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Le départ d’un collaborateur est un évènement rarement indolore, qu’il soit initié par l’employeur ou par le collaborateur lui-même. Mieux vaut se quitter en bons termes qu’entrer en conflit. L’entreprise doit veiller à soigner les conditions de séparation pour que la rupture ne laisse de séquelles ni chez l’employeur, ni chez le collaborateur.
« Laisser une bonne première impression n’est rien… comparé au fait de laisser une excellente dernière impression ». Pierre Denier – coach PNL certifié
Un ex-collaborateur qui continue de parler positivement de son ex-entreprise, même après son départ, devient naturellement un ambassadeur. Il influence positivement la réputation, ce qui contribue à attirer de nouveaux talents et à renforcer la confiance envers ladite entreprise.
Sans oublier le phénomène du « boomerang rehire ». Les grands adieux ne sont plus d’actualités, les employés cherchent si l’herbe est plus verte ailleurs et finissent parfois par réintégrer leur ex-entreprise. Un collaborateur ayant vécu une belle expérience de son intégration à son départ, est toujours susceptible de revenir. Et donc un recrutement à moindre coût et une future reprise de fonction facilitée.
En effet, selon une enquête publiée en février 2023 par le réseau professionnel Linkedin, de nombreux utilisateurs français ont mentionné leur retour dans leur ancienne entreprise. Au cours des 3 dernières années, une augmentation de 36% a été enregistrée. C’est une dynamique qui a toujours existé mais qui augmente considérablement au fil de ces dernières années.
1. Comprendre l’importance du Offboarding dans la gestion des ressources humaines
Définissons de prime abord ce qu’est le offboarding.
Le offboarding appelé aussi « employee exit management » est une étape cruciale dans la gestion RH et qui devrait s’intégrer dans tout process RH dans les entreprises. Il consiste à préparer le collaborateur sortant, l’accompagner ‘doucement’ afin de lui assurer -à lui et à toute l’entreprise- une transition fluide.
Comme le onboarding d’une nouvelle recrue doit être soigné, il faut tout autant respecter le offboarding. Il est possible par exemple d’organiser un événement plus ou moins formel où tous les collaborateurs et les managers pourront être présents. Mais il n’y a pas que le côté festif de la chose.
En effet, lors du processus de offboarding, il est nécessaire de respecter certaines mesures :
- Accompagnement RH et respect des obligations réglementaires : le solde de tout compte, le bulletin de paie, le certificat de travail, l’attestation Pôle Emploi (…), tout cela doit être respecté, pour s’assurer d’une bonne expérience collaborateur
- Entretien de départ avec le RH, pour collecter le feedback du collaborateur sortant
- Recrutement et la planification de lapour “passer le flambeau” comme il se doit
- Restitution du matériel professionnel fourni (pc, portable, outils, voiture, etc.)
Même si dans la pratique, les entreprises négligent encore l’offboarding de nos jours, il revêt une grande importance. Elle permet en effet de terminer la relation employeur-salarié en toute sérénité et de manière humble et respectueuse.
2. Préparer en amont le départ du collaborateur
Anticipation, communication et passation. Tel est le secret d’un offboarding réussi.
2.1 Annoncer le départ en interne et en externe
Le départ d’un collaborateur est une étape inéluctable dans la vie d’une entreprise, tout comme dans l’évolution professionnelle d’un employé. Que ce soit pour des raisons professionnelles, personnelles ou de carrière, il est nécessaire de bien gérer cette transition pour maintenir la productivité, la bonne ambiance au sein d’une équipe et préserver l’image de l’entreprise.
De ce fait, les responsables doivent annoncer le départ du collaborateur à la fois en interne et en externe, en informant les fournisseurs, les partenaires, les clients et tous les autres acteurs avec lesquels l’ex-collaborateur a eu des interactions. Le message doit être soigneusement réfléchi, positif et mettre en valeur les contributions du collaborateur, tout en assurant la continuité des services.
2.2 Organiser la passation des tâches et responsabilités
L’organisation de la passation lors du départ d’un collaborateur est essentielle, garantissant ainsi la continuité de l’activité, la reprise des dossiers et une transition fluide pour les équipes.
Nos conseils pour une délégation efficace et réussie des tâches et responsabilités :
- Formation du remplaçant et accompagnement
- Partage de connaissances inhérentes au poste et conseils plus généraux propres à l’entreprise (si nous avons affaire à une nouvelle recrue)
- Identification des responsabilités qui nécessitent une passation et celles qui peuvent être réassignées à d’autres membres de l’équipe
- Présentation du remplaçant aux partenaires et clients
- Suivi régulier pour évaluer la progression et l’adaptation du remplaçant
Grâce à cet accompagnement et cette transition en douceur, l’intégration du remplaçant sera souple et facilitée.
2.3 Anticiper les aspects administratifs et contractuels
Pour réussir la sortie d’un collaborateur, il est important de bien préparer les aspects logistiques.
Voici quelques bonnes pratiques à suivre :
- Restitution du matériel de l’entreprise : ordinateur, clé (s’il y en a), badge d’accès, documents divers, etc
- Révocation de l’accès de l’ex-collaborateur aux systèmes informatiques et aux données confidentielles de l’entreprise
- Rappel au collaborateur sortant de ses obligations de confidentialité post-départ. S’assurer qu’il comprenne l’importance de préserver les données de l’entreprise et des clients, même après son départ
- Archivage des documents : Identifiez les documents, les fichiers ou les données importants associés au collaborateur sortant qui doivent être archivés ou transférés à une autre personne au sein de l’organisation. Veillez à respecter les politiques de conservation des données de l’entreprise dites règles RGPD
Pour s’assurer d’une bonne expérience collaborateur, voici quelques démarches à suivre :
- Vérification du contrat. Le passer en revue et s’assurer du respect de toutes les clauses liées au préavis, aux obligations bipartites et conditions du départ
- Préparation des documents nécessaires pour la fin de contrat. Parmi les documents à fournir il convient de citer l’attestation de travail, la confirmation de la bonne réception du matériel de travail, les fiches de paie et le solde de tout compte
- Clôture des derniers paiements : indemnités, congés payés et gestion des notes de frais
- Rédaction d’une lettre de recommandation en faveur du collaborateur sortant, le cas échéant
3. Réaliser un entretien de départ constructif
Une fois ces démarches administratives effectuées, il est possible de mener une exit interview avec le collaborateur sortant, afin d’évoquer les raisons de son départ.
