Optimisation des entretiens d’évaluation : 5 étapes clés pour une performance accrue

Selon une étude Deloitte, 70% des employés estiment que l’entretien annuel d’évaluation est inutile, le percevant comme une vraie perte de temps. Bien qu’il ne soit pas obligatoire pour les entreprises, contrairement à l’entretien professionnel, cet entretien se positionne comme un moment précieux d’échanges entre un manager et un employé, offrant l’occasion de discuter des performances passées, de fixer des objectifs pour l’année à venir et de renforcer la communication.

Vous souhaitez découvrir les étapes clés pour une bonne gestion des entretiens d’évaluation ? Alors plongeons tout de suite dans le vif du sujet !

Étape 1 : Définir clairement les objectifs de l’entretien d’évaluation

Ce moment privilégié entre le manager et le collaborateur permet non seulement de faire le point sur l’année écoulée, mais également de fixer de nouveaux objectifs pour l’année à venir. Avant toute chose, il faut convenir que l’entretien d’évaluation a deux fonctions essentielles : évaluer à la fois les compétences et la performance du collaborateur.

L’évaluation des compétences est primordiale afin d’analyser les compétences requises avec les compétences acquises des employés pendant une période donnée. Grâce à cette évaluation, le manager peut immédiatement déterminer si le collaborateur a maîtrisé les compétences ciblées ou non.

En cas de retard dans l’acquisition de certaines compétences, le manager et le collaborateur discutent des perspectives d’amélioration et des besoins en formations. Sur la base de cette discussion, un plan de développement des compétences est élaboré, détaillant des objectifs professionnels ambitieux mais réalisables, adaptés à la nature de chaque poste.

Établir des objectifs SMART

« There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives. » George T. Doran

La méthode SMART est un moyen mnémotechnique permettant de définir des objectifs clairs et mesurables à partir d’indicateurs précis et sur une période donnée.

La méthode SMART permet de valoriser 5 indicateurs clés :

Étape 2 : Préparer l’entretien d’évaluation en amont

La préparation de l’entretien doit être minutieusement réalisée avec anticipation, il convient également de s’assurer que le contenu de l’entretien est structuré. Par exemple, il est possible de préparer une liste de questions à poser au collaborateur, en mettant l’accent sur ses compétences, ses formations ou encore sa carrière.

Par ailleurs, pour la bonne conduite de l’entretien, il est recommandé de créer une grille d’évaluation permettant de suivre les performances et les progrès des collaborateurs. Les résultats sont obligatoirement confidentiels.

Informer et préparer le salarié à l’entretien

En deuxième lieu, il convient d’informer chaque employé du déroulement de l’entretien en envoyant par exemple un courriel. Dans celui-ci, il est essentiel d’informer le collaborateur des différents points à aborder lors de l’entretien et également des méthodes et règles d’évaluation mises en place.

Une grande majorité des employés n’ont pas assez de temps pour préparer correctement l’entretien. Dans ce cas, il est préférable d’envoyer une grille d’entretien au moins 15 jours avant la date de l’entretien afin que celui-ci puisse se préparer.

Étape 3 : Mettre en place un environnement propice à la communication

La communication entre le manager et le collaborateur est d’une importance capitale lors de l’entretien d’évaluation et n’est donc pas à prendre à la légère. C’est grâce à une communication ouverte et transparente que le collaborateur peut s’exprimer librement et partager ses réussites, ses défis et ses difficultés, simultanément le manager peut fournir des feed-back, évidemment constructifs. Une bonne atmosphère permet également de renforcer la relation de confiance entre les deux parties, tout en favorisant un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel.

De plus, Il faut choisir un lieu de réunion calme et confortable afin de discuter en toute confidentialité afin d’éviter les interruptions et les distractions potentielles.

Encourager l’ouverture et l’échange constructif

Laisser la parole aux collaborateurs leur donne la possibilité d’évoquer librement les difficultés rencontrées pour accomplir leurs missions. Si un retour régulier est fait par le manager tout au long de l’année, ces difficultés auront, probablement et fort heureusement, été aplanies avant l’entretien d’évaluation.

Étape 4 : Écouter et donner des feedbacks constructifs

Cette étape ne se limite pas à un simple échange de mots, elle implique une compréhension profonde des compétences, des besoins et des aspirations de chaque employé.

Une étude du cabinet Gartner met en évidence l’accroissement de l’engagement de près de 40% et de la performance de 26% grâce à des feedback continus. Une autre étude menée par Officevibe révèle que les entreprises qui mettent en place un processus de feedback régulier ont un taux de turnover 14,9 % plus faible. Ces chiffres montrent à quel point il est essentiel pour les entreprises de mettre en place cette culture du feedback.

