Assurer des départs réussis : 5 astuces pour un offboarding efficace

Dans le domaine des ressources humaines, une attention particulière est portée aux processus de recrutement et d’intégration (Onboarding), afin de créer des expériences collaborateurs uniques. Néanmoins, accorder une importance équivalente aux départs des salariés (offboarding) s’avère tout aussi crucial d’un point de vue stratégique.

Malheureusement, le départ d’un employé est souvent négligé, alors qu’il revêt une importance majeure à la fois pour créer une expérience collaborateur positive et pour maintenir une marque employeur solide. La mise en place de pratiques d’offboarding efficaces permet ainsi d’attirer de futurs « employés boomerang », tout en contribuant à améliorer la responsabilité sociale de l’entreprise et la qualité de vie au travail de manière générale.

Comment assurer un bon offboarding et quels bénéfices peut-il apporter ?

Qu’il s’agisse d’une démission, de la fin d’un CDD, d’un licenciement ou d’une rupture conventionnelle, un offboarding demeure un défi complexe pour les DRH. Les répercussions sur l’entreprise, l’engagement des équipes et la réputation en tant qu’employeur sont si significatives qu’il devient impératif de mettre en place un accompagnement attentif jusqu’à la dernière journée de l’employé sortant.

Il faut se l’avouer : de nos jours, il est devenu très rare qu’un employé construise toute sa carrière professionnelle en une seule entreprise. Ainsi, il ne faut pas être déstabilisé- vous, en tant qu’employeur- lorsque les talents entrent et sortent de manière fréquente. Même en cas de départ d’un collaborateur de votre entreprise, il est plus que probable que ce dernier demeure actif dans le même domaine professionnel. Par conséquent, il est dans votre intérêt qu’il parle favorablement de l’entreprise à son réseau de contacts professionnels.

Le monde professionnel étant étroitement lié, il est probable de croiser l’ex-collaborateur à nouveau ou de collaborer avec lui en tant que prestataire. Par conséquent, la réputation de votre entreprise et la perception de vous en tant qu’employeur sont en jeu.

D’autre part, les réseaux sociaux et les diverses plateformes d’avis en ligne peuvent avoir un impact sur la réputation et il serait préférable que ce soit positif. Un employé quittant l’entreprise dans de bonnes conditions continuera à en être un bon ambassadeur.

2. Astuces pour un offboarding réussi

Un processus d’offboarding efficace et réussi ne peut être exécuté dans la précipitation. Cette phase de transition s’étend sur une période de plusieurs semaines, voire plusieurs mois, en conformité avec les protocoles établis au sein de l’entreprise. La mise en place d’un processus d’offboarding uniforme au sein de l’organisation permet d’optimiser cette période de transition, de prévenir toute omission de démarche cruciale et de faciliter la transmission de responsabilités entre le collaborateur sortant et son remplaçant.

2.1 Préparer le départ en amont

En anticipant le départ du collaborateur, l’équipe peut élaborer un planning prévisionnel. De cette manière, il devient envisageable de prévenir la congestion durant les derniers jours de travail du collaborateur sortant, lui offrant ainsi un départ fluide et moins douloureux pour les autres membres de l’équipe.

Une préparation minutieuse de l’offboarding en amont offre des avantages tels que :

2.2 Assurer une communication transparente et ouverte

La pire erreur commise dans le domaine professionnel est le défaut de communication. Lors d’une situation d’offboarding, il existe un risque que les employés apprennent les détails de la situation de sources externes, ce qui peut potentiellement impacter le niveau de motivation. C’est pourquoi il est impératif de faire une annonce officielle concernant le départ en question. L’objectif est de maintenir la transparence et en même temps, d’empêcher la propagation de rumeurs préjudiciables.

Afin de marquer le coup, il est possible d’organiser un petit événement. C’est l’occasion de remercier le collaborateur sortant et de lui souhaiter bon départ.

Certaines entreprises n’accordent pas beaucoup d’importance à ces petits gestes mais, il convient de noter que prendre soin des employés, même quand ils partent, envoie un message positif au reste de l’équipe.

2.3 Organiser une transition en douceur pour le reste de l’équipe

Le départ d’un membre de l’équipe implique une perte de connaissances et de compétences spécifiquement liées au poste occupé. Par conséquent, il est impératif d’envisager et d’élaborer une stratégie de passation pour une transition optimisée.
Dans les cas où une telle transition directe n’est pas envisageable, il est judicieux de solliciter l’employé en départ afin de préparer un guide exhaustif de ses activités quotidiennes. Ce document doit détailler tant ses responsabilités que les méthodes clés pour assurer un fonctionnement optimal, en plus de toutes les informations qu’il considère nécessaires pour faciliter la prise en charge du poste.

