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Avec la transformation digitale et les nouveaux enjeux rencontrés par les entreprises, les responsables RH se retrouvent sur-sollicités. L’idée d’automatiser certaines tâches apparaît comme la meilleure solution pour optimiser la gestion des ressources humaines. On évoque alors le SIRH comme la solution pour optimiser l’administration du personnel.
Qu’en est-il vraiment ? Quelles sont les fonctionnalités d’un SIRH qui permettent d’automatiser et de sécuriser tous ces processus en limitant les risques d’erreurs ? Comment être certain de prendre la bonne décision et de bien choisir la solution RH adaptée ?
Voici quelques informations utiles pour simplifier l’administration du personnel et améliorer l’expérience collaborateur.
Administration du personnel : c’est quoi ?
Tout d’abord, il est nécessaire de clarifier ce qu’on entend par « administration du personnel ». On parle d’administration du personnel, de gestion administrative du personnel… Toutes ces expressions renvoient à l’ensemble des tâches administratives nécessaires à une bonne gestion des ressources humaines.
Elles ne se limitent pas uniquement à la paie. Elle couvrent toutes les étapes de la vie d’un collaborateur et de son expérience dans l’entreprise.
On retrouve aussi bien la gestion contractuelle, la gestion des congés et absences, la gestion de la paie… Toutes des tâches très gourmandes en temps et n’apportant pas une grande valeur ajoutée. Pourtant, elles peuvent entraîner des conséquences négatives à l’entreprise si jamais elles sont mal faites – Imaginons l’instant d’une seconde, les conséquences d’erreurs au niveau de la paie, ou la rédaction d’un contrat de travail non conforme à la loi.
C’est pour cela, qu’aujourd’hui, on parle d’automatisation des tâches administratives pour libérer du temps tout en garantissant le résultat. La réponse semble être dans un SIRH.
SIRH : définition et avantages
Lorsque l’on évoque la digitalisation RH, on pense évidemment aux SIRH. Mais qu’est-ce qu’un SIRH ?
Un Système d’Information Ressources Humaines (SIRH), est un système qui gère plusieurs briques logicielles liées à la GRH. Un SIRH permet d’automatiser un certain nombre de tâches liées à la gestion des ressources humaines. Il permet aussi d’assurer le suivi pour permettre aux RH d’accorder plus de temps aux missions stratégiques.
Le SIRH présente plusieurs avantages aussi bien pour les responsables RH que pour les managers ou encore les collaborateurs. Le portail RH permet également le travail en mode collaboratif, tout en assurant la sécurité des données nécessaires.
Les avantages d’un SIRH sont nombreux. On peut en citer quelques-uns. Par exemple :
- Gain de temps généré par l’automatisation des process et des tâches avec peu de valeur ajoutée
- Amélioration de l’expérience collaborateur à travers l’optimisation de la gestion des ressources humaines
- Amélioration du suivi RH
- Renforcement du travail collaboratif en donnant accès à distance aux informations
Pourquoi opter pour un SIRH pour l’administration du personnel ?
Les différentes briques qui composent le SIRH en font un outil complet et pertinent. Le logiciel ressources humaines simplifie la gestion de l’ensemble des dossiers administratifs.
Chaque salarié dispose ainsi d’un dossier dans lequel tous les documents et informations le concernant sont centralisés. Le SIRH, à travers ses différentes fonctionnalités, accompagne le collaborateur vers une meilleure expérience dans l’entreprise
Voici la liste de fonctionnalités administratives présentes dans un SIRH :
La gestion contractuelle
Collecter les données du collaborateur, rédiger son contrat, vérifier la conformité du document, l’imprimer, préparer les avenants… que de tâches chronophages pour créer un nouveau contrat.
Grâce à un SIRH, la RH génère automatiquement et en quelques clics tous les documents nécessaires au contrat et réduit le risque d’erreur et de non-conformité.
La signature électronique
Un SIRH permet de signer électroniquement tout type de document conformément aux exigences légales : contrats de travail, notes internes, entretiens annuels et professionnels, fiche de paie… sans avoir à se déplacer physiquement.
Fini les dossiers en attente de signature ! Un SIRH repère les signatures manquantes et permet d’alerter ou de relancer les personnes concernées. L’économie du temps est assurée !
La gestion de l’onboarding
On sait aujourd’hui l’importance de soigner l’onboarding et de faire vivre une bonne expérience aux nouvelles recrues. Le SIRH permet d’automatiser et de simplifier le processus d’intégration des nouveaux employés. Il offre, par exemple, un espace personnel pour que la nouvelle recrue puisse y mettre ses documents. Elle devient ainsi actrice de ses données en remplissant elle-même son dossier.
