GEPP : les étapes clés pour transformer votre gestion RH

Qu’est-ce que la GEPP et pourquoi est-elle cruciale pour l’entreprise ?

La gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP), anciennement désignée sous l’acronyme GPEC, est une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences qui vise à anticiper les besoins futurs en ressources humaines d’une organisation, tout en accompagnant les collaborateurs dans l’évolution de leurs parcours professionnels.

Instaurée par la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, la GEPP remplace officiellement la GPEC et enrichit son périmètre en intégrant une dimension plus forte autour des parcours individuels, de la mobilité interne et du développement des compétences. En France, elle représente une obligation légale pour les entreprises de plus de 300 salariés, qui doivent engager des négociations avec leurs partenaires sociaux tous les trois ans.

Cette réforme a notamment conduit à la création du Compte Personnel de Formation (CPF) et du Conseil en Évolution Professionnelle (CEP), deux dispositifs qui donnent aux salariés davantage d’outils pour piloter leur évolution professionnelle tout au long de leur carrière professionnelle. Elle a également renforcé les obligations des employeurs, en matière d’accompagnement des parcours professionnels et de développement des compétences, en intégrant ces enjeux au cœur de la gestion des ressources humaines.

De même, au-delà de l’obligation réglementaire, la GEPP répond à des enjeux stratégiques majeurs :

• Anticiper l’obsolescence des compétences
• Sécuriser les parcours professionnels des salariés
• Renforcer la fidélisation des talents
• Maintenir la compétitivité et l’attractivité de l’entreprise

La mise en place d’une GEPP structurée est donc bien plus qu’une formalité administrative : c’est un investissement stratégique pour l’agilité et la pérennité de l’entreprise.

Étape 1 : Cadrage et planification du projet GEPP en amont

Toute démarche GEPP réussie commence par une phase de cadrage et de planification rigoureuse. Cette étape fondatrice détermine les conditions de succès de l’ensemble du processus.

La première action consiste à constituer un comité de pilotage dédié. Ce comité doit réunir les parties prenantes essentielles : la direction des ressources humaines, la direction générale, les managers opérationnels et les représentants du personnel (CSE). L’implication de la direction générale dès le début est un facteur clé : elle garantit l’alignement de la démarche GEPP avec la vision stratégique de l’entreprise et lui confère la légitimité nécessaire pour mobiliser l’ensemble des acteurs.

La deuxième action clé est la définition des objectifs stratégiques de la démarche GEPP. Ces objectifs doivent être précis, mesurables et cohérents avec les ambitions à moyen terme de l’organisation.

Enfin, la planification doit inclure un plan de communication interne structuré. Les salariés et les managers doivent comprendre l’objectif de la GEPP, son calendrier et les bénéfices qu’ils en retireront. Une communication transparente dès le début réduit les résistances au changement et favorise l’adhésion collective.

Étape 2 : Réaliser un état des lieux précis des ressources humaines

On ne peut pas piloter vers une destination sans savoir d’où l’on part. C’est tout l’enjeu de cette deuxième étape : dresser un état des lieux des ressources humaines contingentes.

La cartographie des ressources actuelles repose sur plusieurs analyses complémentaires :

• L’analyse de la pyramide des âges : elle permet d’identifier les déséquilibres générationnels, d’anticiper les départs à la retraite et de planifier les transferts de compétences entre générations
• L’identification des compétences disponibles : chaque poste, chaque collaborateur fait l’objet d’un recensement des savoir-faire techniques, des savoir-être et des qualifications certifiées. Cette analyse nourrit la cartographie des compétences, outil central de la GEPP.
• L’analyse des données quantitatives RH : taux de turnover par département, absentéisme, durée moyenne dans le poste, taux de mobilité interne… Ces indicateurs révèlent les zones de fragilité organisationnelle. La qualité de cet état des lieux conditionne directement la pertinence des décisions qui suivront

Un diagnostic bâclé ou basé sur des données incomplètes conduit inévitablement à des plans d’action RH inefficace. Il est donc recommandé de dédier du temps et des ressources suffisantes à cette phase, en impliquant les managers qui connaissent les réalités du terrain. C’est pour cette raison, les entreprises qui s’appuient sur un logiciel SIRH performant disposent d’un avantage considérable : les données sont centralisées, fiables et facilement exploitables, évitant les pertes de temps liées à la collecte manuelle d’informations dispersées dans des fichiers hétérogènes.

