Comment créer une grille d’entretiens individuels efficace en 5 étapes clés ?

Il existe plusieurs types d’entretiens individuels au sein d’une entreprise : des entretiens importants, obligatoires et stimulants. Parmi ces derniers, nous pouvons citer les entretiens professionnels, les évaluations d’objectifs, les suivis de mobilité interne ainsi que les sessions d’onboarding et d’offboarding entre autres. La réussite de ces entretiens repose en grande partie sur la qualité de leur préparation. Il faut donc posséder une grille d’entretiens individuels soigneusement élaborée. Une trame efficace se caractérise ainsi par sa capacité à favoriser une discussion éclairée, transparente et constructive concernant le développement du collaborateur, son intégration, le cas échéant et son bien-être au sein de l’entreprise.

DRH, voici nos conseils pour réussir les entretiens individuels des employés.

Une grille d’entretiens individuels remplit plusieurs fonctions cruciales au sein d’une organisation. Elle offre une structure et un cadre méthodologique pour la conduite d’entretiens entre les responsables et les collaborateurs. De ce fait, il est judicieux de débuter la mise en place de la grille d’entretiens individuels en déterminant l’objectif spécifique de chaque entretien ainsi que les compétences à évaluer. L’intégration d’outils d’évaluation appropriés est également une étape indispensable. Et enfin, il est recommandé d’entreprendre une amélioration continue de ces grilles d’évaluation, en prenant en compte l’évolution de l’entreprise, les feedbacks des concernés qui utilisent et de la stratégie de l’entreprise.

Identifier clairement l’objectif de la grille d’entretiens individuels

Malgré le caractère personnalisé de l’entretien individuel, il demeure pertinent d’établir un fil conducteur afin de ne pas se mélanger les pinceaux le jour de l’entrevue. Une préparation minutieuse en amont permet de définir les sujets à traiter et les questions à poser. Ces thématiques doivent demeurer uniformes pour tous les collaborateurs, sans aucune distinction.

De ce fait, il convient de développer des sujets spécifiques liés à la routine de l’employé, à ses objectifs, aux défis qu’il rencontre, à sa vision de l’entreprise et à sa vision de ses axes d’amélioration. Il est nécessaire également de s’interroger sur le motif sous-jacent de cette entrevue : quels sont les objectifs et les résultats escomptés ? L’entretien vise-t-il à évaluer les progrès de l’employé, à discuter de ses objectifs professionnels ou à recueillir des retours sur certaines initiatives ? Y a-t-il des obstacles entravant le développement complet du collaborateur ?

Si cet entretien découle d’une évaluation de performances, il convient d’identifier les domaines de compétence et les aspects nécessitant un perfectionnement. Dans le cas d’une démarche de changement de poste, les ressources humaines ou le responsable hiérarchique peuvent aborder les objectifs à venir, les défis à relever, les opportunités de développement et de croissance, ainsi que les préoccupations de l’employé.

De plus, il est important de veiller à ce que les objectifs de l’entretien s’alignent avec les aspirations globales de l’entreprise. Cette rencontre devrait contribuer à l’engagement de l’employé envers la mission et les valeurs de l’organisation.

Une fois l’objectif clairement défini, il sera alors opportun de communiquer de manière explicite à l’employé le but de cette entrevue. Cela garantira une compréhension mutuelle et une convergence d’objectifs entre les deux parties.

Cerner les compétences et qualités à évaluer

Après avoir défini l’objectif de l’entretien, il est temps de déterminer quelles compétences clés seront analysées, évaluées et potentiellement renforcées, d’où l’importance d’avoir un référentiel de compétences.

Afin de permettre au DRH de cerner efficacement les compétences de son collaborateur, certaines étapes s’avèrent essentielles. Tout d’abord, il doit avoir une compréhension approfondie du poste de ce dernier, en ayant acquis une connaissance minimale du domaine et une compréhension détaillée des responsabilités et des exigences liées au poste occupé. Ensuite, l’établissement d’objectifs concrets pour l’employé, alignés sur son rôle et les attentes de l’entreprise, se révèle fondamental.

Ces objectifs serviront de repères pour évaluer la performance. À la suite de ces étapes, le DRH peut débuter l’analyse des compétences requises au sein de l’entreprise, qu’elles soient de nature comportementale telles que la communication, la résolution de problèmes, le leadership (…), ou de nature technique.

