Réussir sa GPEC : stratégies et conseils pour une Gestion Prévisionnelle efficace des Emplois et des Compétences

La compétence, dans sa définition la plus large, est au cœur des défis auxquels sont confrontées toutes les entreprises en constante évolution. Dans le domaine des ressources humaines, la priorité réside dans la mise en œuvre d’une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) et/ou d’une Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels en Entreprise (GEPP) afin de s’aligner sur la stratégie globale et de soutenir les transformations internes.

En effet, la GPEC en entreprise se positionne comme une stratégie managériale à part entière. Il s’agit d’un outil de gestion des ressources humaines préventif, visant à analyser les contraintes imposées par l’environnement et à prendre des décisions stratégiques pour relever au mieux les défis de demain. Cette démarche revêt une importance cruciale pour la pérennité de l’entreprise, car elle répond à une question fondamentale : comment garantir la présence des compétences adéquates au bon endroit et au bon moment pour déployer efficacement sa stratégie propre.

Quels sont donc les enjeux de la GPEC ? Comment la mettre en place de manière efficiente ? Et quels sont les avantages apportés ?

Décryptage.

Comprendre les enjeux de la GPEC

La GPEC, en tant que levier fondamental de la stratégie des ressources humaines, constitue un instrument dédié à l’optimisation de la structure organisationnelle au sein d’une entreprise. Son objectif primordial réside dans l’adéquation entre les compétences des collaborateurs et les postes qui leur sont assignés, afin de répondre efficacement aux impératifs de recrutement de l’entreprise. Les initiatives déployées par la GPEC sont alignées sur les objectifs stratégiques de la société.

La mise en œuvre d’une politique GPEC nécessite donc la réalisation d’un diagnostic exhaustif de la situation actuelle.

Ce diagnostic repose sur l’analyse de données existantes et la collecte d’informations pertinentes. Il vise à identifier les besoins en compétences, les postes susceptibles d’être vacants, ainsi que les rôles obsolètes nécessitant une évolution.

Anticiper les mutations et les besoins en compétences

La mondialisation, la digitalisation des sociétés, les nouvelles attentes des employés et les aspirations professionnelles différentes des nouvelles générations, ont engendré des bouleversements significatifs dans l’économie et le monde du travail. Cependant, il est tout à fait possible pour les entreprises d’anticiper les mutations économiques de leur secteur d’activité ou de leur territoire afin de s’adapter de manière plus efficace à ces changements. En effet, face à cette dynamique évolutive, la GPEC se positionne comme un outil stratégique essentiel. En effet, elle permet aux entreprises d’anticiper avec précision les évolutions à venir dans leur secteur d’activité ou sur leur territoire, offrant ainsi la possibilité de mettre en place des initiatives ciblées pour préparer leurs équipes à ces changements et assurer leur adaptabilité optimale.

Mobiliser et développer les ressources internes

La GPEC représente une démarche stratégique anticipative, offrant une vision prospective des ressources humaines tout en alignant de manière cohérente les objectifs stratégiques de l’entreprise avec la planification des effectifs et le développement des compétences.
En effet, la mise en place d’une GPEC robuste confère aux entreprises la capacité de prévoir les compétences nécessaires pour relever les défis futurs. Elle permet également d’identifier les écarts entre les compétences existantes au sein de l’organisation et celles qui seront requises à l’avenir. En mettant en œuvre des plans d’action ciblés, la GPEC offre un cadre méthodique pour combler ces écarts, favorisant ainsi une gestion proactive des talents et une optimisation des ressources internes. En unissant la vision stratégique de l’entreprise à une planification des ressources humaines avisée, la GPEC devient un levier puissant pour maximiser le potentiel des collaborateurs et assurer la pérennité de l’organisation.

Prévenir les risques liés à l’emploi et aux compétences

Il est important de noter, d’un autre côté, que l’outil GPEC est essentiel pour analyser avec précision le personnel existant ainsi que les besoins en termes d’emplois. En adoptant cette approche, l’entreprise peut proactivement anticiper divers risques, notamment les départs éventuels et ainsi atténuer les fluctuations qui pourraient en découler.

L’utilisation de la GPEC ne se limite pas à une simple gestion réactive des effectifs ; elle constitue également une réponse proactive à différentes problématiques organisationnelles.
En effet, la GPEC offre la possibilité d’optimiser le bien-être des salariés et leur motivation en favorisant le développement de leurs compétences. Cette démarche stratégique permet non seulement aux employés de monter en compétences, mais crée également une dynamique positive, les incitant à percevoir leur évolution au sein de l’entreprise.

