Optimisation des évaluations annuelles : stratégies et bonnes pratiques

L’entretien annuel d’évaluation est un moment important dans la vie d’un collaborateur. C’est l’occasion pour lui de faire un bilan de ses performances et de ses objectifs. Or, une récente enquête révèle que les entretiens annuels d’évaluation sont souvent perçus comme lourds, stressants, et parfois bâclés. Pour redonner du souffle à ce process, nous vous prodiguons nos meilleurs conseils pour optimiser les évaluations annuelles.

Analyse de la situation actuelle

L’entretien annuel peut être une source de stress pour les employés. Pour cette raison, il est important d’instaurer une atmosphère de confiance dès le début et de veiller à mettre le collaborateur à l’aise tout en lui rappelant l’objectif de l’évaluation et ses avantages.

Petite précision, l’entretien annuel d’évaluation se différencie de l’entretien professionnel qui se tient quant à lui tous les deux ans. Ce dernier a pour objectif d’identifier et/ou d’envisager les perspectives d’évolution professionnelle du collaborateur.

En ce qui concerne l’analyse de la situation actuelle, il faut garder en tête que c’est un entretien qui va remplir un double objectif :

Identification des opportunités d’amélioration

L’entretien annuel est un moment d’échanges sur ce qui a été bien mené et ce qui aurait pu être mieux réalisé. Tout d’abord, il faut poser des questions ouvertes pour encourager le collaborateur à réfléchir sur ses propres performances et à identifier les domaines où il souhaite s’améliorer. De plus, le recours à ce type de question stimule la réflexion du collaborateur, l’incitant ainsi à prendre du recul sur ses réalisations et ses objectifs.

L’implication du collaborateur dans la définition d’un plan d’action concret pour améliorer les points identifiés, favorise un engagement actif de son propre perfectionnement, car il devient l’architecte de son propre plan d’amélioration.

Définition des objectifs d’optimisation de performance

L’entretien annuel, moment crucial pour faire le point et fixer des objectifs pour l’année suivante. Avant tout, en tant que manager, il faut fixer des objectifs annuels clairs, réalistes et précis. C’est-à-dire que les objectifs doivent être faciles à atteindre en fonction de la nature du poste de chaque collaborateur. Mais, malheureusement, la plupart des responsables RH ou managers ont tendance à imposer aux collaborateurs des actions à exécuter. Cela place les collaborateurs dans une situation délicate : ils peuvent soit accepter sans conviction, soit critiquer ou refuser l’objectif.

Il serait plus judicieux d’encourager les collaborateurs à proposer eux-mêmes leurs objectifs de progrès. Et donc, il revient au manager de valider l’objectif, de l’enrichir ou bien de le refuser en proposant autre chose. Une telle méthode est plus responsabilisante. De plus, cette relation devient plus complémentaire, car chacun est dans son rôle. Le collaborateur apporte une valeur ajoutée par son initiative et sa responsabilité, tandis que le manager a tout intérêt de reconnaître et valoriser le travail du collaborateur. La qualité d’un entretien dépend de cet équilibre dans la dynamique d’échange.

Méthodes et approches pour l’optimisation des évaluations annuelles

Pour que ces entretiens soient fructueux, il faut que le manager crée les conditions pour un dialogue harmonieux où chacun puisse s’exprimer comme il le désire tout en ayant l’attention du collaborateur.

Élaboration de critères d’évaluation pertinents et objectifs

Les critères de l’évaluation des collaborateurs reposent sur 3 dimensions essentielles :

Ses critères d’évaluation doivent être expliqués clairement et honnêtement par les managers. De plus, il faut garder en tête que le collaborateur va faire son auto-évaluation en mettant en avant les points positifs et les points à améliorer.

Mise en place d’un processus d’évaluation transparent et équitable

Avant de commencer à passer les entretiens, il est primordial d’expliquer aux collaborateurs comment et pourquoi ils seront évalués.