Étape 3 : Anticiper les besoins futurs et les évolutions des métiers

Anticiper les besoins futurs en compétences et les évolutions des métiers constitue le cœur d’une démarche GEPP efficace. À ce stade, il ne s’agit plus seulement d’analyser l’existant, mais d’anticiper les transformations à venir pour adapter l’organisation avant qu’elle ne subisse les changements.

Cette anticipation repose sur plusieurs facteurs : les évolutions technologiques, les mutations du marché, mais aussi les transformations internes de l’entreprise. Tous ces éléments influencent directement les métiers, certains disparaissant progressivement, tandis que d’autres émergent ou se transforment en profondeur.

Pour cette raison, les entreprises doivent être capables de projeter leurs besoins en compétences à court, moyen et long terme. Cela implique d’identifier les métiers en tension, les compétences critiques à développer, mais aussi les savoir-faire qui risquent de devenir obsolètes. Cette vision prospective permet d’orienter les décisions RH de manière stratégique : recrutement, formation, mobilité interne ou encore reconversion professionnelle.

Étape 4 : L’analyse des écarts ou « Gap Analysis » des compétences

L’analyse des écarts, ou Gap Analysis, est le cœur analytique de la démarche GEPP. La GAP analysis est une méthode permettant d’évaluer l’écart entre les compétences réelles des employés et celles attendues. Autrement dit, elle permet de comprendre les écarts par rapport aux objectifs fixés et aux résultats obtenus. Une fois cet écart identifié, il devient possible de déterminer les causes des échecs et d’élaborer les solutions appropriées.

Pour être pleinement fiable et exploitable, la Gap Analysis doit s’appuyer sur une cartographie des compétences exhaustive, structurée et régulièrement mise à jour. Sans cette base solide, l’analyse risque d’être biaisée et de conduire à des décisions inadaptées. C’est pourquoi les organisations qui disposent d’outils RH de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences gagnent en précision et en efficacité, tout en réduisant considérablement le temps consacré à la consolidation des données.

L’outil GEPP de HRMAPS facilite considérablement l’exercice de l’analyse des écarts de compétences. Il permet de visualiser en un coup d’œil les gaps entre le niveau des compétences acquises et celles attendues. Les résultats sont présentés sous forme de tableaux clairs et facilement interprétables, offrant une lecture instantanée des écarts. Cette visualisation simplifiée permet d’identifier rapidement les besoins en formation et en développement des compétences, afin d’améliorer la stratégie GEPP.

Étape 5 : Construction du plan d’action pour réduire les écarts

À partir de la “Gap Analysis”, l’entreprise peut désormais construire son plan d’action GEPP. Ce plan détaille les stratégies RH à mettre en œuvre pour combler les écarts identifiés et aligner les ressources humaines sur les besoins futurs.

Les leviers disponibles sont multiples et complémentaires :

Mobiliser les leviers de formation et de certification (CPF, VAE, OPCO)

Parmi les outils de développement des compétences, plusieurs dispositifs institutionnels méritent une attention particulière dans la mise en œuvre de la GEPP :

• Le CPF (Compte Personnel de Formation) : chaque salarié dispose d’un crédit formation qu’il peut mobiliser pour financer une certification reconnue. L’entreprise peut abonder ce CPF pour accélérer le développement de compétences stratégiques
• La VAE (Validation des Acquis de l’Expérience) : elle permet à un collaborateur de faire reconnaître officiellement les compétences développées tout au long de sa carrière, sans nécessairement suivre une formation longue. La VAE est particulièrement pertinente pour sécuriser les parcours professionnels des collaborateurs expérimentés
• Les OPCO (Opérateurs de Compétences) : ces organismes financent les actions de formation des entreprises selon leur branche professionnelle. Solliciter son OPCO dès la conception du plan de formation permet d’optimiser les financements disponibles et d’alléger le budget formation de l’entreprise.

Favoriser la mobilité interne et ajuster la stratégie de recrutement

La mobilité interne est souvent le levier le plus sous-exploité des stratégies GEPP. Pourtant, ses avantages sont considérables : elle fidélise les talents, valorise les compétences existantes et réduit les coûts liés au recrutement externe.

