail raisonné. Par exemple en excluant le lundi, traditionnel jour de réunion, et le vendredi. Le succès de la démarche se fait en mettant l’accent sur la performance et les délais et non plus sur le présentéisme.

La mise en œuvre d’un management par objectifs avec des points de contrôle fera gagner en agilité. Sur certains secteurs en tension ou pour des entreprises en manque d’attractivité, le télétravail peut être un atout considérable

Un exemple probant est l’organisation du travail avec plusieurs équipes à distance pratiquée dans le secteur de l’informatique. Grâce à la méthodologie « scrum » et des réunions d’avancement régulières (« sprints »), des outils de communication instantanée maintiennent une efficience d’échanges et d’avancées.

Et HRMAPS dans tout ça ?

Vecteur d’attractivité et de développement de votre marque employeur, le télétravail facilite la rétention de collaborateurs. HRMAPS permet de digitaliser une stratégie de home office pour permettre de gérer des équipes à distance de façon flexible. L’outil participe à la digitalisation des flux RH, en connexion avec l’ERP maison. Moins lourd, moins contraignant et moins onéreux qu’un ERP, HRMAPS est un outil accessible à distance via un portail de services. Les salariés en télétravail ont accès à des modules d’apprentissage. Quant aux managers, ils réalisent des évaluations via des fonctionnalités communes aux outils digitaux usuels.

A suivre : Pourquoi le brownout nécessite de repenser le rôle du manager ?

Nous vous présenterons quelques considérations autour des « 3B » (burn-out, bore-out et brown-out). En outre, la motivation n’est pas (seulement) une question générationnelle. Quant à l’engagement, nous expliquerons que cette démarche est à mener très en amont de la prise de décision. Conséquence : le manager doit faire faces à de nouveaux rôles, avec un éventail de compétences à développer.

Loïc CLAIRE

Consultant RH depuis 1998.
Psychologue spécialisé en ingénierie des organisations et de la formation.

Loïc bénéficie de plus de 20 ans d’expérience dans la mise en place et/ou l’optimisation des processus RH (recrutement, mobilité, gestion des talents, GEPP, ..). Il accompagne les clients HRMAPS de l’audit des processus en vigueur dans l’entreprise à la mise en production de l’outil SIRH.

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