Table des matières
- Qu’est-ce qu’un plan de formation ?
- Plan de formation : obligations de l'employeur
- Pourquoi faire un plan de formation ?
- Qui est concerné par le plan de développement des compétences ?
- Quelles est la différence entre le plan de formation et le plan de développement des compétences ?
- Comment mettre en place un plan de formation ?
- 1. Auditer l’existant
- 2. Vérifier l’orientation stratégique de l’entreprise
- 3. Identifier les besoins collectifs et individuels en matière de formation
- 4. Réaliser le plan de mise en œuvre
- 5. Gérer le budget
- 6. Communiquer
- 7. Faire le suivi tout au long de l’année
- Pourquoi passer par un SIRH pour créer un plan de formation ?
- Les avantages de HRMAPS dans l’élaboration des plans de formation
La formation est le moteur de l’entreprise, c’est un levier principal pour développer et renforcer les compétences de son capital humain. Toutefois, la mise en place d’un plan de formation est un processus complexe qui donne du fil à retordre aux RH.
Qu’est-ce qu’un plan de formation ? Pourquoi et comment le mettre en place ?
Qu’est-ce qu’un plan de formation ?
Le plan de formation découle de l’obligation des employeurs de former les salariés de l’entreprise. C’est la traduction opérationnelle de la politique de développement des compétences individuelles et collectives de l’entreprise.
Le plan de formation est composé de toutes les formations qui seront suivies par les salariés durant un exercice donné. Il s’étale souvent sur une base de douze mois. Ce dernier est élaboré par la Direction des Ressources Humaines. Il tient en compte aussi bien des ambitions des collaborateurs que de la vision stratégique de l’entreprise. C’est un ensemble d’actions indispensables pour accompagner les salariés à s’adapter à leur poste de travail. Il vise à doter l’entreprise des compétences nécessaires.
Il est nécessaire de noter que certaines formations sont obligatoires. En effet, plusieurs obligations légales encadrent le domaine de la formation professionnelle en entreprise. Elles obligent le dirigeant à adapter le collaborateur à son emploi et à maintenir son employabilité.
Plan de formation : obligations de l’employeur
Le plan de formation concerne toutes les entreprises et bénéficie à tous les salariés sans exception. Depuis la loi du 4 mai 2004, un chapitre du livre IX du Code du Travail est consacré au plan de formation.
Pour les entreprises de plus de 300 salariés et dans le cadre de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC), il y a obligation de négociation collective et un dialogue social sur le thème de la formation professionnelle.
L’employeur doit également réaliser tous les deux ans des entretiens professionnels pour chaque collaborateur afin d’envisager une évolution de parcours. Il convient de noter que les entretiens professionnels sont aussi obligatoires pour les entreprises de plus de 50 salariés.
Le plan de formation doit être construit en année n-1. Les partenaires sociaux doivent le valider au 31 décembre de l’année n-1 pour un déroulement en année n.
On se demande souvent quelles sont les actions de formation relevant du plan de développement des compétences et si toutes les formations font partie du plan de formation ?
Il faut distinguer :
- Les actions de formation nécessaires pour entreprendre une activité ou une mission en fonction d’une convention internationale ou de dispositions légales et réglementaires.
- Les actions nécessaires pour monter en compétences et accompagner l’entreprise dans ses ambitions qui ne sont pas obligatoires.
Dans le 1er cas, elles sont obligatoires et font partie du temps de travail effectif. Elle donnent lieu au maintien de la rémunération par l’employeur et ne peuvent être proposées en dehors des horaires de travail.
Quant aux formations dites non obligatoires, elles constituent aussi du temps de travail effectif. Elles donnent lieu au maintien de la rémunération, mais peuvent se dérouler hors temps de travail.
Pourquoi faire un plan de formation ?
L’intérêt d’un plan de formation n’est plus à démontrer. En effet, il présente de nombreux avantages qui encouragent l’entreprise à le mettre en place même s’il n’est pas obligatoire.
Il permet de :
- Garantir la compétitivité de l’entreprise : pour être compétitive, l’entreprise a besoin de profils en adéquation avec ses besoins. Définir un plan de formation pousse à réaliser un bilan des ressources humaines, et à mettre en évidence les compétences à renforcer. Cela vise à mieux cibler et planifier les formations nécessaires.
- Fidéliser ses meilleurs collaborateurs qui ont la certitude qu’ils vont évoluer dans une entreprise consciente de l’importance de la formation et qui leur permet de progresser.
- Attirer de nouveaux profils en proposant les formations adéquates à leurs ambitions, envoie une image jeune et dynamique.
Qui est concerné par le plan de développement des compétences ?
Toutes les entreprises peuvent mettre en place un plan de formation, quelle que soit leur taille. C’est donc une décision qui revient à l’employeur après consultation des représentants du personnel. Toutefois, malgré les avantages d’un plan construit sur les objectifs stratégiques de l’entreprise, une grande majorité de dirigeants hésite encore à l’élaborer en imaginant que sa mise en place peut être délicate.
Du côté des collaborateurs, tout salarié peut être visé par une action de formation prévue par le plan de développement des compétences de son entreprise. Certaines sont d’ailleurs obligatoires pour lui permettre de mener à bien ses missions. Si un salarié est en formation, cela s’assimile à l’exécution normale de son contrat de travail. Il ne peut donc pas s’y opposer. Le refus peut être qualifié de faute professionnelle pouvant justifier, le cas échéant, un licenciement.
En revanche, un collaborateur peut prendre l’initiative de demander à suivre une formation et l’entreprise est libre de refuser ou d’accepter en fonction des usages ou des dispositions conventionnelles en vigueur dans l’entreprise.
Quelles est la différence entre le plan de formation et le plan de développement des compétences ?