Si l’entreprise a en revanche réussi à engager une nouvelle recrue avant le départ du collaborateur, cela n’aura que des avantages. L’ex-employé pourra ainsi lui assurer une formation en bonne et due forme et lui prodiguer éventuellement des conseils.

2.4 Valider les obligations légales et administratives

Lorsqu’un collaborateur annonce son départ, il est impératif de lui fournir certains documents essentiels. Cela inclut le solde de tout compte, le remboursement de notes de frais ainsi que tout document officiel requis (comme l’attestation de travail). De nombreuses entreprises ont adopté un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) qui automatise les tâches administratives du personnel lors d’un offboarding et veille à ce qu’aucun document ne soit omis.

De plus, si le collaborateur est en possession de matériel professionnel, il faut s’assurer qu’il les restitue avant son départ. Idem pour les codes d’accès -qu’ils soient numériques ou physiques-, il faut changer les mots de passe, désactiver le badge, etc.

Cette démarche permettra à l’entreprise d’éviter toute divulgation d’informations confidentielles ou tout risque de piratage informatique.

Enfin, en qualité d’employeur ou de manager, il est possible de rédiger une lettre de recommandation pour le collaborateur qui quitte l’entreprise, ou encore de le complimenter sur LinkedIn.

Il ne faut pas hésiter à exprimer son appréciation.

2.5 Recueillir des retours d’information constructifs

Finalement, pour réussir le processus d’offboarding, il faut indéniablement effectuer un dernier entretien avec le collaborateur sortant. En effet, cette entrevue offre à l’entreprise l’opportunité de prendre en considération les retours d’expérience et, éventuellement, de découvrir les axes d’amélioration.

Néanmoins, étant un entretien d’offboarding, il doit se conformer à des conditions essentielles. L’entretien ne devrait pas être mené par le supérieur hiérarchique direct, car cela pourrait entraver le dialogue. Il faut confier cette tâche à un professionnel des ressources humaines, assurant ainsi une plus grande neutralité et objectivité.

3. Organiser un pot de départ

Indépendamment du niveau de satisfaction de l’entreprise à l’égard du parcours de l’individu en cours de départ, il demeure essentiel que l’entreprise saisisse cette opportunité pour exprimer chaleureusement sa gratitude envers le collaborateur en présence de ses pairs, tout en mettant en exergue l’apport de qualité qu’il a apporté.

Chaque membre de l’équipe contribue positivement à la dynamique organisationnelle et les équipes apprécient lorsque leur entreprise démontre sa capacité à reconnaître ces contributions de manière constructive, plutôt que de focaliser exclusivement sur les aspects moins favorables. De surcroît, cela favorise un départ empreint de cordialité et permet de façonner l’individu en un authentique ambassadeur de l’entreprise.

4. Les bénéfices d’un offboarding réussi pour votre entreprise

Enfin, il peut sembler paradoxal de faciliter le départ d’un employé pour garantir un processus fluide. Cependant, l’offboarding offre de multiples avantages à l’entreprise qui le déploie et le respecte.

4.1 Premier avantage : Optimiser la marque employeur

La réputation d’une entreprise peut être rapidement valorisée ou détériorée. De ce fait, la mise en place d’un processus d’offboarding au sein de l’entreprise est essentiel pour laisser une dernière-bonne impression aux collaborateurs sortants, quant à leur expérience au sein de celle-ci.

4.2 Deuxième avantage : Encourager le « boomerang rehire »

Grâce au processus d’offboarding, un collaborateur quittant l’entreprise conservera une perception positive de celle-ci, ce qui augmentera sa propension à y envisager un retour ultérieur. Ce type de recrutement présente un avantage évident pour l’entreprise, car il nécessite moins de temps, de ressources pour la formation et d’efforts pour l’intégration.

4.3 Dernier avantage : Partager des connaissances

Assurer une transmission efficace des compétences et du savoir-faire en interne demeure essentiel pour l’entreprise. Une procédure complète d’offboarding, mise en place en temps opportun, offrira à l’employeur l’assurance que l’ex-collaborateur disposera du temps et des moyens nécessaires pour partager son expérience et ses compétences, prévenant ainsi toute diminution de compétence et de productivité au sein du service et de l’entreprise dans son ensemble.

5. Pourquoi choisir le SIRH HRMAPS

L’offboarding permet de préserver la réputation de l’entreprise en laissant une impression positive aux collaborateurs partants, les encourageant ainsi à devenir des ambassadeurs et à attirer de nouveaux talents. De plus, il facilite la transmission des compétences et du savoir-faire, évitant ainsi une perte de productivité et de motivation au sein de l’entreprise.