En mettant en œuvre la GPEC de manière proactive, l’entreprise peut non seulement prévenir les risques liés à l’emploi et aux compétences mais également favoriser un environnement propice à la croissance professionnelle et à la productivité globale.

Étapes clés pour la mise en œuvre de la GPEC

Pour garantir une mise en œuvre efficace de la GPEC, il est primordial de débuter par l’identification et l’analyse exhaustive des postes existants, en extrayant l’ensemble du référentiel de compétences associé. La mise en place d’un SIRH s’avère par conséquent essentielle. Grâce au SIRH, des indicateurs GPEC sont disponibles pour suivre de manière précise l’évolution des compétences au sein de l’entreprise.
Par la suite, il convient d’élaborer un plan d’action en cohérence avec les résultats du diagnostic, afin de réussir le déploiement de la GPEC. L’amorce des étapes du diagnostic et du plan d’action GPEC ne suffit pas à garantir le succès ; il est tout aussi nécessaire d’analyser attentivement les résultats obtenus et de dresser un bilan, tant qualitatif que quantitatif. Cette évaluation permettra d’ajuster et d’optimiser les futures initiatives en matière de gestion des compétences et des emplois, favorisant ainsi une évolution continue et adaptative de la GPEC au sein de l’entreprise.

Réaliser un diagnostic préalable

Le déploiement d’une démarche GPEC s’articule autour de 3 grandes étapes.

La première phase nécessite la réalisation d’un diagnostic approfondi. Cette étape élémentaire consiste à établir un état des lieux des ressources existantes, formant ainsi une cartographie des compétences et des métiers au sein de l’entreprise. Ce diagnostic vise à mettre en lumière les forces de l’entreprise tout en identifiant ses faiblesses et les aspects nécessitant une attention particulière.

Au cours de la deuxième étape, les besoins en compétences et en effectif sont soigneusement identifiés. Cette analyse approfondie a pour objectif de définir les enjeux relatifs aux formations, aux recrutements et à la gestion des carrières à moyen terme

En résultat de ce diagnostic organisationnel, une stratégie peut être élaborée, orientant les actions futures de l’entreprise pour assurer une gestion proactive et efficace de ses ressources humaines.

Définir une stratégie et des objectifs clairs

Dans la phase finale de ce processus, il est possible d’établir une stratégie.
Une analyse approfondie sera menée sur les formations prioritaires à offrir afin de favoriser le développement des compétences des collaborateurs. La mise en place d’une politique de recrutement visant à attirer des talents dotés des compétences nécessaires sera également examinée. À ce stade, il est vivement recommandé de solliciter l’avis du comité d’entreprise et des partenaires sociaux, car leurs contributions peuvent enrichir les débats et renforcer la pertinence des décisions prises. Une fois les mesures définies, leur mise en œuvre sera amorcée, avec la possibilité d’ajustements si nécessaires tout au long du processus.

Identifier et analyser les métiers et compétences clés

L’identification et l’analyse des métiers et compétences représentent une étape fondamentale dans la GPEC. Ce processus engage ainsi une analyse approfondie des activités de l’entreprise, de son environnement, ainsi que de ses objectifs à moyen et long terme.

En étroite collaboration avec les responsables RH, les managers de chaque département participent à la cartographie des postes clés et à la détermination des compétences nécessaires pour atteindre les objectifs stratégiques. Cette approche permet à l’organisation d’avoir une vision claire des compétences essentielles, d’anticiper les évolutions du marché du travail et de mettre en place des plans de formation et de développement visant à assurer la pérennité de ces compétences au sein de l’entreprise.

Une fois les métiers et compétences clés identifiées, la GPEC aide à procéder à une analyse approfondie pour évaluer la disponibilité actuelle de ces compétences au sein de l’organisation. Cela peut impliquer des évaluations individuelles, des entretiens avec les collaborateurs, et des analyses des éventuelles lacunes à combler.

Élaborer des plans d’actions adaptés

En parallèle, la GPEC intègre les évolutions technologiques, les changements dans l’environnement économique et les tendances du marché du travail pour anticiper les futurs besoins en compétences. Cette analyse approfondie permet de concevoir des plans d’action concrets, tels que la mise en œuvre de programmes de formation, le recrutement ciblé, ou encore le développement des talents internes. L’objectif de ces initiatives est d’assurer que l’organisation dispose des compétences requises pour atteindre ses objectifs stratégiques dans un contexte en perpétuelle évolution.

