Les logiciels de gestion des notes de frais ne cessent de se multiplier au fil des années.
Pour savoir quel est l’outil le mieux adapté à ses besoins, il est recommandé de suivre ces étapes :
- Évaluation des besoins de l’entreprise :
- Identifier les défis spécifiques liés à la gestion des notes de frais dans l’entreprise
- Consulter les managers et les équipes pour recueillir leurs avis sur les lacunes du processus actuel
- Définition des fonctionnalités nécessaires :
- Établir une liste de fonctionnalités essentielles en fonction des besoins identifiés
- S’assurer que le logiciel offre des options de personnalisation pour répondre aux exigences spécifiques de l’entreprise
- Étude comparative des solutions sur le marché :
- Explorer différentes solutions disponibles sur le marché
- Consulter les avis d’utilisateurs et analyser les feedbacks pour évaluer l’utilité et la fiabilité du logiciel
- Évolutivité et flexibilité :
- Choisir un logiciel pouvant évoluer avec l’entreprise et s’adapter à d’éventuels changements dans les processus internes
- Demander des démonstrations pour évaluer la convivialité du logiciel et sa conformité avec les besoins de l’entreprise
Pourquoi utiliser un logiciel de notes de frais ?
Le logiciel de gestion des notes de frais offre une multitude d’avantages.
Le gain de temps constitue le premier élément significatif. Certaines solutions permettent l’enregistrement quasi instantané des dépenses, permettant aux collaborateurs de numériser leurs justificatifs immédiatement après avoir effectué une dépense. Cette automatisation élimine le besoin d’attendre la présence physique de chaque collaborateur dans les locaux et leur passage par le bureau de la comptabilité pour déposer leur note de frais.
La réduction des erreurs constitue un avantage tout aussi crucial. Les logiciels de gestion des notes de frais contribuent significativement à minimiser les risques d’erreurs. Lorsque les remboursements sont traités via des formulaires papier, le potentiel d’erreur est considérable lors de la saisie des dépenses. En automatisant l’extraction des données, le logiciel élimine les erreurs humaines.
De plus, la numérisation immédiate des justificatifs offre une solution efficace pour prévenir les pertes fréquentes de documents justificatifs. En numérisant rapidement les justificatifs, ce risque est considérablement réduit.
Le troisième avantage -qui est probablement le plus important- est : un meilleur contrôle des dépenses. Les logiciels de gestion des notes de frais permettent aux managers de surveiller en temps réel la conformité des dépenses avec la politique financière interne de l’entreprise. Ils sont en mesure de signaler facilement toute dépense non conforme et de permettre d’anticiper de nouvelles dépenses de cette nature.
Quel logiciel pour dématérialisation des notes de frais ?
Un SIRH est la meilleure solution pour dématérialiser les notes de frais des employés. Ce logiciel centralise la gestion administrative, offrant une plateforme intégrée pour numériser, suivre et traiter les dépenses professionnelles. Grâce à ces fonctionnalités, cet outil simplifie la collecte des justificatifs, accélère le processus de validation et assure une conformité aux politiques de l’entreprise. Les SIRH automatisent également les calculs de remboursements, réduisant les erreurs humaines. En choisissant un SIRH pour la dématérialisation des notes de frais, les entreprises améliorent l’efficacité, la transparence et la conformité globale de leur gestion des dépenses.
Quelles sont les fonctionnalités d’une solution de notes de frais ?
Les fonctionnalités prépondérantes d’un logiciel de gestion de notes de frais se déclinent comme suit :
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- Simplification des soumissions : grâce au SIRH, la saisie des dépenses se fait en quelques clics et les justificatifs papier ainsi que les saisies manuelles sont éliminées
- Catégorisation des dépenses : cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de classifier leurs dépenses par catégorie, simplifiant ainsi la comptabilité et l’analyse des coûts
- Meilleure maitrise des coûts : cette option permet de contrôler le budget alloué aux notes de frais et offre une visibilité totale et en temps réel des dépenses des employés
- Validation facilitée : à travers le logiciel, les responsables ont la possibilité de valider ou rejeter les demandes de remboursement avant leur traitement financier, simplifiant ainsi le processus de validationArchivage cloud : centralisant l’ensemble des documents de notes de frais en un seul emplacement, cette fonctionnalité permet un accès aux données à tout moment et depuis n’importe quel endroit
- Conversion des devises : en cas de dépenses à l’étranger, la solution offre une conversion automatique des montants dans la devise de l’entreprise, simplifiant ainsi la gestion financière internationale