Signez en ligne et à distance tous vos documents et remplacez complètement les signatures manuscrites ! Il n’est plus nécessaire d’imprimer les documents RH, de les signer manuellement et de les archiver au format papier. La signature électronique de HRMAPS possède la même valeur que la version manuscrite et vous permet d’accélérer la signature des documents, de raccourcir les délais, de réduire les coûts de traitement et d’améliorer la performance des processus administratifs RH.
Dématérialisez votre processus de contractualisation
La signature électronique du contrat de travail dématérialisé
Le papier n’est plus la norme en matière de contrats et la présence n’est plus nécessaire pour signer ! En quelques clics, candidats, RH et direction procèdent à la signature électronique des documents. Une accélération des démarches administratives pour l’optimisation des processus de recrutement et l’amélioration de l’expérience candidat au sein de l’entreprise !
01. Sélectionnez le document à signer
02. Sélectionnez les signataires
03. Le document est envoyé pour signature selon le workflow défini
04. Récupération automatique dans le dossier du salarié des documents signés et stockage dans le coffre-fort primobox
La signature électronique des comptes rendus des entretiens
Entretien annuel, professionnel, bilan à 6 ans… Nul besoin d’imprimer les comptes rendus ! Toutes les parties concernées procèdent à la signature électronique en quelques clics. Une grande fluidité qui simplifie l’expérience collaborateur et limite les risques de litige.
01. Validation de l’entretien dans HRMAPS
02. Le PDF de l’entretien est envoyé pour signature selon le workflow défini
03. Récupération automatique du document signé dans le dossier du salarié
Accélérez la signature des documents
Réduisez les délais de signature des documents
La signature électronique de HRMAPS permet d’éliminer les procédures administratives qui ralentissent la signature des documents. Ainsi, le processus de contractualisation est accéléré et les délais de traitement des documents sont raccourcis : impression, mise sous pli, délais postaux, relances…
Plus besoin d’imprimer les documents et d’imposer la présence physique des signataires, la signature électronique de HRMAPS permet de signer numériquement, en présentiel ou à distance, tous types de documents RH. Pas besoin de se déplacer, aucun échange physique obligatoire, les signataires peuvent signer n’importe où, n’importe quand !
Des fonctionnalités pensées pour fluidifier vos processus de signature
Les cas d’usage de la signature électronique
Contrats de travail et documents de recrutement
Notes de frais
Accords de confidentialité
Lettres d'intention
Fiche d’évaluation
Formation
Signature électronique : cadre légal
La fonctionnalité signature électronique présente dans HRMAPS est développée par notre partenaire PRIMOBOX, Tiers de Confiance.
Vos documents signés dans HRMAPS sont conformes eIDAS, certifiés et horodatés par Primobox, et ont une valeur juridique reconnue en Europe.
La signature électronique de HRMAPS, soumise aux réglementations et obligations en vigueur, possède la même valeur qu’une signature manuscrite et est conforme à la loi du 13 mars 2000. Elle respecte les critères suivants :
L’identité du signataire est assurée / Garantit
Le document signé est infalsifiable et inaltérable
La signature est irrévocable
Signature électronique des contrats : pourquoi ?
À chaque recrutement ou départ d’un collaborateur, la signature manuelle engendre un flux important de paperasse qui exige l’impression et l’archivage méticuleux des documents (contrat, avenants, DPAE…). Cela ralentit le traitement des dossiers et multiplie les allers-retours sur le service RH.
La signature électronique est un procédé conforme à la réglementation européenne et française qui apporte une réelle aisance à la RH et fluidifie les tâches administratives. En quelques clics, candidats, RH et direction procèdent à la signature électronique des documents. Il est ensuite possible de les télécharger signés et horodatés.
Signature électronique des entretiens : pourquoi ?
Que cela soit dans le cadre d’un entretien annuel, professionnel ou à 6 ans, la signature électronique du compte rendu de l’entretien vous permet d’assurer la sécurité juridique de votre entreprise et de limiter les risques de litige (entre employeur et le collaborateur).
Nul besoin d’imprimer les comptes rendus ou de les envoyer par voie postale aux collaborateurs (en télétravail) ! En un clic, toutes les parties concernées procèdent à la signature électronique conformément à la réglementation.
Signature électronique : quelle est sa valeur juridique ?
Les signatures électroniques depuis le SIRH HRMAPS sont assurées par notre partenaire PRIMOBOX :
- Signatures électroniques conformes eIDAS et adossées à des dossiers de preuves horodatées
- Tiers de confiance certifié eIDAS pour la signature électronique et l’horodatage
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