Créez votre propre organigramme d’entreprise : conseils essentiels pour une structure claire et efficace

Souvent négligé, l’organigramme fait partie des outils essentiels dans le développement et le bon fonctionnement d’une entreprise. Son rôle premier est de représenter graphiquement ou visuellement la structure d’une entreprise, disponible en ligne, en interne ou sur le site de l’entreprise. Mais quel est son importance ? Comment se présente-t-il ? À quoi sert-il ? Comment le créer ? Nous vous disons tout dans cet article !

L’importance d’un organigramme d’entreprise bien conçu

L’organigramme, en tant qu’outil au sein d’une entreprise, joue un rôle essentiel dans la gestion et la visualisation de sa structure à l’instant T. Ce document doit être mis à jour régulièrement puisqu’il est utilisé pour plusieurs fonctions.

Tout d’abord, c’est un outil de communication permettant de faciliter la compréhension des liens hiérarchiques, organisationnels et fonctionnels existants au sein de l’entreprise.

Cependant, il ne se limite pas seulement à présenter des postes et des titres. Il va au-delà de cela en repérant les missions et les tâches exercées par chaque collaborateur.

De plus, les collaborateurs ont besoin de clarté dans leur mission, leur positionnement et leur capacité à prendre des décisions, quelle que soit la taille de l’entreprise. De plus, les entreprises sont libres de mettre en place ou non un organigramme puisqu’il n’y a aucune obligation légale. Néanmoins, son utilisation est fortement recommandée.

L’organigramme d’entreprise présente aussi de nombreux avantages :

Rassembler toutes les informations nécessaires avant de démarrer un organigramme

Avant d’entamer la création d’un organigramme, il ne faut pas omettre de récolter un certain nombre d’informations concernant les employés. Il s’agit de discuter avec les collaborateurs afin de connaître les noms, rôles et responsabilités de chacun. Il est également crucial de déterminer qui est le responsable de chaque département, pour avoir une vue claire de la hiérarchie de l’entreprise. De plus, il faut penser à ajouter pour chaque collaborateur une photo. Toutes ces données vont servir à fixer les informations qui devront figurer sur l’organigramme.

Choisir le bon type d’organigramme

Il existe divers modèles d’organigrammes, chacun adapté selon les objectifs fixés. Le choix du modèle d’organigramme est une décision stratégique importante, car il détermine la manière dont la structure organisationnelle sera représentée visuellement. Il est important de noter que l’organigramme n’est pas une simple présentation visuelle de la structure, mais aussi un outil pour communiquer et clarifier la manière dont l’entreprise fonctionne et évolue. Il aide non seulement à comprendre la manière dont l’entreprise est structurée et également à anticiper son évolution future.

Organigramme hiérarchique

C’est le modèle le plus utilisé par les entreprises, il contient le poste et la hiérarchie de chaque employé, présentant souvent une structure pyramidale classique. Cette représentation visuelle illustre clairement les différents niveaux hiérarchiques au sein de l’entreprise. Les lignes horizontales présentent les postes de même niveau hiérarchique.

Au sommet se trouve le directeur de l’entreprise et juste en dessous les managers ou les superviseurs. Les employés avec le moins de responsabilités se situent au niveau le plus étendu de la pyramide.

Organigramme matriciel

Il est utilisé généralement dans le cas où les employés dépendent de plusieurs responsables. Chaque employé peut avoir un responsable fonctionnel, mais aussi un ou plusieurs chefs de projets à qui une plus grande autorité est accordée.
Le but de cet organigramme est donc d’illustrer les multiples liens pouvant relier les membres de l’entreprise.

Cette structure est couramment utilisée dans les grandes entreprises qui gèrent des projets complexes et longs dans un domaine à évolution rapide. Elle répond parfaitement à un besoin de coopération et transversalité.

Organigramme fonctionnel

La structure la plus courante est organisée en fonction des départements. Par exemple, les finances, le marketing, les ventes, etc. Il convient aux petites organisations ou aux organisations à programme unique qui n’ont pas besoin de gérer une vaste zone géographique.

C’est un outil qui organise les fonctions au sein de l’entreprise pour chaque collaborateur selon leur compétence. Ce type d’organigramme est structuré avec les responsables en haut et les autres collaborateurs vers le bas. Cela apporte une vision plus éclairée des différents postes existants. L’organigramme fonctionnel présente l’avantage d’être facile à comprendre pour tous les employés, il contient aussi l’objectif des fonctions, des rôles ou des services.

