Table des matières
- Qu’est-ce que le bulletin de paie numérique ?
- La dématérialisation du bulletin de paie est-elle obligatoire ?
- Les avantages du bulletin de paie numérique pour l’entreprise
- Les avantages du bulletin de paie numérique pour le salarié
- Comment avoir accès à son bulletin de paie dématérialisé ?
- Bulletin de paie dématérialisé : quelles précautions à prendre ?
- Comment mettre en place le bulletin de paie électronique ?
- 4 conseils pour choisir une solution de gestion des bulletins de paie
La Gestion des Ressources Humaines est devenue une fonction très importante et cruciale pour accompagner l’entreprise dans sa transition numérique. Cela exige de dématérialiser et d’automatiser certaines tâches afin de gagner en efficacité. Le passage d’un bulletin de paie physique à un bulletin de paie numérique, présente de nombreux avantages. Pourtant, certaines entreprises hésitent encore…
Est-ce obligatoire ? Quelles sont les règles à respecter ? Quels avantages à passer au numérique ? Comment assurer la transition ? Et comment passer au bulletin de paie numérique en garantissant l’adhésion de tous ?
Qu’est-ce que le bulletin de paie numérique ?
Comme son nom l’indique, le bulletin de paie numérique, dit aussi bulletin de paie dématérialisé ou électronique (BPE), est un bulletin de paie présenté sous format dématérialisé et qui exige une nouvelle forme de distribution des fiches de paie de façon plus moderne.
Ce format dématérialisé est apparu en 2009 et n’est pas, encore, obligatoire dans l’entreprise. Cependant, il demeure intéressant de l’adopter pour différentes raisons. Parmi lesquelles, nous pouvons citer la modernisation de la gestion RH ou encore la sécurisation des documents RH. Si on souhaite des collaborateurs alliés de la transformation digitale, il est important de dématérialiser les plus petites procédures du quotidien.
Toutefois, il faut savoir que le bulletin de paie numérique doit respecter les mêmes règles que sa version papier. En effet, il est tenu de mentionner toutes les informations obligatoires comme l’identité des parties, le total des congés payés, le montant du salaire… à défaut de n’être plus valable.
La dématérialisation du bulletin de paie est-elle obligatoire ?
Même s’il n’est pas obligatoire, le bulletin de paie dématérialisé est encadré par la loi. L’application de la loi El Khomri en 2017 a permis l’encadrement actuel de la dématérialisation des fiches de paie. L’entreprise, en s’appuyant sur le code du travail, peut envoyer par défaut les bulletins de paie électroniques grâce au système d’opt-out. Si le salarié ne souhaite plus le recevoir, il doit l’indiquer et transmettre son opposition. L’employeur n’est pas tenu d’attendre, pour autant, l’accord de son salarié pour passer à une politique de dématérialisation des fiches de paie.
Ce que dit la loi El Khomri
L’application de la loi El Khomri impose aux employeurs désireux de passer au bulletin de paie numérique de se plier à certaines conditions :
- Informer, au minimum, 1 mois à l’avance tous les salariés du passage au bulletin numérique et les informer qu’ils peuvent s’y opposer et garder la version papier
- Tenir compte des refus des salariés. L’entreprise a un délai de 3 mois pour effectuer les changements demandés. Cette demande peut se faire à n’importe quel moment
- Respecter la confidentialité des données personnelles lors de la conservation et de la remise des documents. D’ailleurs, toutes les solutions proposent un coffre-fort numérique pour chaque collaborateur avec accès sécurisé
- Garantir la possibilité de retrouver et lire les documents (PDF) pendant 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans du salarié
- Rendre disponible le bulletin de paie sur le Compte Personnel d’Activité (CPA) du salarié. (NDLR = Le CPA est une plateforme en ligne mise en place par l’État pour réunir les documents liés aux activités professionnelles des travailleurs quelle que soit l’entreprise dans laquelle ils travaillent)
- Envoyer un préavis de 3 mois aux salariés en cas de clôture du service de stockage dédié à leurs bulletins numériques pour qu’ils puissent récupérer leurs documents (décret du 5 octobre 2018)
Ces règles, si elles ne sont pas respectées, entraînent des sanctions. L’entreprise risque une amende à hauteur de 450 € équivalente à celle encourue pour non remise de fiche de paie.