Le SIRH permet de bien définir le processus d’intégration et d’alerter les intervenants pour les étapes principales de l’onboarding (manager, RH…). Le but est d’assurer le bon accueil le jour J.
Depuis le portail RH, le nouveau collaborateur peut accéder à des informations sur l’entreprise, des vidéos de présentation et des documents comme l’annuaire interne…
Le processus d’offboarding
Les départs ne sont jamais agréables, qu’il s’agisse d’une fin de contrat ou d’une démission, il est important que cette dernière expérience avec l’entreprise soit positive pour laisser une bonne dernière impression au collaborateur en partance.
Parmi les points importants traités par le SIRH pour simplifier le processus de départ des collaborateurs, il y a la préparation automatique des documents nécessaires : dernier bulletin de paie, solde tout compte, attestation Pôle Emploi, certificat de travail…
La gestion des congés et absences
Il suffit d’imaginer l’impact d’une erreur dans la gestion des congés et des absences (accorder des congés à tous les membres d’une même équipe ou encore ne pas être en règle avec un collaborateur en arrêt-maladie) pour comprendre l’importance d’éliminer toutes les erreurs liées à ce processus.
Pourtant, c’est un processus qui ne crée pas de valeur, il est donc intéressant de l’automatiser. Chaque collaborateur peut accéder à son espace personnel. Il peut formuler des demandes de congés et suivre son solde en temps réel. Cela simplifie également le quotidien des managers qui reçoivent instantanément des notifications les informant de la demande et peuvent soit accepter ou refuser en un clic.
Le suivi des indicateurs RH
La direction a besoin d’indicateurs RH fiables pour pouvoir prendre les bonnes décisions. Grâce au logiciel RH, les responsables RH peuvent accéder à toutes les données pertinentes en ayant la garantie de leur exactitude et réaliser leur reporting RH avec les bons KPIs.
Ils peuvent accéder en quelques clics à des tableaux de bord personnalisables et réaliser le BSI (Bilan Social Individuel). Il offre également la possibilité de créer facilement des rapports avec des KPI personnalisés.
Le coffre-fort numérique
C’est une fonctionnalité du SIRH qu’on ne cite pas assez et pourtant, c’est très utile pour l’administration du personnel.
Grâce au coffre-fort numérique, l’entreprise dispose de tous ses documents dématérialisés et conservés d’une manière sécurisée. La notion de sécurité et de confidentialité étant primordiale quand il s’agit de données RH (bulletins de paie, dossier médical…).
Quelles sont les 4 étapes de mise en œuvre d’un projet SIRH ?
Même si le SIRH présente de nombreux avantages en matière de gestion du personnel, investir dans un SIRH demeure une décision difficile à prendre nécessitant réflexion.
Voici 4 étapes importantes pour réussir son projet RH et apporter une solution optimale pour administrer le personnel :
Étape n° 1 : créer une équipe projet dédiée
L’une des plus grandes craintes lors de l’implémentation d’un SIRH, c’est de voir l’outil rejeté par les collaborateurs et les futurs utilisateurs. Donc, la première chose à faire est de constituer une unité de pilotage pour gérer le projet.
Cette équipe doit être constituée des parties prenantes impactées par l’arrivée du SIRH dans l’entreprise (représentants du service RH, la DSI ou encore du management opérationnel). Leur rôle ne s’arrête pas à gérer l’implémentation du SIRH mais de communiquer, de suivre et de former les salariés sur le terrain.
Étape n° 2 : définir un cahier des charges précis
Il existe une multitude de SIRH qui pourraient nous sembler tout aussi bien les uns que les autres. Mais pour savoir quel SIRH pour l’entreprise, il faut connaître sa réalité, auditer l’existant et mieux comprendre la réalité.
La rédaction d’un cahier des charges est donc obligatoire pour limiter les risques d’erreur dans le choix de la solution. Ce document doit comprendre les besoins, mais aussi le planning et le budget consacré au SIRH.
Étape n° 3 : choisir le prestataire adapté
À la suite de la rédaction du cahier des charges et l’implication des équipes concernées, le besoin devient plus clair et il est donc plus aisé de choisir la solution adaptée.
Pour réussir la mise en place d’un SIRH, il faut choisir minutieusement le partenaire qui accompagne les équipes dans le déploiement. Il faut se rappeler que ce déploiement peut durer quelques semaines voire quelques mois. Ainsi, le choix du prestataire d’un point de vue relationnel est capital.
Étape n° 4 : communiquer avant, pendant et après le projet SIRH
La communication ne se résume pas à annoncer le projet et à se taire jusqu’à la phase finale de l’implémentation. Il faut communiquer avant, pendant et après la mise en place du projet RH.
Il ne s’agit pas uniquement d’informer, mais bien d’accompagner au changement, pour rassurer et répondre aux questions.