Outils et méthodes pour une GPEC réussie

Pour évaluer efficacement les compétences des collaborateurs par rapport aux objectifs organisationnels, plusieurs outils clés peuvent être employés :

En combinant ces outils, il devient possible d’avoir une vision instantanée de la situation de l’entreprise. Cela inclut la répartition des collaborateurs par service, les compétences requises pour chaque poste et les compétences actuelles détenues par chaque collaborateur. Cette base d’informations peut être utilisée pour savoir dans quelle direction se rendre. Il devient alors plus facile de déterminer les compétences manquantes chez un collaborateur en particulier, ainsi que d’identifier des pistes d’amélioration ou d’évolution pour certains postes. En somme, cette approche permet d’optimiser la gestion des compétences au sein de l’entreprise.

Utilisation de solutions SIRH pour la gestion des compétences

La gestion des compétences constitue une préoccupation primordiale pour toutes organisations fortement influencées par les avancées technologiques de l’information. Ainsi, l’intégration de logiciels spécifiquement conçus pour cette démarche assure une gestion des compétences plus intelligente, rapide et précise.

Les départements des ressources humaines ainsi que les opérationnels doivent disposer d’un accès complet aux données pertinentes relatives aux collaborateurs, comprenant entre autres :

Un logiciel de gestion des compétences centralise l’ensemble de ces données, simplifiant ainsi leur mobilisation au service de l’organisation et favorisant le développement des collaborateurs.

Méthodes d’évaluation des compétences

Il arrive fréquemment que les collaborateurs ne mettent pas en lumière toutes les compétences qu’ils possèdent. Il peut s’agir de compétences personnelles développées au fil des années, ou de compétences techniques acquises en dehors de l’entreprise.

Afin de remédier à cette lacune, une approche recommandée consiste à encourager les collaborateurs à entreprendre un bilan de compétences. Cette initiative sert à révéler des compétences jusque-là méconnues, qu’il s’agisse de nouvelles acquisitions ou de compétences sous-estimées, lesquelles peuvent être stratégiquement intégrées dans l’évolution de l’entreprise.

Le bilan de compétences émerge ainsi comme un outil précieux visant à maximiser le potentiel de chaque individu au sein de l’organisation. Il offre une vision globale des compétences disponibles, qu’elles soient de nature personnelle ou technique.

Naturellement, d’autres entretiens au sein de l’entreprise peuvent contribuer à l’évaluation des compétences, tels que les entretiens individuels, les évaluations de compétences, les retours d’expérience et bien d’autres encore. Cette approche garantit une compréhension précise des compétences existantes et des lacunes à combler avant la mise en place de plans de développement.

Techniques de formation et de développement des compétences

Au cours des évaluations, il est parfois possible d’identifier des lacunes au niveau de certaines compétences. Dans ce genre de situation, il serait préférable de proposer des formations ciblées, afin de les combler ou de les peaufiner.

L’utilisation d’un logiciel RH s’avère essentielle pour comprendre, gérer et mieux suivre les compétences au sein d’une entreprise. À cet égard, voici des suggestions de techniques de formation et de développement des compétences, non exhaustives :

L’intégration de ces techniques dans la GPEC permet le développement des compétences nécessaires au sein de l’organisation, assurant ainsi une meilleure adaptation aux changements et aux évolutions du marché.

Les bénéfices d’une GPEC efficace

La GPEC (ou la démarche GEPP), désormais obligatoire pour les entreprises dépassant les 300 employés, présente une série d’avantages significatifs. Tout d’abord, elle se distingue par sa capacité à effectuer une analyse approfondie des forces et faiblesses de l’entreprise.

À travers une gamme d’outils spécialisés, la GPEC permet d’établir un bilan exhaustif des compétences et profils des collaborateurs. Ce bilan offre une vision macroscopique en identifiant les points forts et faibles au sein de la structure organisationnelle. De plus, la GPEC facilite la planification des besoins en compétences essentielles pour l’entreprise.

En évaluant les compétences des salariés, elle permet de repérer les lacunes ou les domaines nécessitant un renforcement. En parallèle, la GPEC engendre une motivation accrue chez les collaborateurs, impactant ainsi la performance de l’entreprise.

Enfin, la GPEC offre la possibilité d’anticiper les départs futurs, qu’il s’agisse de départs à la retraite ou de postes caractérisés par un fort taux de rotation. La pyramide des âges fournit une vue d’ensemble de la répartition des tranches d’âge parmi les collaborateurs, permettant ainsi de prévoir le moment des départs à la retraite et de planifier leur remplacement en conséquence.