Pratiquer l’écoute active

Lors du déroulement de l’entretien, il est essentiel de non seulement prendre des notes, mais aussi une posture d’écoute réelle.

L’écoute active est un élément encore plus important ! Il s’agit d’une posture qui consiste à la fois à écouter attentivement les réponses verbales des collaborateurs, mais également à décrypter le langage du corps. La communication non verbale, comme la gestuelle ou expression du visage, peut parfois dire autre chose que les mots.

Il est essentiel de rester attentif à ces signaux, pour comprendre les préoccupations réelles du collaborateur.

Formuler des retours objectifs et constructifs

Lors de l’entretien, il est important de fournir des commentaires constructifs et spécifiques concernant les performances du collaborateur concerné. Il faut éviter les généralités et se concentrer sur des exemples concrets de réalisations et de domaines d’amélioration. Par exemple, il convient de :

Si des problèmes ou des défis ont été identifiés, il faut en discuter avec l’employé pour élaborer un plan d’action clair afin de les résoudre.

Étape 5 : Élaborer un plan d’action et assurer le suivi

À partir des informations recueillies lors de l’entretien, il faut identifier les actions à entreprendre pour favoriser le développement continu des collaborateurs. Anciennement, le suivi de ces actions se déroulait manuellement, avec l’utilisation de calendriers et de systèmes d’archivage traditionnels.

L’avènement des SIRH a considérablement simplifié ce process. En effet, l’élaboration du plan d’action devient plus structurée et transparente. Il garantit également un meilleur suivi en temps réel.

Définir des objectifs de développement

L’entretien annuel est également l’occasion idéale pour discuter du développement professionnel de l’employé. Pour cette raison, il faut identifier les compétences et les formations nécessaires pour atteindre les objectifs fixés et soutenir l’employé dans son cheminement de carrière.

De plus, il est indispensable de proposer des opportunités de formation et de développement qui correspondent aux besoins de l’employé. Le fait de l’encourager à prendre des initiatives et à s’engager dans des projets favorisent son développement professionnel.

Mettre en place un suivi régulier et ajuster le plan si nécessaire

Le suivi de base consiste en un accompagnement quotidien, où l’échange et la communication au sein de l’équipe occupent une place essentielle. C’est la responsabilité du manager de définir des objectifs à mi-parcours pour son collaborateur et de respecter les engagements pris lors de l’entretien.

Ce processus garantit que les employés sont sur la bonne voie pour atteindre leurs objectifs et permet aux gestionnaires d’adapter leurs méthodes de soutien en conséquence, favorisant ainsi un environnement de travail dynamique et productif.

L’impact des entretiens d’évaluation bien optimisés sur l’organisation

Des entretiens d’évaluation bien optimisés sont des outils puissants pour les entreprises. Favorisant l’amélioration de la performance et le développement des employés, ainsi que la création d’une culture d’entreprise forte. Parmi les impacts sur l’entreprise :

L’importance de l’intégration d’un outil de gestion des talents

La gestion des talents, une tâche complexe, qui peut vite devenir chronophage pour les services RH. L’identification des talents potentiels et leur affectation à des postes qui correspondent le plus à leurs compétences représentent des étapes incontournables.

En effet, pour obtenir un personnel compétitif et optimiser la gestion des talents, il convient dans un premier temps d’assurer l’intégration de ces derniers dans leur nouvel environnement de travail. Il faut également mettre en place un référentiel de compétences qui sert au mieux les objectifs de développement de l’entreprise.

La digitalisation de la gestion des talents est la meilleure solution pour une gestion des talents optimisée. En effet, en adoptant des outils de gestion des talents, les entreprises peuvent non seulement identifier, évaluer et fidéliser les talents, mais aussi cerner les meilleurs profils et déceler les postes critiques.

Vers des entretiens d’évaluation plus productifs et équilibrés avec HRMAPS

Révolutionner les entretiens d’évaluation en optant pour une gestion des entretiens entièrement dématérialisée. Le logiciel de gestion des entretiens HRMAPS est une solution qui a pour but de simplifier la gestion des entretiens, tout en permettant une meilleure collaboration entre les employés et les managers. Parmi ces principales fonctionnalités :

La gestion des entretiens est souvent une mission complexe car cela touche à une multitude de domaines de gestion : collecter les avis de vos collaborateurs, gérer la performance, gérer les entretiens, évaluer les salariés à la suite de la réalisation de projets … Face à ce nombre de tâches, HRMAPS se présente comme la solution idéale pour optimiser la gestion de vos entretiens.

« Se réunir est un début ; rester ensemble est un progrès ; travailler ensemble est la réussite. » : la célèbre citation d’Henry Ford prend tout son sens lorsque l’on parle de l’optimisation des évaluations annuelles.