Pour la développer efficacement, plusieurs actions sont recommandées :

• Cartographier les passerelles possibles entre métiers pour identifier les mobilités fonctionnelles ou géographiques réalisables
• Mettre en place un référentiel d’emploi interne accessible à l’ensemble des collaborateurs
• Former les managers à accompagner les mobilités sans les percevoir comme une perte pour leur équipe
• Valoriser la mobilité dans la culture d’entreprise comme un signe de dynamisme et une source d’opportunités

Étape 6 : La mise en œuvre opérationnelle et l’accompagnement du changement

Le passage de la planification à la mise en œuvre est souvent l’étape la plus délicate. C’est là que les démarches GEPP échouent le plus fréquemment : non pas par manque de pertinence analytique, mais par défaut d’accompagnement humain.

Plusieurs principes guident un déploiement réussi :

• Impliquer les managers
• Maintenir une communication transparente avec les collaborateurs
• Anticiper et gérer les résistances au changement

Étape 7 : Le suivi des indicateurs et l’évaluation de la performance du plan

Déployer une démarche de GEPP ne suffit pas : encore faut-il en mesurer l’efficacité dans la durée. Cette étape consiste à évaluer les actions RH mises en œuvre et de les réajuster si nécessaire aux nouveaux besoins.

Dans ce cas, il est essentiel d’instaurer un pilotage RH structuré et continu du plan de GEPP :

• Suivi des indicateurs de performance : définir et suivre des KPI RH pertinents permet de mesurer concrètement l’atteinte des objectifs fixés. Parmi les indicateurs clés : taux de satisfaction des collaborateurs, taux de mobilité interne ou encore taux de turnover
• Évaluation périodique : organiser des évaluations régulières (trimestrielles ou semestrielles) permet d’analyser le degré de satisfaction des collaborateurs pour comprendre leur engagement global.  Un haut niveau de satisfaction reflète non seulement une atmosphère positive au sein de l’entreprise, mais également une bonne adéquation entre les aspirations individuelles et les objectifs de l’entreprise
• Retour d’expérience : recueillir les feedbacks des collaborateurs, managers et équipes RH est indispensable pour affiner le plan de GEPP. Cette approche favorise une amélioration continue et garantit l’alignement du plan avec les besoins réels du terrain

Les outils technologiques pour simplifier et pérenniser la démarche GEPP

Gérer une GEPP sur Excel, c’est possible. Mais c’est une source de stress permanente. Données RH obsolètes, fichiers multiples, erreurs de consolidation, temps perdu à mettre à jour des matrices qui ont évolué entre-temps…

Une démarche GEPP solide ne repose pas sur un seul document ou un seul logiciel. Elle s’appuie sur un ensemble d’outils RH complémentaires, qui, utilisés conjointement, permettent de piloter la gestion prévisionnelle des emplois et des parcours professionnels avec rigueur et cohérence.

Tour d’horizon des outils incontournables :

• Les fiches de postes et référentiels de compétences : ils constituent la base de la GEPP. Ils définissent les missions de chaque métier et les compétences attendues, servant de référence commune pour l’ensemble des processus RH
• La grille d’évaluation des compétences : elle permet de mesurer le niveau des compétences requises des salariés par rapport aux niveau attendu, afin d’identifier rapidement les forces et les axes de progression
• Le plan de développement des compétences : il transforme les écarts identifiés en actions concrètes de formation, afin de garantir l’alignement des compétences des équipes avec les besoins futurs de l’entreprise

Le cadre légal et le dialogue social : négocier l’accord GEPP

En France, la GEPP est encadrée par le Code du travail. Les entreprises de 300 salariés et plus, sont tenus de négocier un accord d’entreprise sur la GEPP tous les 3 ans.

Cet accord constitue un cadre structurant pour anticiper les évolutions des métiers, accompagner les transformations de l’organisation et sécuriser les parcours professionnels. Il permet surtout de co-construire une politique RH équilibrée, en intégrant les attentes de l’ensemble des parties prenantes.

Pourquoi négocier un accord GEPP ?

Du côté de l’employeur, la GEPP représente un levier stratégique pour renforcer sa compétitivité, structurer sa gestion des ressources humaines et améliorer son attractivité. Parallèlement, pour les représentants du personnel, elle constitue un outil clé pour valoriser les compétences, sécuriser les parcours professionnels et encourager les évolutions de carrière. En ce sens, l’accord GEPP dépasse la simple obligation réglementaire : il devient un véritable outil d’équilibre entre performance économique et développement durable des talents.