Généralement, les entretiens d’évaluations annuelles se déroules en 3 étapes :

Un autre point à souligner, lors des évaluations annuelles des objectifs, il est recommandé d’utiliser une grille d’analyse qui reprend tous les éléments à évaluer.

Bon à savoir ! Le logiciel SIRH HRMAPS est un outil RH qui offre une grande flexibilité dans la personnalisation des critères d’évaluation. Comme par exemple, la création des trames d’entretien sur mesure.

Utilisation des feedbacks constructifs et orientés solution

En entreprise, les feedbacks un peu rudes nuisent au moral des employés. C’est précisément cet effet que les managers peuvent éviter en utilisant la méthode du « feedback sandwich ». Ce type de feedback consiste à entourer une critique de deux compliments, comme dans un sandwich. Cela facilite d’une part la réception du feedback négative pour les collaborateurs, et d’autres part, l’échange entre les deux parties.

Autre point à souligner, il ne faut pas négliger l’impact du feedback positif sur la performance des employés. Il offre plusieurs avantages :

En encourageant l’apprentissage et en reconnaissant les efforts et les progrès des collaborateurs, le Growth Mindset des collaborateurs peut être développé. C’est un concept développé par la chercheuse en psychologie, Carol Dweck. Il est donc important que les échanges entre le manager et les collaborateurs stimulent une discussion positive et orientent l’échange sur le progrès.

« Aucun talent n’est réellement inné et l’on peut tous développer des aptitudes, à force de travail, de motivation et de positivisme au quotidien. »

Carol Dweck

Technologies et outils d’évaluation

Les solutions RH de gestion des entretiens regorgent dans le marché des logiciels SIRH. Contrairement à la méthode traditionnelle de réalisation des entretiens sous format Word ou Excel, qui présente des contraintes en termes d’usage et efficacité, que ce soit côté collaborateur ou manager.

Utilisation des logiciels de gestion des entretiens

Le logiciel de gestion des entretiens est considéré comme un véritable facilitateur RH. En effet, il permet de faciliter la planification, l’évolution et le suivi des entretiens. Il vise aussi à harmoniser le process et à fournir des données exploitables.

L’utilisation d’un logiciel de gestion des entretiens comme celui de HRMAPS offre de nombreux avantages.

En voici 3 principaux :

Recueil et analyse des résultats des entretiens annuels

La prise en compte du cadre légal est indispensable pour garantir la fiabilité et la pertinence des données collectées lors de l’entretien annuel. En effet, les données recueillies peuvent être utilisées à des fins de rémunération, de promotion ou de licenciement. Il est donc important de s’assurer que ces données soient collectées et traitées conformément aux obligations légales.

La collecte des données sur Excel ou sur papier est une démarche laborieuse et chronophage. Cependant, avant de franchir cette étape, il est important de noter que la saisie manuelle des données peut entraîner des erreurs telles que données erronées ou duplications. Cela peut compromettre la fiabilité des analyses basées sur des informations incorrectes. Pour cette raison, il est préférable de recourir à un logiciel de gestion des entretiens pour piloter les campagnes d’entretiens. En effet, ce dernier facilite le traitement automatique des données, réduisant ainsi le risque d’erreurs pendant les entretiens annuels.

Les avantages d’un SIRH pour l’entretien annuel

L’impact de l’usage d’un logiciel SIRH sur la qualité de la relation et de la communication ne doit pas être minimisé.

Parmi les avantages d’un logiciel SIRH :

Puisque les évaluations annuelles sont directement liées à l’évaluation des compétences, il est pertinent de recourir à un SIRH sur-mesure comme le logiciel SIRH HRMAPS.

Implication et formation des évaluateurs

L’entretien annuel d’évaluation est un véritable moment d’échange entre le manager et le collaborateur. En tant qu’action managériale de grande importance, il est essentiel de bien préparer les managers afin qu’ils soient capables de conduire cet entretien avec succès.

Formation des managers à l’évaluation objective et constructive

La formation des managers est indispensable pour rendre l’entretien annuel d’évaluation fécond. Tout d’abord, il est important de faire comprendre conscience aux managers l’objectif de cet entretien.