Réactivité et adaptabilité face aux changements

La création d’un climat de confiance et la fidélisation des collaborateurs nécessitent la mise en place d’une stratégie RH réfléchie. Pour ce faire, une veille stratégique rigoureuse est essentielle afin d’anticiper les évolutions du marché et de maintenir une longueur d’avance.

La promotion de la formation continue émerge comme un levier crucial dans cette démarche, permettant d’actualiser et de perfectionner les compétences des équipes. En parallèle, la flexibilité des effectifs, ajustée selon les besoins concrets, constitue une pratique avisée pour s’adapter efficacement aux changements.
Dans cette perspective, l’implication active des collaborateurs revêt une importance primordiale. Favoriser une culture d’innovation et de proactivité au sein de l’entreprise stimule l’engagement des équipes et renforce leur capacité à s’adapter aux évolutions du contexte professionnel.

Parallèlement, une communication transparente s’avère indispensable pour faciliter l’acceptation du changement.

En impliquant les collaborateurs dans le processus décisionnel, un sentiment d’appartenance et de responsabilité s’instaure, renforçant ainsi la cohésion et la motivation.

Valorisation et motivation des collaborateurs

La GPEC a plus d’un tour dans son sac, assurant notamment la stabilité professionnelle et stimulant la motivation des employés.

L’anticipation des besoins futurs incite naturellement à la montée en compétences et à l’acquisition de nouvelles qualifications, favorisant ainsi le maintien de la compétitivité. Cette démarche offre aux collaborateurs une perspective d’évolution et crée en eux un sentiment de croissance, contribuant à les rendre plus performants dans leurs missions. En conséquence, cela renforce leur implication et motivation au sein de l’entreprise.

En d’autres termes, la GPEC va bien au-delà de la simple gestion du parcours du salarié et des compétences. Elle joue un rôle élémentaire dans la création d’un environnement propice au développement professionnel, à la valorisation des individus et à l’élévation du niveau de motivation au travail.

Optimisation des ressources humaines et financières

La GPEC a également pour rôle d’optimiser les ressources humaines et financières, en anticipant les besoins en compétences de l’entreprise. En identifiant les compétences nécessaires à court, moyen et long terme, elle facilite une gestion efficace des postes, contribuant ainsi à la réduction des coûts liés au recrutement. Cela s’accomplit en favorisant la mobilité interne, en développant les compétences internes et en limitant les recrutements externes, tout en évitant les formations inutiles.

L’alignement stratégique entre les objectifs de l’entreprise et les compétences disponibles constitue un élément clé. Cette synchronisation favorise une meilleure performance organisationnelle, tout en simplifiant la gestion des départs et des successions. Ainsi, la GPEC émerge comme un levier stratégique fondamental permettant de maximiser l’efficacité opérationnelle et financière de l’organisation.

Défis et solutions pour la gestion de la GPEC

Les défis liés à la GPEC sont nombreux, mais il est important de souligner que cette approche offre une multitude d’avantages. Cependant, pour en garantir une mise en œuvre efficace, une coordination étroite entre les différents départements de l’entreprise s’avère indispensable.

La collaboration harmonieuse entre les équipes des ressources humaines, les responsables opérationnels et les dirigeants constitue un facteur clé pour la réussite de la GPEC. Cette coopération permet d’assurer une intégration cohérente de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, alignée sur les objectifs globaux de l’organisation. En favorisant cette synergie, les entreprises peuvent renforcer leur agilité face aux changements et garantir la pérennité de leurs ressources humaines.

Surmonter les obstacles à la mise en place de la GPEC

Lors de la mise en place de la GPEC, plusieurs obstacles peuvent se présenter, notamment en termes de temps et de budget.

En ce qui concerne le temps, la GPEC offre l’avantage d’intégrer le développement professionnel dans la routine quotidienne. Des approches telles que des séances courtes mais régulières, comme des micro-apprentissages via une plateforme digitale, des sessions de mentorat succinctes et la lecture régulière d’articles peuvent être adoptées. Ainsi, l’apprentissage devient une composante aussi cruciale que n’importe quelle autre responsabilité du poste. Pour optimiser le temps disponible, encourager l’auto-apprentissage émerge comme une stratégie efficace.

En ce qui concerne le budget, même si les contraintes financières peuvent représenter un défi, il est essentiel de ne pas sous-estimer les ressources internes disponibles. Une alternative économique consiste à multiplier les bénéfices d’une formation en formant initialement un seul collaborateur. Celui-ci devient ensuite responsable de la formation de ses collègues, favorisant ainsi la cohésion de groupe et la collaboration.