Difficultés dans le déploiement d’une solution SIRH : expériences clients

La maturité RH et les ambitions

Notre solution SIRH HRMAPS, comme d’autres sur le marché, permet un grand nombre de fonctionnalités, qui sont de nature, lors des démonstrations (mais aussi des 1ères phases de déploiement), à faire rêver nos interlocuteurs RH en termes d’optimisation voire de création de processus RH automatisés. Néanmoins, nous constatons bien souvent des ambitions sur « le papier » qui dépassent de très loin la maturité RH des processus à date chez les clients. Il est souvent compliqué de mener en même temps un déploiement, une démarche de création de nouveaux processus RH ainsi qu’une mise à plat des processus existants. En effet, nous recommandons une progression en 2 étapes :

• Mettre en place une digitalisation des processus existants tout en permettant un toilettage, une optimisation de ceux-ci sans pour autant bousculer totalement les habitudes du service RH mais aussi des managers (notamment sur les fonctionnalités de type entretiens, validation de demandes de formation, …).

• Puis, une fois l’outil intégré dans les pratiques (et « validé » comme efficient), au quotidien, il faut mettre en place une sorte de « road map » des nouveaux processus à mettre en œuvre dans l’entreprise, en s’appuyant bien sûr sur les fonctionnalités disponibles dans l’outil.

Les bases de données disponibles

Dans le déploiement d’une solution SIRH, la présence et la qualité des données à intégrer sont comme le carburant pour un très beau véhicule que vous venez d’acquérir. Sans lui, la voiture restera au garage !!

Si nous prenons l’angle de la gestion administrative du personnel, nous pouvons citer les données collaborateurs, par exemple :

• Le nom
• La matricule
• Le poste occupé
• Les diplômes ou habilitations possédées
• Les dates d’ancienneté dans l’entreprise et/ou dans le poste

Si nous souhaitons structurer la partie compétences pour nourrir les entretiens annuels, nous aurons besoin d’un référentiel de compétences. Celui-ci doit pouvoir connecter les compétences aux bons intitulés de postes avec les bons matricules, …

Enfin, 3ème exemple, si nous souhaitons avoir dans l’outil les historiques de formation des collaborateurs, notamment pour effectuer une évaluation à froid lors de l’entretien professionnel, il nous faudra fournir un Excel de base de données extrêmement précis et exhaustif des actions de formations remontant sur 3 à 6 ans.

Notre constat récurrent, est souvent la mauvaise qualité des bases de données, soit en extraction automatique d’un logiciel de paie peu renseigné (ou ne respectant pas l’arborescence des entités ou postes souhaitée dans le SIRH), ou la présence de données uniquement sous format papier. Ces bases demandent ainsi un temps considérable pour les « transformer » en un fichier de base de données exploitable !

La disponibilité des acteurs internes

Enfin, l’une des difficultés récurrentes de nos déploiements, est la sous-estimation du temps mobilisé pour les acteurs internes sur le projet de déploiement. N’oubliez pas que vos Chefs de projets SIRH HRMAPS ne peuvent se substituer à votre rôle de pilote interne, nous avons ainsi besoin de :

• Votre maîtrise de l’environnement RH
• Votre historique dans l’entreprise
• Vos éléments singuliers permettant de structurer au mieux le sur-mesure de l’outil
• Votre autorité dans la prise de décisions sur tel ou tel format d’outil ou de workflow
• Votre capacité à fournir les bonnes bases de données à intégrer

Nous avons constaté bien des fois, des dérapages dans les projets, faute de temps de nos interlocuteurs pour des phases clé du déploiement, faute de système décisionnel performant pour trancher sur des préconisations, ….

La réussite d’un projet de déploiement d’une solution SIRH n’est que le savant dosage entre la pertinence de l’outil au regard des besoins, la capacité de compréhension et d’adaptation de votre environnement par les Consultants SIRH, l’efficacité de la gestion de projet de ces derniers, mais aussi un niveau important de proximité, de fermeté dans les décisions et priorités, de maturité et d’investissement de la part de nos clients tout au long du projet.