Pour enrichir ce moment d’échanges, de nombreuses entreprises proposent des outils complémentaires, tels que des évaluations à 360°, des bilans de compétences, des tests de personnalités… Ces outils sont particulièrement utiles à un certains moments-clé d’un parcours professionnel.

Élaboration de guidelines d’évaluation annuelle

Généralement, les managers sont perdus, ne sachant pas quels sujets aborder lors des entretiens annuels. En tant que RH, votre rôle consiste à orienter les managers vers la bonne direction. Dans ce cas, il faut leur fournir une guideline d’évaluation qu’ils pourront l’utiliser comme guide pour mener à bien leurs entretiens.
La guideline est un outil qui aide les managers à ajuster leur discours auprès des collaborateurs.

Elle inclut les points suivants :

Promotion de la communication et de l’écoute active lors des évaluations annuelles

L’entretien annuel doit être un échange, pas un monologue. Chacun doit avoir son temps de parole et le manager doit être ouvert aux objections du collaborateur, et surtout de les accepter. La réussite de l’entretien annuel est liée à l’ouverture d’esprit du manager et à sa capacité à écouter les critiques. L’écoute active consiste à creuser au-delà du pur verbal.

Mais pas que ça ! il est aussi essentiel prêter attention à la gestuelle et aux expressions du visage.

Un autre point à souligner, la clé de la réussite de l’entretien annuel tient à la variété des points de vue. L’un des méthodes utilisées pour réussir cette évaluation est la méthode de Six Chapeaux d’Edward de Bono.

ROI et bénéfices

Les évaluations annuelles sont un investissement rentable pour les entreprises. Elles permettent d’identifier les forces et les domaines d’amélioration, facilitant ainsi la mise en place de plans de développement personnalisés. Au-delà de l’impact individuel, les évaluations annuelles contribuent à améliorer la productivité globale, la gestion des talents et la culture de l’entreprise. Elles sont donc un outil stratégique pour optimiser les performances individuelles et collectives, offrant un rendement durable sur l’investissement consacré à la croissance et au succès de l’entreprise.

Mesure de l’impact des évaluations annuelles optimisées sur la performance des employés

Grâce à l’évaluation annuelle, il est possible de mesurer la performance d’un employé sur une période d’un an.

La performance globale d’un collaborateur est généralement évaluée en fonction de compétences de base et d’objectifs individuels liés à la gestion des performances. Cette évaluation est également l’occasion de faire le point sur les besoins et les attentes du collaborateur.

En impliquant les employés dans le processus d’évaluation, en recueillant leurs retours d’expérience et en encourageant la communication ouverte, les entreprises peuvent obtenir des informations pertinentes sur l’impact des évaluations, sur leur motivation, leur satisfaction au travail et leur développement professionnel.

Amélioration de la satisfaction et de l’engagement des employés

Les évaluations annuelles peuvent être un outil puissant pour augmenter la satisfaction des employés, mais à une seule condition : ne pas les considérer comme une simple corvée.

Si une bonne culture du feedback est en place et si les managers sont capables d’exprimer des compliments et de la reconnaissance et de formuler des critiques de manière valorisante, les entretiens d’évaluation peuvent :

Renforcement de la culture de la performance et de l’amélioration continue

Une étude de l’Université de Columbia révèle que les organisations ayant une mauvaise culture interne sont « 48 % plus susceptibles de connaître un taux de rotation élevé que celles qui excellent dans ce domaine ».

Les entretiens annuels se présentent comme une opportunité stratégique incontournable. Au-delà de son aspect traditionnel d’évaluation, cet entretien devient une méthode puissante pour instaurer et renforcer une culture d’entreprise axée sur la haute performance.

Le renforcement de la culture de performance ne se limite pas à l’évaluation des performances passées. Elle doit également porter sur la définition d’objectifs ambitieux et mesurables, ainsi que sur la mise en place de plans de développement personnalisés. Ces plans contribuent à l’amélioration continue des employés, en leur encourageant à repousser leurs limites et à contribuer au succès de l’entreprise.