CORE RH HRMAPS

Souvent intégré en tant que module de base au sein de solutions logicielles plus globales, telles que les SIRH, le Core RH a pour mission de simplifier la gestion, la centralisation, l’archivage et faciliter l’accès aux informations relatives aux employés d’une entreprise.

La définition précise du Core RH est comme tel : il s’agit d’une base de données partagée par l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise. Toutes les tâches, essentiellement administratives, liées aux ressources humaines y sont intégrées, telles que la gestion des contrats de travail, le suivi administratif, les historiques de postes, de formation, de salaires etc…

Initialement conçu pour centraliser les données des Systèmes d’Information des Ressources Humaines (SIRH) à l’échelle internationale, ce modèle de base de données unique s’étend désormais à toutes les entreprises, indépendamment de leur effectif, dans le but de remédier à la dispersion des données. En effet, une organisation qui utilise plusieurs applications pour gérer ses processus RH peut se retrouver dans l’incapacité de lier efficacement ses données, compliquant ainsi la supervision globale.

De quoi s’agit-il et à quoi sert-il ?

L’acronyme anglais « Core HR », signifiant « noyau » ou « cœur », est une expression utilisée dans le domaine du marketing pour désigner une solution de gestion administrative des effectifs (WorkForce Administration, ou WFA en anglais). Il constitue le socle de tous les processus RH et, de manière plus générale, représente un référentiel employé englobant tous les types de contrats de travail.

Le Core RH se présente comme une base de données regroupant au sein d’un même logiciel les informations liées aux collaborateurs d’une organisation, englobant contrats de travail, avenants, rémunérations, historique de formations et référentiel de compétences. Même si ce fonctionnement est courant au sein des grandes entreprises, toutes les organisations, privées ou publiques, de toutes tailles, peuvent mettre en place ce type de solution de centralisation. Cela permet de lutter contre la dispersion des données, générée par l’utilisation de divers logiciels et applications.

À l’origine, le Core RH a été déployé au sein d’entreprises internationales nécessitant une vision unifiée de leurs collaborateurs, malgré des implantations géographiques variées. Actuellement, l’intégration d’un module Core RH est devenue essentielle pour tout projet SIRH, car les données issues du service paie ne suffisent plus. Pour faciliter l’interopérabilité des données entre les différents modules, il est nécessaire de déplacer le centre de gravité du SIRH de la paie vers la gestion du personnel.

Quelles sont les données du Core RH ?

Le Core RH regroupe plusieurs données, à savoir :

• Les données personnelles des collaborateurs (dossier administratif, adresse du collaborateur, son type de poste, son grade …)
• La data sur le cycle de vie des collaborateurs (recrutement, absences, transfert de poste, augmentation de salaire, mobilité, périodes de formation …)
• Les informations concernant l’entreprise (référentiel des métiers et des compétences, organigramme, hiérarchie …)
• Les données de performance et d’évaluation (les objectifs fixés, les résultats obtenus, les différents feedbacks reçus, les observations, les compétences évaluées …)
• Les informations relatives à la conformité légale et réglementaire (certifications, accréditations, politiques internes, autorisations de travail …)
• Les données analytiques et de reporting (coûts de main-d’œuvre, taux de rotation, écarts de compétences …)

À qui s’adresse le Core RH ?

Le Core RH vise principalement à faciliter les tâches quotidiennes du département RH. Cependant, d’autres services sont également destinés à consulter cette base de données. Par exemple, l’équipe IT -étant responsable de la mise en œuvre du Core RH, de son intégration avec d’autres systèmes de l’entreprise, ainsi que de la sécurisation des données.

De plus, le Core RH constitue une ressource précieuse pour la direction, responsables et chefs d’équipe. En explorant des informations telles que les données sur les effectifs et les compétences, ils peuvent mieux appréhender les ressources disponibles, ce qui facilite la planification efficace des actions stratégiques.

Le Core RH répond à des enjeux non seulement en matière de ressources humaines, mais aussi sur les plans business et IT. Du côté des ressources humaines, il facilite la digitalisation complète du cycle de vie du collaborateur, les référentiels et processus RH, tout en offrant une expérience utilisateur homogène pour l’ensemble des entités et filiales. Sur le plan business, il permet un pilotage précis des effectifs et de l’organisation, ainsi qu’une meilleure gestion des ressources humaines grâce à la convergence des données en temps réel, réduisant ainsi la dimension administrative des RH.

Un Core RH contribue également à rationaliser l’architecture globale des systèmes d’information et à améliorer la gestion des licences IT, en étant la source principale des données des collaborateurs, de leur entrée à leur sortie.

Comment mettre en place un Core RH ?

Afin d’assurer la performance d’un Core RH, il est essentiel de s’équiper d’un logiciel SIRH. Le Socle SIRH joue un rôle central en créant une plateforme commune et un système d’information unifié. Grâce à ses connecteurs intelligents, il interconnecte tous les logiciels RH présents dans le système informatique du service RH, permettant ainsi une récupération intelligente des données intégrées à chacun de ces logiciels pour les transférer au Core RH. En l’absence de SIRH, la centralisation des données disséminées serait impossible, compromettant le bon fonctionnement du Core RH.

Pour bien choisir son Core RH, plusieurs critères doivent être pris en compte :

• Capacité de stockage des données
• Connectivité du système -importante pour assurer une communication efficace entre les différents logiciels métiers de l’entreprise
• Interfaçage avec d’autres plateformes ou logiciels (de paie, comptabilité, etc.)
• Sécurité des données

Quelles sont les fonctionnalités clés du Core RH HRMAPS ?