Il n’y a aucune différence entre le plan de formation et le plan de développement des compétences. En effet, à compter du 1er janvier 2019 le plan de développement des compétences a remplacé le plan de formation. C’est donc le nouveau nom donné au plan de formation par le code du travail.
En remplaçant ce terme, le législateur souhaite offrir une nouvelle définition à l’action de formation. Cette dernière devient ainsi un véritable parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel.
Depuis ce changement, il est désormais possible de réaliser des formations en situation de travail (AFEST), en plus des formations en présentiel ou en tout ou partie à distance.
Comment mettre en place un plan de formation ?
Mettre en place un plan de formation dans l’entreprise nécessite le respect de consignes précises afin que le plan puisse correspondre réellement aux attentes et apporte un résultat.
Il faut se rappeler qu’en règle générale, chaque plan est défini sur une année et doit respecter les étapes suivantes :
1. Auditer l’existant
Il est important de faire un bilan des actions passées durant l’année N et d’en évaluer le résultat. En effet, de nombreux enseignements tirés de l’année écoulée peuvent permettre de réajuster le plan de formation pour l’année suivante. Parmi les questions à poser : le budget, était-il suffisant ? Quels sont les outils à mettre en place pour gagner en performance ?…
2. Vérifier l’orientation stratégique de l’entreprise
Entre nouveaux marchés, départ de collaborateurs, recrutement, nouvelle organisation… plusieurs changements peuvent avoir lieu en une année. Autant d’éléments qui nécessitent de vérifier si les objectifs n’ont pas évolué. Il est important également de vérifier les urgences et les priorités de la nouvelle année.
3. Identifier les besoins collectifs et individuels en matière de formation
Il arrive que l’on ait besoin d’améliorer la performance de tout un département à la suite d’une réorganisation. Mais en règle générale, les besoins en formation sont davantage individuels. Ces formations, qui seront exprimées dans le plan, permettent de combler les écarts existants liés à l’évolution d’un emploi ou les écarts en matière de compétences constatés lors des évaluations professionnelles.
4. Réaliser le plan de mise en œuvre
Il prend généralement la forme d’un tableau. Celui-ci permet de renseigner toutes les informations importantes autour des formations afin de mieux le budgétiser. Ce plan de formation doit être validé par la direction générale, et le Comité d’Entreprise (ou les délégués du personnel dans le cas où il n’y a pas de CE).
5. Gérer le budget
À ce stade, les besoins sont clairs et le plan de formation a pris forme. C’est une étape qui demande de la rigueur et de la capacité de projection. Le but est de mettre en place l’estimation la plus proche du réel.
6. Communiquer
Il ne reste plus qu’à communiquer le plan de formation aux personnes concernées, dont le rôle est crucial pour la bonne réussite de son déroulement. Il faut communiquer la démarche auprès des salariés et vérifier qu’ils y adhèrent totalement.
7. Faire le suivi tout au long de l’année
Il est important de suivre et de mesurer les résultats des évaluations. Le but est de mener les ajustements nécessaires face aux écarts constatés avec les résultats attendus.
Pourquoi passer par un SIRH pour créer un plan de formation ?
La mise en place du plan de formation et son suivi exigent temps et savoir-faire. L’utilisation d’un logiciel SIRH facilite la mise en place et améliore l’efficacité de la formation.
Il offre plusieurs avantages :
- Le collaborateur parcourt le catalogue, identifie rapidement les formations et formule directement ses demandes. La RH centralise les demandes de formation et simplifie le traitement de celles-ci. Le gain de temps est indéniable !
- Le SIRH est essentiel pour réajuster et évaluer le plan de formation. En effet, chaque personne ayant suivi une formation peut donner son avis et proposer des améliorations. Un logiciel RH simplifie la gestion de la formation professionnelle et collecte les feedbacks grâce aux outils d’évaluation comme les sondages ou questionnaires, sans compter l’importance de l’implication des participants dans la réussite du plan de formation.
- Un meilleur suivi du plan de formation et du budget avec une possibilité à tout moment, de contrôler la progression et de le réajuster dans le respect des budgets alloués.
- La possibilité de faire du e-learning. En effet, de nombreux SIRH intègrent un module de formations à distance qui permet aux collaborateurs d’apprendre à leur rythme, en tout lieu et à n’importe quel moment de la journée.
- Pour décider des formations adéquates, le service RH a besoin des données et de l’historique de chaque collaborateur. Le SIRH permet de rechercher et d’extraire facilement les informations concernant les collaborateurs, des données fiables et actualisées à partir des évaluations, des résultats des autres formations…
Les avantages de HRMAPS dans l’élaboration des plans de formation
HRMAPS est un SIRH pensé pour faciliter l’élaboration des plans de formation. Il a été conçu en tenant compte des attentes des responsables des Ressources Humaines et des réalités de l’entreprise.
À cet effet, la digitalisation de la formation grâce au logiciel HRMAPS offre plusieurs fonctionnalités intéressantes qui permettent d’élaborer le plan de formation et d’en faire un outil de performance.
Parmi les fonctionnalités les plus appréciées :
- La création de plans de formation issus de la GPEC et la gestion des parcours et des cursus de formation.
- La gestion de plans de formation aussi bien ceux en situation de travail AFEST que les formations réglementaires (suivi des habilitations…) avec évaluation et planification de l’organisation logistique.
- Le suivi et la gestion de la base des données des formateurs.
- La mesure de l’écart budgétaire, on peut consulter ce qui est engagé par rapport à ce qui est prévu. Il est également possible de mettre en place des alertes en cas de dépassement.
- L’analyse en temps réel des données des formations pour réajuster et mettre en place des actions d’amélioration.