Cette négociation s’articule autour de thèmes obligatoires qui structurent la démarche GEPP :

• La mise en place d’un dispositif de GEPP, intégrant notamment les enjeux de transition écologique, ainsi que les mesures d’accompagnement associées
• Les conditions de mobilité professionnelle ou géographique interne à l’entreprise
• Les grandes orientations à trois ans de la formation professionnelle et les objectifs du plan de développement des compétences
• Les perspectives de recours aux différents contrats de travail, au temps partiel et aux stages, ainsi que les actions visant à limiter les emplois précaires
• Les modalités d’information des entreprises sous-traitantes sur les orientations stratégiques impactant leurs métiers, l’emploi et les compétences
• Le déroulement de carrière des salariés exerçant des responsabilités syndicales

L’interlocuteur de cette négociation est le Comité Social et Économique (CSE). Loin de constituer un obstacle à contourner, il peut se révéler un allié de premier ordre pour favoriser l’adhésion des collaborateurs à la démarche GEPP. Un accord GEPP négocié dans un véritable esprit de co-construction génère un niveau d’engagement collectif.

En l’absence d’accord à l’issue de la négociation, l’employeur est tenu de consigner dans un procès-verbal de désaccord les mesures qu’il entend appliquer de manière unilatérale.

Pour les organisations de moins de 300 salariés, aucune obligation formelle ne s’impose. Engager néanmoins une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, même sans cadre de négociation structuré, constitue une décision de gestion avisée, dont les bénéfices se manifestent à moyen et long terme.

Comment l’outil GEPP HRMAPS facilite la gestion prévisionnelle des emplois

L’outil GEPP de HRMAPS transforme la gestion prévisionnelle des emplois en un processus structuré, fluide et orienté performance. Là où les approches traditionnelles peinent à relier stratégie, compétences et parcours professionnels, HRMAPS propose une vision globale et connectée de l’ensemble du cycle de vie des talents.

Un outil GEPP complet, au service du pilotage des talents

Conçu pour aligner les compétences, les métiers et les trajectoires professionnelles, l’outil GEPP HRMAPS offre un ensemble de fonctionnalités clés pour piloter efficacement les ressources humaines :

• Création des plans de carrière adaptés aux souhaits d’évolution de chaque collaborateur, à ses compétences acquises et requises, et alignés sur la stratégie de développement de l’organisation. Chaque talent bénéficie ainsi d’une trajectoire professionnelle claire et personnalisée
• Génération d’une cartographie des compétences présentes dans l’entreprise, avec détection des écarts afin de mettre en place des plans d’action RH ciblés pour accompagner la montée en compétences des collaborateurs
• Anticipation des besoins en mobilité fonctionnelle ou géographique et identification des successeurs potentiels grâce à un système de notation et de recommandations internes
• Identification des talents à fort potentiel, création des plans de succession performants et déploiement des actions de développement des compétences
• Génération automatique des listes des potentiels selon des critères objectifs (talents confirmés, hauts potentiels, collaborateurs en progression. Les équipes RH disposent ainsi d’un tableau de pilotage clair pour orienter leurs décisions, structurer les parcours et améliorer la gestion du personnel
• Intégration du plan de formation à la GEPP, permettant d’aligner directement les besoins en compétences avec les actions de formation. Les compétences à développer sont identifiées rapidement, et des plans de formation personnalisés sont construits en parfaite cohérence avec la stratégie de l’organisation

La conformité réglementaire, assurée en toute sérénité !

Au-delà du pilotage RH, le logiciel SIRH HRMAPS permet de sécuriser l’ensemble des obligations réglementaires liées à la GEPP. La solution facilite notamment la gestion des entretiens de parcours professionnels et des bilans à 8 ans, le suivi des plans de développement des compétences, ainsi que la génération d’indicateurs RH fiables et conformes aux exigences légales.

Grâce à une centralisation et une fiabilisation des données RH, vous disposez à tout moment d’informations à jour et directement exploitables. Que ce soit dans le cadre du dialogue social, des échanges avec le CSE ou lors d’audits, les données sont accessibles instantanément, simplifiant vos démarches et renforçant la transparence.

HRMAPS vous aide ainsi à garantir la conformité de vos pratiques RH tout en facilitant le pilotage et la valorisation de votre stratégie GEPP.