Les avantages du bulletin de paie numérique pour l’entreprise
Passer au bulletin de paie dématérialisé présente plusieurs avantages pour l’entreprise et plus particulièrement pour la Direction des Ressources Humaines :
- Gain de temps considérable : on ne s’en rend pas compte, mais gérer les fiches de paie en version papier est une tâche répétitive qui consomme beaucoup de temps et n’apporte pas une réelle valeur ajoutée à l’entreprise. Les responsables RH peuvent alors dédier leur temps à des missions stratégiques
- Économies et réduction des coûts : on estime que l’émission d’une fiche de paie papier coûterait en moyenne une trentaine d’euros par salarié. En effet, les dépenses en papier d’impression, encre, achat de timbres, enveloppes et la mise sous pli, envoi par la poste et archivage représentent un coût important qu’on peut facilement éliminer grâce à la digitalisation RH
- Cohérence avec le projet de digitalisation de l’entreprise : passer aux bulletins de paie numériques, c’est envoyer un message fort aux collaborateurs pour leur projeter une image moderne et dynamique. On améliore ainsi l’image de marque employeur
- Meilleure sécurité : en adoptant une solution de dématérialisation, on supprime le risque de falsification des bulletins de paie et on renforce donc la sécurité juridique
- Réduction de l’usage du papier : on n’est plus obligés d’imprimer les bulletins de salaire en 2 fois et on peut libérer l’espace dédié à leur stockage
Les avantages du bulletin de paie numérique pour le salarié
Le bulletin de paie numérique présente de nombreux avantages pour les salariés. Toutefois, si, malgré tous ces avantages, certains sont toujours réfractaires à cette nouvelle solution de dématérialisation, rappelons que le collaborateur qui souhaite un format papier à un délai de 30 jours pour la refuser avant qu’elle ne soit appliquée par défaut.
Il est donc courant d’avoir dans une même entreprise des salariés avec un bulletin de paie papier et d’autres avec un bulletin de paie électronique.
- Plus de risques de perte : la loi oblige les entreprises à garder les bulletins en sécurité pendant 50 ans. Avec la dématérialisation, il n’y a plus aucun risque de ne pas retrouver son bulletin de paie après quelques années. Il suffit juste d’avoir ses accès pour accéder à ses archives, et ce, même après avoir changé d’entreprise
- Sécurité et confidentialité : l’accès au bulletin de paie numérique requiert un mot de passe. Il n’y a donc aucun risque pour qu’un autre salarié curieux puisse le voir ou y accéder
- Même valeur juridique : le bulletin de paie numérique a la même valeur juridique que le format papier. On peut très bien le présenter (format PDF) à des systèmes administratifs
Il faut savoir aussi, que le salarié peut ne pas émettre d’opposition à un bulletin de paie dématérialisé, mais si après quelques mois, il souhaite le format papier, pour différentes raisons, il peut très bien changer d’avis à tout moment à condition d’informer la direction qui a un délai de 3 mois pour traiter la demande.
Comment avoir accès à son bulletin de paie dématérialisé ?
Très simple d’accès, chaque collaborateur a ce qu’on appelle un accès au coffre-fort numérique. Celui-ci désigne un espace privé accessible uniquement au salarié. Le collaborateur peut y accéder à partir de son smartphone, ordinateur ou tablette, où qu’il soit et à n’importe quel moment.
Tous les mois, à la réception de son bulletin de paie, le collaborateur reçoit une notification par e-mail. Il peut alors se rendre dans son « coffre-fort numérique personnel » accessible aussi depuis son CPA. Tous ses bulletins restent consultables, téléchargeables et imprimables pendant 50 ans ou jusqu’à ses 75 ans.