Dans cette optique, voici quelques conseils RH pour garantir le bon déroulement de l’entretien individuel :

Les compétences techniques

L’évaluation des compétences professionnelles se divise habituellement en deux catégories :

Les compétences techniques qu’un RH pourrait rechercher sont : 

Les compétences comportementales

Les compétences comportementales sont plus dures à apprendre et à quantifier. Connues également sous le nom de « soft skills », ces compétences font référence aux diverses aptitudes professionnelles liées au savoir-être qu’un collaborateur devrait posséder. Elles englobent des aspects tels que l’intelligence relationnelle ou émotionnelle, la communication interpersonnelle au travail et des qualités peu communes telles que l’empathie.

Ces compétences représentent des capacités authentiquement humaines, extrêmement transversales, pouvant être appliquées dans de multiples domaines. Elles se distinguent ainsi des « hard skills » et sont généralement acquises et améliorées à travers les expériences de vie.

Les compétences comportementales comprennent :

Structurer la grille d’entretiens individuels : de la préparation à la conclusion

Pour le bon déroulement d’un entretien individuel, il convient de poser les bonnes questions. En effet, des questions trop générales ou rhétoriques peuvent se révéler non productives et laisser un goût d’inachevé, tant chez le collaborateur que chez le représentant de l’employeur.

De ce fait, il faut poser des questions ciblées et c’est ainsi que l’évaluateur pourra acquérir une compréhension approfondie des performances individuelles, des objectifs et des motivations de son collaborateur.

Introduire l’entretien

L’introduction d’un entretien individuel par la personne le menant, est essentielle pour établir une atmosphère de confiance et de productivité. Comment faire ? La procédure est simple.

Tout d’abord, il convient de rassembler les informations fondamentales, notamment le nom du collaborateur, sa fonction ainsi que son service d’appartenance. Généralement, grâce à un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH), il est aisé d’accéder en quelques clics aux données relatives aux collaborateurs.

Par la suite, il est nécessaire de contextualiser l’entretien. Il faut présenter l’ordre du jour prévu et mentionner les thématiques que l’on voudrait aborder. Par exemple, il est possible de dire : “Nous allons commencer par évaluer vos réalisations récentes, puis parler de vos objectifs professionnels et de tout autre sujet que vous souhaiteriez aborder.”

Ensuite, il est primordial que la communication ne soit pas unilatérale. Encourager activement la participation du collaborateur à la discussion revêt une importance capitale en posant des questions ouvertes. Enfin, il est nécessaire de garantir au collaborateur une écoute attentive pendant toute la durée de l’entretien.

En adhérant à cette approche méthodique, un responsable peut créer un environnement propice à un échange constructif et ouvert lors de l’entretien individuel.

Phases d’évaluation et de feedback

L’étape suivante implique la mise en place d’une évaluation détaillée et la fourniture d’un feedback constructif. Le but est de s’assurer que le collaborateur exécute ses responsabilités de manière adéquate, dans des conditions optimales et qu’il réponde aux normes et aux attentes inhérentes à son rôle.

Cette procédure vise également à repérer d’éventuels points à améliorer ou un éventuel désengagement vis-à-vis de ses missions, dans le but de les rectifier de manière appropriée et de favoriser un échange constructif concernant les axes d’amélioration possibles.

Ainsi, le responsable doit synthétiser les projets entrepris, vérifier si les objectifs établis ont été atteints et aborder la rétrospective des réussites et des défis rencontrés. Par la suite, une évaluation globale des performances doit être menée, en reconnaissant les contributions exceptionnelles, en abordant les aspirations professionnelles et en explorant les opportunités d’avancement potentielles.

Enfin, il est important de fournir un feedback constructif et d’attendre un retour d’information de la part du collaborateur.

Fixer des objectifs et des plans d’action

Cette phase, également nommée phase d’engagement, nécessite une collaboration étroite entre le manager et l’employé en vue de définir de nouveaux objectifs annuels. Ils travaillent conjointement pour identifier des opportunités d’amélioration et élaborer des stratégies ainsi que des actions à entreprendre pour aborder les domaines faibles, identifiés chez l’employé, accroître la performance, encourager le développement des compétences et optimiser les atouts existants, entre autres.