Le SIRH HRMAPS comprend plusieurs éléments clés :

• Dématérialisation du dossier collaborateur : cela englobe le dossier RH, comprenant des éléments tels que le contrat de travail, les éléments de rémunération, les habilitations, etc. Il permet également la centralisation des données administratives telles que le RIB, l’adresse postale, etc.
• Portail RH tout-en-un : offrant un accès unique pour toutes les demandes RH, qu’il s’agisse de demandes d’attestations, de certificats de travail, de demandes de formation, etc.
• Accès à l’historique de chaque collaborateur : incluant les postes occupés, les entretiens (effectués et à venir), les formations, les salaires, etc.
• Système de stockage électronique de documents : permettant une gestion efficace des documents liés aux ressources humaines
• Générateur de contrats et d’avenants : facilitant la création et la gestion des contrats et des modifications contractuelles
• Alertes RH : informant sur des événements importants tels que la fin de contrat, les visites médicales, les formations obligatoires, etc.
• Indicateurs et ratios de répartition de population : fournissant des données précieuses pour l’analyse et la prise de décision
• Réseau social d’entreprise avec messagerie instantanée et chat : favorisant la communication et la collaboration au sein de l’organisation

Grâce au Core RH, les PME et grandes entreprises peuvent simplifier leurs processus RH pour toutes les parties prenantes de l’entreprise, à savoir la Direction, les managers ainsi que les collaborateurs. Il est important de noter que le Core RH place également le collaborateur au cœur du SIRH. Cela lui permet de devenir un acteur actif de sa carrière en offrant un accès simplifié aux informations qui le concernent.

En outre, l’analyse et la génération de rapports basés sur des données fiables et pertinentes constituent un atout majeur pour la Direction. Ces outils facilitent le pilotage stratégique de l’entreprise et renforcent sa capacité à anticiper les besoins futurs. Cette approche centrée sur le Core RH transforme la gestion des ressources humaines en un levier stratégique, favorisant l’efficacité opérationnelle tout en renforçant l’engagement des collaborateurs dans leur développement professionnel.

Pourquoi adopter un Core RH pour une PME ?

Il est essentiel pour les PME d’intégrer un Core RH.
Par exemple, lors d’un processus de recrutement, il est préférable de collecter les données du nouveau collaborateur avant son entrée afin d’anticiper toutes les démarches administratives associées, telles que la création du contrat de travail, la configuration du processus d’intégration et la transmission d’informations au gestionnaire de paie pour l’inclusion du nouvel employé dans la paie, entre autres.

Un outil Core RH facilite cette collecte à travers un formulaire personnalisable par le service RH en fonction du profil du collaborateur. En plus des informations standards et des justificatifs (tels que l’attestation de sécurité sociale, le RIB, etc.), il permet également de créer de nouvelles données, qu’elles soient obligatoires ou non, répondant ainsi aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Le formulaire est ensuite envoyé par courriel au futur collaborateur et les informations ainsi que les documents fournis sont automatiquement centralisés et archivés dans la base de données du logiciel Core RH. De plus, le Core RH prend en charge automatiquement les relances pour les retardataires et notifie le responsable RH dès qu’un collaborateur modifie ses informations administratives.
Un autre aspect à ne pas négliger est la génération d’exports et de rapports qui est considérablement simplifiée grâce à l’utilisation d’un Core RH. Chaque mois, le Core RH consolide les événements ayant un impact sur la paie, tels que les modifications des dossiers RH, les entrées et les sorties, présentés de manière claire à travers une fiche navette. Cette approche facilite grandement le travail du gestionnaire de paie.

La console de pilotage dédiée à la gestion des effectifs offre une vision en temps réel, claire et précise des effectifs de l’entreprise. Elle émet des alertes à l’approche d’échéances importantes, telles que la fin d’une période d’essai, d’un congé maternité, d’un CDD, une visite médicale, ou l’expiration d’une certification.

Un logiciel Core RH offre également des tableaux d’analyse permettant de suivre des indicateurs clés tels que le taux de turnover, fournissant ainsi des données tangibles pour faciliter la prise de décisions et la mise en place de mesures correctrices.

Quels sont les avantages d’un Core RH pour une grande entreprise ?

Les grandes entreprises et multinationales, caractérisées par des filiales diverses et un taux de rotation élevé, font parfois face à une dispersion des informations, créant ainsi des défis majeurs en matière de gestion des ressources humaines et de la masse salariale. Pour optimiser ces processus, le recours à un outil de centralisation des données RH, tel que le Core RH, s’avère essentiel.

Dans le cas d’une grande entreprise, la gestion des données doit également s’aligner sur les exigences légales spécifiques à chaque pays. Les entreprises présentes à l’échelle mondiale ressentent donc le besoin pressant de regrouper leurs données. Le Core RH se positionne comme une solution adéquate en agissant comme un trait d’union entre les problématiques à traiter à l’échelle mondiale et celles nécessitant une approche plus locale.

Le Core RH permet non seulement de répondre de manière globale à certaines problématiques, mais aussi de traiter de manière spécifique d’autres en fonction des besoins locaux. En unifiant les processus au sein de la fonction RH et des différents services RH à travers le monde, le Core RH simplifie la communication interne et évolue vers une plateforme collaborative. Cette uniformisation garantit que l’ensemble des collaborateurs, répartis à travers le globe, a accès aux mêmes informations.

En outre, le Core RH favorise une politique RH cohérente en établissant des concepts communs tels que les règles de gestion, la politique de rémunération, la gestion de la paie et de l’administration, etc. Ainsi, il offre une base solide pour la mise en œuvre d’une approche unifiée au sein de l’entreprise, renforçant l’efficacité et la collaboration entre les différents départements RH à l’échelle mondiale comme à l’échelle locale.