Montrer de la reconnaissance est important, lui exprimer de la gratitude, peu importe les circonstances et finir sur une note positive, pour qu’il ou elle se sente bien accompagné(e) durant cette étape professionnelle.
3.1 Recueillir les retours et impressions du collaborateur
Un bilan de départ ne peut être que bénéfique. En effet, le regard critique permet d’optimiser le plan RH voire alimenter la GPEC.
Recueillir les retours ainsi que les impressions du collaborateur sortant, ne peut que jouer en notre faveur. Les feedbacks améliorent en effet les processus internes, renforcent la rétention des talents et favorisent un environnement de travail positif et motivant.
Ensuite, le responsable RH peut poser au sortant quelques questions ciblées et pertinentes (les difficultés rencontrées, les points positifs des projets, l’expérience globale au sein de l’entreprise …). À la suite des données récoltées, il est possible de prendre des mesures appropriées, corriger les problèmes rencontrés et mettre en place les plans d’action correctif.
3.2 Identifier les raisons du départ et les axes d’amélioration
Même s’il est parfois difficile de demander à un collaborateur la cause de son départ, il est nécessaire de prendre du recul et poser la question, pour identifier les raisons et les axes d’amélioration.
Les raisons d’un départ peuvent être liées à : la rémunération, les perspectives de carrière, la culture de l’entreprise, le manque de reconnaissance, etc.
L’exit interview a pour but de faire évoluer la stratégie RH de l’entreprise. Cette catharsis permettra également d’identifier parmi les collaborateurs ceux qui pourraient devenir des détracteurs potentiels de ceux qui maintiendront une relation semi-engagée avec leur ancienne entreprise, voire ceux qui deviendront de véritables ambassadeurs.
3.3 Renforcer les liens avec l’entreprise et encourager l’ambassadeur de la marque
Pour qu’un collaborateur devienne un ambassadeur de la marque, il est nécessaire d’avoir une culture d’entreprise forte. En effet, cette dernière doit être solide, véhiculant des valeurs positives, une atmosphère de travail conviviale et une communication respectueuse et fluide.
4. Assurer le suivi post-départ et tirer des enseignements
4.1 Analyser les données collectées lors du Offboarding
Le worst case scenario suite au départ d’un collaborateur– est que ce dernier parte, sans se retourner. De ce fait, grâce à l’audit du offboarding, il est possible de centraliser tous les feedbacks du collaborateur sortant, ses évaluations de performances, ses enquêtes de satisfaction (…) et les centraliser, pour pouvoir les analyser avec soin.
Les RH vont pouvoir par la suite examiner les motifs de départs et prendre des mesures préventives pour améliorer la rétention des employés. Ainsi, il est préférable de suivre des indicateurs clés de performance, de les partager avec les managers, de recueillir leurs avis et d’élaborer des stratégies de développement RH.
4.2 Mettre en place des actions pour améliorer la rétention des talents
Pour améliorer la rétention, voici les étapes que vous devriez suivre :
- Proposer des formations internes pour renforcer les performances des collaborateurs et établir des plans de carrière
- Valoriser les contributions des talents en les félicitant et en les récompensant
- Favoriser une ambiance conviviale et stimulante au travail
- Organiser des événements internes, des activités de team-building et des séminaires pour optimiser l’implication des collaborateurs ainsi que l’engagement
- L’écoute active des collaborateurs et prise en considération les suggestions afin d’apporter d’éventuelles améliorations
- Montrer aux employés que leur bien-être est important, en favorisant par exemple un équilibre entre la vie pro et perso
- Offrir des avantages compétitifs et rester à l’écoute du marché
En prêtant attention à ces détails, la fidélisation des talents devient plus aisée.
4.3 Entretenir le réseau des anciens collaborateurs
Garder le contact avec ses ex-collaborateurs est aujourd’hui crucial pour se créer un réseau d’ambassadeurs. En effet, en faisant bonne impression de A à Z, les anciens employés, après leur départ, ne diront que du bien de l’entreprise. Ne sait-on jamais : ces mêmes ex-collaborateurs peuvent devenir un jour nos fournisseurs, de nouveaux clients ou alors, ils peuvent revenir dans l’entreprise.
De ce fait, il est préférable de créer un réseau de communication pour les anciens employés afin de maintenir un lien positif. L’entreprise peut également les inviter aux événements, aux réunions générales pour annoncer d’éventuelles évolutions, etc.
Enfin, le collaborateur sortant, même après son départ ainsi que son entretien individuel, peut apporter des suggestions ou des remarques et cela ne peut être que bénéfique pour l’entreprise.
Somme toute, au lieu d’être perçue comme une ‘corvée’, le offboarding doit être perçu comme une opportunité, pour toute entreprise, de s’améliorer et d’optimiser ses pratiques managériales et RH. En soignant la dernière impression, la marque employeur est préservée, les lacunes sont comblées et la rétention d’employés est ainsi optimisée.
La mise en place d’une stratégie offboarding est donc essentielle et inéluctable pour rompre une relation employeur-salarié en toute sérénité.