Il est primordial que le collaborateur puisse s’exprimer pleinement au cours de cette étape et notamment préférable de lui offrir l’opportunité de proposer des solutions par lui-même, de formuler des recommandations ou des idées, plutôt que de lui imposer des décisions. Des besoins tels que formation, coaching, échanges réguliers pour consolider les progrès, (…), peuvent ainsi être identifiés.

Enfin, l’entretien individuel doit se conclure avec une clarté optimale. Il faut résumer les points clés discutés, de confirmer la prochaine réunion d’entretien et de tenir informé le collaborateur des échéances à venir ainsi que des objectifs à atteindre.

Incorporer des outils d’évaluation variés

L’évaluation des employés constitue une méthode largement employée par les DRH. Ces derniers optent pour divers outils en vue d’évaluer les collaborateurs, parmi lesquels, l’auto-évaluation du personnel.

L’auto-évaluation est un processus généralement mis en place chaque mois par les services RH. Elle implique la soumission d’un questionnaire auquel le collaborateur doit répondre, avec des questions visant à l’encourager à définir ses propres compétences et caractéristiques. Cette méthode se révèle efficace pour inciter les employés à adopter une perspective réflexive et à s’évaluer eux-mêmes, tout en facilitant des dialogues constructifs durant les entretiens.

Par ailleurs, l’évaluation à 360 degrés est également un outil pertinent dans le contexte professionnel.

Il est essentiel de noter que ce processus d’évaluation repose sur le feedback des collaborateurs et s’adresse principalement aux managers. Son principe consiste à mener une évaluation complète sous différents angles, en impliquant tous les acteurs ayant un lien, qu’il soit direct ou indirect, avec le manager évalué. Cette méthode met l’accent sur les compétences professionnelles et les qualités comportementales de ce dernier. En outre, l’évaluation peut également englober des compétences en gestion, en communication, en prise de décision, en gestion des responsabilités ainsi que dans la qualité des interactions avec la clientèle.

Test et amélioration de la grille d’entretiens individuels

Avant de finaliser la conception d’une grille d’entretiens individuels, il est conseillé d’effectuer un test en la soumettant à un échantillon aléatoire de 5 à 10 participants. Il est également préférable de réaliser ces tests en impliquant des collaborateurs de différents groupes d’âge, de genres et de milieux socio-économiques.

Ensuite, il est essentiel d’identifier les questions qui suscitent des difficultés de compréhension ou qui donnent lieu à des réponses confuses voire incohérentes. En tant que DRH, il revêt une importance particulière de mener une analyse approfondie pour comprendre les principales raisons à l’origine de ces problèmes et d’apporter les ajustements requis.

Enfin, après quelques tests, il serait préférable de solliciter des retours de la part des managers afin de mieux appréhender ce qui fonctionne et ce qui pourrait être amélioré. En se basant sur ces retours, il convient d’apporter les modifications nécessaires à la grille d’entretiens individuels et de l’adapter aux évolutions en cours au sein de l’entreprise.

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Une caractéristique essentielle du SIRH HRMAPS est la flexibilité qu’il accorde dans la définition des critères d’évaluation et des questions posées. Cela signifie que les grilles d’entretiens peuvent être adaptées en fonction des besoins évolutifs de l’entreprise et des exigences changeantes des postes. Cette adaptabilité assure une adéquation continue entre les objectifs organisationnels et les évaluations individuelles.

L’aspect de centralisation des données est également indispensable. Le SIRH HRMAPS rassemble les informations issues des entretiens individuels dans une base de données unique. Cela facilite l’analyse comparative des performances individuelles et collectives, soutenant ainsi les stratégies de développement globales de l’entreprise.

Enfin, l’automatisation des rappels et des notifications constitue un élément clé pour maintenir la cadence des entretiens individuels. Le SIRH HRMAPS envoie des alertes, garantissant ainsi que les échéances soient respectées et que chaque étape est accomplie de manière opportune.

Le SIRH HRMAPS offre une solution robuste et agile pour la création de grilles d’entretiens individuels efficaces. Sa flexibilité, sa visibilité en temps réel, sa centralisation des données et son automatisation font de lui un outil précieux pour l’optimisation des entretiens annuelles, professionnelles, individuelles et de tous autres types d’évaluation.