Étapes pour dessiner l’organigramme

La création d’un organigramme nécessite un travail de réflexion en amont pour qu’il soit efficace. Pour aboutir à un résultat efficace, nous vous dévoilons les principales étapes à suivre.

Commencez par les postes de direction

Il est important de fixer la hiérarchie du travail au sein de l’entreprise de manière que les employés comprennent bien la structure hiérarchique qu’ils doivent suivre. La première étape consiste à identifier avec précision le rôle et les fonctions de chaque employé, tout en indiquant les managers chargés de la prise de décision et de la direction de chaque département. Cette étape facilite la coordination et la communication entre les différents départements.

Ajoutez les départements ou équipes principales

La création des départements est incontournable pour une gestion efficace de l’entreprise, permettant de créer plus facilement des plans de carrière et des formations personnalisées destinées pour chaque département.

A partir de cette étape, il est possible de créer des catégories d’emploi et de fusionner les départements.

Il ne faut pas oublier qu’il faut ajouter aussi les prestataires extérieures dans le cas où l’entreprise externalise de nombreuses tâches.

Intégrez les postes individuels et les liens hiérarchiques

Les données qui doivent y apparaître sont le nom et le prénom de chaque employé, sa fonction, ainsi que le département ou l’équipe auquel il est rattaché.

L’identification des liens hiérarchiques de l’organigramme se fait en fonction de la distribution du personnel, c’est-à-dire il faut identifier les responsables de chaque département ou équipe, ainsi que les relations de supervision directe entre les employés. Cette étape permet d’identifier la manière dont la hiérarchie est exercée au sein de l’entreprise.

Conseils de design pour une meilleure lisibilité

Après avoir choisi le type d’organigramme adapté, il faut passer au design. Pour ce faire, il est possible d’utiliser des outils comme Microsoft Excel, Canva, Power Point, etc.

Utilisez des couleurs et des formes distinctes

Il faut accorder de l’attention au choix des différentes couleurs et formes à utiliser pour représenter visuellement l’organigramme. Ces couleurs et ces formes, notamment les flèches ou traits illustrant les relations, doivent impérativement être expliquées dans une légende.

En somme, un organigramme compréhensible et clair permet d’atteindre rapidement les objectifs fixés.

Assurez-vous que les flux sont clairs et non encombrés

Maintenant, il faut s’assurer que les flux sont clairs. Pour ce faire, il faut connecter l’organigramme avec des lignes et des flèches afin de faciliter la coordination et le partage d’informations.

Le format de votre organigramme doit être de gauche à droite ou de haut en bas. Ce type de formatage aidera le lecteur de l’organigramme à comprendre plus facilement le processus. Ce sens de lecture rend l’organigramme fonctionnel

Optez pour un design responsif pour différents supports

Le premier intérêt d’un design responsive est qu’il s’adapte à n’importe quel support, comme les ordinateurs de bureau, les tablettes et les smartphones. Cela garantit que les employés puissent accéder à l’information peu importe l’appareil utilisé.

Mise à jour et révision de votre organigramme

Une fois l’organigramme créé, il faut prendre en compte les évolutions auxquelles les entreprises peuvent être confrontées: offboarding, recrutement de nouveaux collaborateurs, mutations, etc. De tels changements peuvent vite rendre l’organigramme d’entreprise obsolète. C’est pourquoi ce support devra régulièrement faire l’objet de mises à jour. L’organigramme devra d’ailleurs faire mention de la date de mise à jour de la dernière version.

Assurez-vous de sa diffusion et de son accessibilité

L’organigramme est un outil clé de communication interne et un moyen efficace pour gérer l’administration du personnel.

Il peut être diffuser en interne ou en externe sur le site de l’entreprise afin d’assurer que toutes les informations essentielles sont à la disposition de chacun. Toutefois, la diffusion ne suffit pas, il est incontournable de vérifier son accessibilité pour garantir que chaque employé puisse le consulter facilement et à tout moment.

Les outils numériques pour faciliter la création

Créer un organigramme à partir de zéro peut être difficile, voire compliqué. Heureusement, il existe de nombreux outils pour faciliter cette création.