Les SIRH, pour fluidifier votre gestion du personnel

Aujourd’hui, les RH font face à un double défi : mener à bien la gestion du personnel et les tâches administratives liées (gérer, organiser et actualiser une multitude de données, préparer des contrats, élaborer des tableaux de bord, des rapports, des BSI, etc.), tout en assurant en parallèle, la gestion des carrières et des compétences, une bonne QVT, la gestion de la formation, le développement de la culture de l’entreprise…

A l’image d’un véritable chef d’orchestre, les RH se voient obligés de jongler et d’équilibrer le travail entre des tâches administratives fastidieuses sans plus-value et des missions stratégiques à forte valeur ajoutée. Les tâches chronophages l’emportent souvent et pèsent lourdement sur le service RH au point de freiner les missions stratégiques.

Selon le Baromètre 2020 des Editions Tissot, 73% des RH désireux de se consacrer à la qualité de vie au travail, à la formation ou encore à la gestion de carrière et des compétences, dédient la moitié de leur temps à des tâches administratives et répétitives à faible valeur ajoutée.

Les tâches administratives, dites « improductives », occupent la majorité du temps des RH d’une PME française. Soit 142 jours par année, souligne une étude menée par l’éditeur Sage. Ce temps, alloué à la gestion du personnel, coûte cher pour les entreprises françaises, soit 7 milliards d’euros en 2018.
Le travail des RH est de plus en plus lié à l’administratif et moins centrées sur l’humain ! Et bien que le service RH consacre la majorité de son temps aux tâches administratives, il ne parvient pas à les maîtriser efficacement.

Comment faciliter et automatiser la gestion du personnel grâce à un SIRH ? Et quelle est l’étendue de ce dernier ?

Il est vrai que la gestion du personnel consomme la majorité du temps des RH, or ce ne sont pas les tâches en elles-mêmes qui posent problème, mais la lenteur des processus manuels. Opter pour un SIRH devient alors une solution et une garantie indéniable pour gagner du temps et réduire les coûts !

Sécurisation, centralisation, dématérialisation, sont les maîtres-mots d’un Core RH. Avec ses nombreux avantages, il revêt aujourd’hui une place prépondérante dans la gestion du personnel des entreprises.

Le traitement et l’organisation de plusieurs informations donnent quotidiennement du fil à retordre dans la gestion du personnel. Ils empêchent également les RH de se focaliser sur des missions à forte valeur ajoutée.

Face à la multitude et la dispersion des informations, le Core RH permet, d’une part, la centralisation de toutes les données RH (CV, contrats, historique de formation, paie, historique des évaluations, etc.) et d’autre part, la dématérialisation des dossiers des collaborateurs.

Fini la recherche des informations éparpillées dans des tableaux Excel et des piles de papiers ! Le Core RH digitalise toutes les données et les centralise sur une seule et même solution RH. Cette base de données favorise la standardisation de l’information et facilite l’accès et la mise à jour de cette dernière.

L’entreprise se développe au cours du temps, le nombre des collaborateurs de différentes strates évolue et les informations se multiplient. Ceci risque, sur le long terme, d’impacter l’archivage et d’entrainer une perte des documents notamment les bulletins de paie. Ces derniers doivent être archivés pour une période de 5 ans, conformément à l’article L. 3243-4 du Code du travail. Il devient alors crucial pour l’entreprise d’adopter un SIRH.

En centralisant et compilant les données, le Core RH s’avère également utile. Celui-ci permet, en effet, d’élaborer des tableaux de bord basés sur une data plus fiable et pertinente.
Plus précise, plus dynamique et visuelle, l’élaboration des tableaux de bord prend une nouvelle tournure. Grâce au Core RH, il est possible de dresser automatiquement des tableaux de bords détaillés en éliminant les erreurs, la direction peut alors s’appuyer davantage sur ces tableaux pour la prise de décisions stratégiques.

Le Portail RH donne aux managers, aux collaborateurs et la RH un accès à une multitude d’informations et de fonctionnalités.

Le Portail RH permet entre autres d’offrir un libre-service permettant de répartir la charge de travail entre RH, manager et collaborateur et d’alléger ainsi le travail du service RH et d’offrir un véritable service performant aux collaborateurs de l’entreprise.

A chaque recrutement, les formalités administratives (élaboration des contrats, des avenants, DPEA…) et les process d’onboarding et d’offbording consomment énormément de ressources.

On compte environ 10 étapes et une demi-heure pour rédiger un seul contrat !

L’automatisation, l’atout majeur d’un SIRH, est la réponse à ce calvaire ! Ce dernier couvre tout le processus administratif, de la préparation des contrats, à la signature, jusqu’à l’onbording et l’offboarding.

La génération et la signature automatique des documents libèrent la nouvelle recrue et les RH de la lourdeur administrative et fluidifient le process de recrutement.

Au-delà des procédures d’embauche, un logiciel d’administration du personnel offre la possibilité de planifier, de confectionner un programme personnalisé d’onboarding et de offboarding et de surveiller l’avancement, ce qui offre confort pour le service RH et donne le sentiment au nouvel arrivant de bénéficier du meilleur programme de onboarding.

Collecter des données, rédiger, ajouter des graphiques, vérifier les erreurs… l’élaboration des rapports et des bilans comme le BSI, BS, BDES est loin d’être une tâche facile ! Les données RH sont très nombreuses et sans outils adéquats, leur traitement devient un vrai challenge. C’est pourquoi les entreprises s’appuient de plus en plus sur les SIRH pour fluidifier et accélérer la mise en place des documents périodiques dont la préparation manuelle peut s’étaler sur plusieurs semaines.