Table des matières
- Définition
- À quoi sert ce document ?
- Comment préparer une fiche de poste ?
- Comment rédiger une fiche de poste ?
- Et le contenu d'une fiche de poste ?
- Est-ce obligatoire ?
- Quelle est la différence entre une fiche de poste et une fiche métier ?
- Quand établir une fiche de poste ?
- Comment HRMAPS simplifie la création d'une fiche de poste détaillée ?
La fiche de poste est un outil RH qui reste encore un peu flou pour de nombreux dirigeants. D’ailleurs, certains la confondent avec la fiche de fonction et n’y voient pas forcément d’intérêt.
Faisons le tour de toutes les questions autour de cet outil et de son utilité en entreprise.
Définition
C’est un document RH qui réunit toutes les activités et tâches d’un collaborateur pour un poste de travail donné.
On y retrouve aussi bien les missions que les compétences nécessaires pour les accomplir.
À quoi sert ce document ?
La fiche de poste a plusieurs fonctions. Tout d’abord, elle est établie pour clarifier les missions et compétences requises pour chaque poste. Elle permet donc de construire un référentiel de compétences et de savoir quelles actions de formation sont nécessaires et ainsi gérer les carrières et les parcours professionnels.
De plus, elle offre la possibilité de définir le profil des candidats pour un processus de recrutement.
Comment préparer une fiche de poste ?
Il faut tout d’abord recenser les missions et activités relatives au poste, ou ce qui est prévu pour le cas de sa création.
Pour arriver à réaliser cet inventaire, il est recommandé de mener des entretiens avec les personnes concernées ou bien de noter par observation directe du collaborateur en poste.
En règle générale, la rédaction de la fiche de poste exige l’intervention de 3 personnes en entreprise :
- Le responsable RH,
- Le manager opérationnel
- Et évidemment le titulaire du poste
En cas de création de poste, il faut voir avec ceux qui occupent des fonctions similaires.
Comment rédiger une fiche de poste ?
Il convient de se concentrer sur le fond, la forme a tout autant d’importance.
Voici quelques conseils qu’il serait intéressant à suivre :
- Utilisation de verbes d’action pour décrire les tâches à réaliser
- Équilibre entre pertinence et précision : l’idée est d’éviter d’être trop exhaustif pour ne pas complexifier la fiche de poste
- Découpage des catégories d’activité du poste. On entend par activités, un ensemble de tâches qui relèvent du même domaine
- Intégration des savoirs, des savoir-faire et des savoir-être dans les compétences mentionnées
Et le contenu d’une fiche de poste ?
Il y a plusieurs éléments indispensables à inclure. Il est nécessaire de mentionner aussi bien l’intitulé du poste que sa position dans l’organigramme de l’entreprise (mentionnant les relations avec les autres postes).
On doit aussi noter les conditions de travail (ex : télétravail ou lieu de travail, …) et les conditions d’engagements comme le type de contrat. Évidemment, la fiche de poste contient la description des missions, mais surtout des compétences requises.
Est-ce obligatoire ?
La fiche de poste n’a pas de caractère obligatoire, mais c’est un outil important pour la gestion des ressources humaines. Sans elle, un collaborateur risque de ne pas connaître assez bien les tâches qu’il devra accomplir au quotidien.
De plus, elle permet de se rendre compte des écarts entre les compétences requises et l’existant et d’envisager les plans de formation nécessaires.
Quelle est la différence entre une fiche de poste et une fiche métier ?
On confond souvent fiche de poste et fiche métier, pourtant ce n’est pas la même chose.
Une fiche métier est principalement destinée à informer concernant un métier. Elle ne considère pas un contexte particulier, elle évoque les caractéristiques communes du métier dans des contextes variés.
Par contre, une fiche de poste est un descriptif de la fonction exercée dans un contexte précis, pour une organisation.
Elle peut donc être le regroupement de plusieurs fiches métier.
Quand établir une fiche de poste ?
N’étant pas obligatoire, elle est réalisée selon l’intérêt et l’enjeu de l’entreprise. Mais, le plus souvent, une fiche de poste est créée au moment où on souhaite recruter.
Toutefois, il faut se souvenir qu’elle est presque obsolète dès l’instant qu’elle est créée. En effet, un poste, c’est évolutif !
Il faut donc effectuer des mises à jour régulières, pour qu’elle reste connectée à la réalité du poste.
L’utilité d’un SIRH est alors remarquable aussi bien pour créer la fiche que pour la mettre à jour.
Comment HRMAPS simplifie la création d’une fiche de poste détaillée ?
Grâce au SIRH HRMAPS, il est possible d’anticiper les transformations et d’adapter les compétences relatives aux emplois et de les traquer.
En effet, le module « gestion des compétences » permet en quelques clics la création de fiches de postes et la création d’une matrice des compétences nécessaires au poste occupé par le collaborateur.