Bulletin de paie dématérialisé : quelles précautions à prendre ?
Même si le bulletin de paie dématérialisé ne revêt aucun caractère obligatoire, certaines précautions doivent être prises. Les mentions obligatoires de la fiche de paie devant y figurer sont exactement les mêmes que pour le format papier. Sinon sa valeur juridique peut être remise en question.
Il faut y mentionner les informations sur l’employeur et le salarié, les composantes de la rémunération, les charges sociales, et une synthèse de la situation. Tout manquement rendrait ce document non légal et pourrait causer des problèmes à l’entreprise.
D’ailleurs, cette dernière, en passant au format numérique doit comprendre qu’elle est tenue de conservation. Contrairement au bulletin de paie papier qu’elle remet au salarié qui en devient responsable, l’entreprise doit soit conserver les fiches de paie durant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.
La question de la sécurité est aussi très importante, elle demande à l’entreprise beaucoup de précaution. Les bulletins de paie doivent être hébergés dans un espace numérique sécurisé et accessible seulement par le salarié. Cet espace sécurisé est associé à son CPA (Compte personnel d’activité) à partir duquel il peut consulter sa fiche de paie dans son coffre-fort numérique.
En cas de fermeture définitive de l’entreprise, les salariés doivent être avertis 3 mois avant la date de fermeture de l’espace de stockage sécurisé. Ils disposent ainsi d’un délai pour télécharger leurs bulletins de salaire (décret du 5 octobre 2018) qui de toute façon restent accessibles au niveau de leur coffre-fort numérique et de leur CPA.
Plusieurs sanctions sont possibles en cas de non-respect de ces règles et même en cas de méconnaissance. En effet, les amendes peuvent aller jusqu’à 450 € par fiche de paie. Il est donc capital de prendre les précautions nécessaires avant de s’engager dans la dématérialisation des bulletins de paie.
Comment mettre en place le bulletin de paie électronique ?
Une fois que la décision d’investir dans une solution de dématérialisation du bulletin de paie est prise, il est important de prendre les précautions pour faire réussir ce projet et éviter qu’il soit rejeté par le collaborateur.
Les collaborateurs sont-ils conscients de l’intérêt de cette solution ? Une première étape consiste à les sensibiliser aux avantages et à exposer leurs droits de refuser à n’importe quel moment.
Par la suite, la première question à poser est de savoir quelle solution RH choisir ? L’entreprise peut opter de le faire seule, mais elle ne doit pas oublier qu’elle doit répondre à toutes les conditions imposées par la loi, dont le respect des règles de rédaction communes aux fiches de paie, ainsi que la création d’un coffre-fort numérique sécurisé pour chacun des salariés.
Ce coffre-fort numérique doit rester accessible sur le long terme. Numériser les bulletins de paie s’avère vite délicat, c’est pour ça qu’une grande majorité d’entreprises préfère faire appel à un prestataire tiers.
4 conseils pour choisir une solution de gestion des bulletins de paie
- La sécurité avant tout : la fiabilité en matière de sécurité est un point crucial. Il est capital d’assurer le cryptage des données. On peut utiliser le CEV (cachet électronique visible) pour garantir l’intégrité et l’authenticité des fiches de paie
- La fiabilité financière : la loi impose de sauvegarder 50 ans les bulletins de paie dématérialisés ou jusqu’aux 75 ans du salarié, il est donc important de considérer la pérennité du partenaire avant d’investir dans sa solution afin de garantir aux salariés la sauvegarde de leurs documents pendant la période requise par la loi
- Les fonctionnalités proposées : la solution proposée par HRMAPS est une solution de dématérialisation des bulletins de paie tout en un. En effet, elle propose la distribution automatisée avec accusés de réception, l’archivage sécurisé, un espace personnel pour chaque collaborateur ou encore un accès permanent aux documents RH en cas de contrôle de l’URSSAF
- Le contexte légal : la conservation des fiches de paie proposée par la solution doit être conforme à la loi. La solution doit également être évolutive et automatiquement mise à jour en fonction des modifications légales
