Les contraintes liées au déploiement SIRH dans les secteurs médical et médico-social

Depuis deux ans, la gestion chaotique du personnel préoccupe les équipes RH des établissements à taille humaine. La perspective d’un projet SIRH consommateur en temps peut être source d’inquiétude ou de rejet du projet. En effet, le SIRH peut être un vrai support d’optimisation, de réduction des tâches chronophages,… Donc in fine, permettre de mieux absorber le quotidien complexe. Mais il faut tout d’abord intégrer le temps de déploiement (découverte, paramétrage, prise en main…). Il faut également s’investir avec un « ROI » sur l’activité à 6 voire 12 mois, cela est parfois compliqué.

Ces mêmes acteurs, bien que rodés à la gestion de projets, se retrouvent parfois fragilisés face à la complexité ou plutôt la précision requise par un cahier des charges fonctionnel relatif à un SIRH, avec parfois le sentiment de devoir repartir d’une feuille blanche pour formaliser un grand nombre de processus RH inexistants ou totalement obsolètes.

Des équipes IT généralement focalisées sur des projets ou des outils métiers, se trouvent confrontées à des questions ou des problématiques d’interopérabilités complexes, avec un outil qui se situe en interface de plusieurs logiciels structurants (paie, GTA), mais aussi un outil qui est destiné à un nombre d’utilisateurs plus conséquents que d’habitude (tous les salariés, les encadrants, les RH, les SI, la direction), mais surtout des utilisateurs qui sont tous « clients – fournisseurs » de la solution.

Les encadrants qui sont souvent peu sensibles ou surtout peu disponibles (et pour cause) aux sujets RH autres que le recrutement et la gestion des remplacements, deviennent des utilisateurs clés de ce nouvel outil.

Des encadrants qui semblent parfois plus subir cet outil de « gestion administrative des RH » qui, par ailleurs ne simplifie pas, à première vue, le recrutement de ressources pénuriques ou les remplacements de collaborateurs dopés par les absences grandissantes. Encadrants happés par la gestion du quotidien qui peuvent avoir une appréhension forte vis-à-vis d’un nouvel outil SI, composé de briques logicielles, de workflow, ou d’autres acronymes techniques.

Si nous rajoutons à ces points l’existence parfois, de réelles difficultés de compréhension et d’échanges entre nos interlocuteurs RH et les acteurs SI (DSI interne, intégrateur externe en charge des logiciels connexes comme la paie ou la GTA, …), plaçant alors le potentiel projet SIRH comme une nouvelle occasion d’affrontement (de vision et de priorités) souvent stérile et consommateur d’énergie, nous pouvons aisément comprendre les quelques réticences.

Avec tous ces points de préoccupation, fatalement l’image d’un projet compliqué, avec un paramétrage sur-mesure fait nécessairement apparaitre le spectre d’un projet SI, dont les délais ne sont jamais tenus et les coûts initiaux toujours rallongés.

Bien souvent, la première appréhension des utilisateurs RH et des encadrants, concerne une éventuelle modification de la gestion des temps, qui dans des environnements de travail en équipes décalées, peut s’avérer très complexe.

Dans ces secteurs, la préoccupation majeure des encadrants et des équipes RH est de pourvoir les équiper en ressources disponibles. Une solution SIRH doit a minima ne pas complexifier le fonctionnement avec des démarches administratives renforcées. Mais plutôt les rendre plus efficientes, voire plus faciles avec des solutions de gestion des recrutements ou de remplacement.

Si comme tout prestataire SI ou RH nous sommes régulièrement confrontés au sentiment de chaque client d’être différent et d’avoir besoin de solutions sur mesure, force est de constater que le secteur médical ou médico-social fait face à de réelles spécificités de fonctionnement, de risques et de réglementation, qui nécessitent au-delà d’une bonne connaissance du secteur, d’un outil doté de fonctionnalités qui répondent correctement à ces particularités.

Paradoxalement, malgré ces caractéristiques spécifiques, et la diversité des acteurs clés du projet de déploiement (en provenance des IT et des RH), le déploiement se doit de rester simple et ajusté aux cultures RH et SI inégales.

Comme pour tout outil SI, l’accompagnement du changement constitue un point clé dans la réussite des projets de déploiement SIRH. Un projet, mené par une équipe mixte de consultants SI et de consultants RH doit permettre de déployer des méthodes d’accompagnement opérationnelles (SI et RH). Le but est d’accompagner les acteurs de manières pragmatique et rassurante ; les informaticiens dialoguent avec des informaticiens et les RH avec des RH !

Et pour faciliter la coopération de ces acteurs RH et IT, les consultants SIRH doivent être polyglottes pour comprendre les besoins respectifs et les reformuler en un langage commun, du cahier des charges à la formation des acteurs.

Dans le même esprit, le déploiement d’un SIRH ne doit pas remettre en cause les habitudes ou les pratiques RH adéquates, mais les processer ou les formaliser, et le cas échéant, en l’absence de pratiques ou d’outils, fournir une solution adaptée aux particularités du secteur. Le SIRH ne doit en aucun cas rendre plus compliqué le quotidien.

Dans ce cas, les atouts d’un outil sur-mesure se perçoivent dans sa capacité à fournir des contenus emplois compétences précis. Ces derniers permettent de constituer ou d’harmoniser les fiches de fonctions pour l’établissement. Outils compétences rédigés en amont et fournis avec la solution SIRH clé en main que nous proposons.

Mais aussi de compenser les outils ou processus RH qui pourraient manquer. Si la culture de l’entretien est moins développée au sein de ces secteurs que d’en d’autres, le SIRH, doit, en plus de faciliter le pilotage des campagnes d’entretien, proposer des supports de travail homogènes et optimisés.

Travailler avec des acteurs RH et des encadrants opérationnels du secteur médical et médico social nécessite une expérience et une connaissance des caractéristiques, des coutumes et des valeurs professionnelles du secteur, pour les écouter et les accompagner en tenant compte de leurs disponibilités réduites.

De plus, le fonctionnement ou l’organisation du travail des équipes, avec des rythmes alternés, et surtout avec des agents qui ne disposent pas de postes informatiques individuels, rend nécessaire une solution intuitive et simple d’utilisation. Son déploiement réussi passe également par des formations et de modes opératoires facilitant la prise en main.

La solution « prêt à l’emploi » qui intègre les contenus emploi compétences adaptés aux différentes fonctions rend aussi plus aisée l’appréhension et la première appropriation de l’outil pour l’ensemble des utilisateurs.

Consultant RH chez KURIBAY.

Psychologue spécialisé en ingénierie des organisations et de la formation.