Dans un contexte où la demande de compétitivité s’accentue et la guerre des talents s’intensifie, l’humain devient, plus que jamais, la pierre angulaire la plus précieuse des entreprises. Les RH se trouvent face à un double défi : mener à bien la gestion administrative quotidienne consommatrice de temps et investir dans la dimension humaine de l’entreprise (programmer des cycles de formations du personnel, améliorer la qualité de vie au bureau, fidéliser les collaborateurs, développer la culture d’entreprise…).
Le service RH doit jongler entre gestion administrative et gestion des talents, or l’équilibre n’est pas simple à trouver ! La balance penche souvent vers les tâches court terme dites administratives ou quotidiennes au détriment des missions stratégiques.
En véritable chef d’orchestre, les RH doivent se doter d’instruments performants pour piloter efficacement le capital humain.
L’équation est simple : fluidifier la gestion administrative permet de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée et stratégiques à long terme !
Comment les SIRH fluidifient et accélèrent la gestion administrative ?
Gestion administrative des données
1. SOS dossier perdu !
Les stéréotypes qui dessinent un.e RH cloîtré.e dans son bureau, caché.e derrière des piles de dossiers, ne sont, hélas, pas loin de la réalité… en effet, le service RH est souvent submergé par la gestion administrative et le traitement d’une quantité importante de données, éparpillées sur plusieurs supports, et particulièrement consommateur de temps (historique des collaborateurs, la gestion des notes de frais, contrats, rapports, etc.).
Les SIRH sont une véritable bouée de sauvetage ! La centralisation des données permet, en effet, de standardiser et d’uniformiser les informations. Fini les dossiers entassés et le rangement dans les placards, le service RH maîtrise et accède facilement à toutes les données et peut harmoniser les processus.
2. Un portail pour une gestion administrative décentralisée
Les données des collaborateurs peuvent être actualisées en continu : nouveau RIB, déménagement, mariage, nouveau numéro… et si on multiplie cela avec le nombre des collaborateurs ? Résultat, une charge de travail importante, en particulier quand les processus se font manuellement. Avec la mise en place d’un SIRH, la gestion administrative du personnel est répartie entre les RH, les collaborateurs et les managers.
Le Collaborateur pourra :
- Accéder directement à ses données personnelles (Selon le droit d’accès)
- Mettre à jour ses données en toute autonomie (RIB, situation matrimoniale, adresse, etc.)
- Télécharger les documents partagés (règlement intérieur, consignes de sécurité, …)
- Formuler des demandes à destination des RH (Attestation, certificats divers, fiche de paie, …)
Le Manager pourra :
- Accéder aux données de son équipe (historique de formation, évaluation)
- Valider les demandes RH
- Faciliter la gestion des équipes
Le RH pourra :
- Dématérialiser les dossiers des collaborateurs
- Autonomiser et intégrer les collaborateurs dans la gestion des données
- Avoir des données actualisées sans intervention
- Recevoir et valider les demandes des collaborateurs
Gestion administrative des recrutements
1. La gestion administrative s’automatise !
La paperasse freine et alourdit la gestion administrative et par ricochet le développement de l’entreprise. À l’ère digitale, le service RH ne doit pas rater le train de la technologie !
Pour préparer un recrutement, la RH doit rédiger et préparer les documents nécessaires (contrat, Mutuelle, Prévoyance, DPAE…). À chaque document, il faut collecter des données de diverses sources, saisir les textes, vérifier la conformité… une longue démarche manuelle qui vampirise énergie et temps.
En se dotant d’un SIRH, le service RH simplifie la gestion administrative des recrutements et réduit le temps consacré à l’élaboration des documents. En effet, quelques clics suffisent pour générer rapidement et automatiquement les documents tout en évitant les erreurs de saisie et de non-conformité.
2. Onboarding, embarquement immédiat !
L’onboarding est une phase cruciale dans le parcours des collaborateurs, en effet, cette période décisive forge la première impression du nouvel arrivant.
Un SIRH simplifie le processus d’intégration et améliore considérablement sa qualité. Il permet ainsi de personnaliser un programme complet et d’attribuer des tâches aux personnes concernées. La coordination entre les services devient alors facile et les RH assurent une meilleure intégration en y consacrant moins de temps.
Les RH peuvent également surveiller en temps réel l’avancement de l’onboarding en toute sérénité.
Grâce à la digitalisation du processus d’onboarding (signature électronique, génération de documents, programme digitalisé et unifié, …), le nouvel arrivant répond rapidement aux exigences administratives de recrutement et profite d’une meilleure expérience d’intégration.
Un onboarding digitalisé améliore aussi l’image de l’entreprise et devient le fer de lance de sa marque employeur. Il permet ainsi à l’entreprise de se distinguer sur le marché du travail en projetant une image moderne et « High tech ».
3. La signature, du stylo au digital
Avec le développement de la digitalisation, les échanges se font souvent en ligne, idem pour la signature.
La signature électronique simplifie et accélère la gestion administrative de tout type de document (contrat, avenant, prévoyance, mutuelle…).
En effet, en se conformant aux exigences réglementaires, un SIRH permet au service RH de suivre et de détecter les signatures manquantes et de relancer les personnes concernées. Fini de s’arracher les cheveux et de courir après l’info l’économie de temps est assurée !
Comme le passage de la plume au stylo, il serait temps de passer à l’électronique
Le reporting RH, dur dur !
Les rapports sont primordiaux pour mettre en place des stratégies et prendre des décisions. Mais l’élaboration manuelle des rapports demande parfois des journées de travail.
Les RH peuvent désormais économiser du temps pour se dédier aux tâches à forte valeur ajoutée. En effet, un SIRH collecte et centralise toutes les données relatives au turnover, la masse salariale, le taux d’absentéisme… et dresse automatiquement des rapports précis et détaillés.
La fin d’année n’est plus synonyme de stress, l’élaboration des bilans annuels (BS et bilans sociaux individuels) est simplifiée et la BDESE automatiquement mise à jour.
Les RH réduisent ainsi le temps de production des rapports et des documents périodiques ainsi que les risques d’erreur.
Le SIRH : cœur du système RH
Les RH se sont longtemps appuyées sur une multitude de logiciels satellites qui gravite autour d’un logiciel central de paie. Les données étaient ainsi éparpillées et non harmonisées et la double saisie était de mise. Cela donnait quotidiennement du fil à retordre au RH et entravait la gestion administrative.
Le développement des SIRH au cœur des SI et de la RH a bouleversé ces logiques opératoires avec l’introduction d’un Core RH centralisé. Le SIRH devient, aujourd’hui, le cœur du système informatique (SI) et du système RH ! Grâce à sa puissance, il permet désormais le pilotage de tout le cycle de vie du collaborateur, depuis son intégration jusqu’à son départ.
En effet, le Core RH, noyau du SIRH, homogénéise et harmonise les données de tous les process RH et réduit les erreurs de saisie et les doubles saisies. Un véritable levier pour fluidifier et améliorer dans sa globalité l’administration du personnel !
Munis d’un SIRH, les RH simplifient leur gestion administrative, elles peuvent alors se focaliser sur des missions opérationnelles et stratégiques.
ET, malgré cette opportunité de progrès et de confort pour l’ensemble du corps social, plusieurs entreprises continuent d’utiliser des outils inefficients tels que Excel ou autres tableurs. Un SIRH devient non seulement un allié pour les RH mais également un atout de compétitivité pour l’entreprise !
