Les contraintes liées au déploiement SIRH dans les secteurs médical et médico-social

Avec le recul qui est le nôtre aujourd’hui dans l’accompagnement de structures des secteurs médical et médico social, mais également dans le déploiement SIRH dans ce même secteur, nous pouvons revenir sur les difficultés auxquelles nous nous sommes confrontés et sur les enseignements que nous en tirons.

En effet, après une année de conduite de projet de déploiement SIRH auprès de structures du champ du handicap, de la dépendance ou de la santé, nous avons rencontré plusieurs complexités opérationnelles. Celles-ci relèvent soit de problématiques liées aux acteurs, soit de particularités liées aux processus ou aux pratiques.

Les acteurs clés du projet SIRH en ESMS

Les acteurs internes habituellement mobilisés lors d’un projet de déploiement SIRH, qu’ils soient de l’environnement IT, RH ou des ressources opérationnelles font toutes face à des particularités ou des problématiques spécifiques :

Équipes RH surchargées et ROI à long terme

Depuis deux ans, la gestion chaotique du personnel préoccupe les équipes RH des établissements à taille humaine. La perspective d’un projet SIRH consommateur en temps peut être source d’inquiétude ou de rejet du projet. En effet, le SIRH peut être un vrai support d’optimisation, de réduction des tâches chronophages,… Donc in fine, permettre de mieux absorber le quotidien complexe. Mais il faut tout d’abord intégrer le temps de déploiement (découverte, paramétrage, prise en main…). Il faut également s’investir avec un « ROI » sur l’activité à 6 voire 12 mois, cela est parfois compliqué.

Rédaction du cahier des charges fonctionnel

Ces mêmes acteurs, bien que rodés à la gestion de projets, se retrouvent parfois fragilisés face à la complexité ou plutôt la précision requise par un cahier des charges fonctionnel relatif à un SIRH, avec parfois le sentiment de devoir repartir d’une feuille blanche pour formaliser un grand nombre de processus RH inexistants ou totalement obsolètes.

DSI face aux enjeux d’interopérabilité

Des équipes IT généralement focalisées sur des projets ou des outils métiers, se trouvent confrontées à des questions ou des problématiques d’interopérabilités complexes, avec un outil qui se situe en interface de plusieurs logiciels structurants (paie, GTA), mais aussi un outil qui est destiné à un nombre d’utilisateurs plus conséquents que d’habitude (tous les salariés, les encadrants, les RH, les SI, la direction), mais surtout des utilisateurs qui sont tous « clients – fournisseurs » de la solution.

Encadrants : utilisateurs clés peu disponibles

Les encadrants qui sont souvent peu sensibles ou surtout peu disponibles (et pour cause) aux sujets RH autres que le recrutement et la gestion des remplacements, deviennent des utilisateurs clés de ce nouvel outil.

Des encadrants qui semblent parfois plus subir cet outil de « gestion administrative des RH qui, par ailleurs ne simplifie pas, à première vue, le recrutement de ressources pénuriques ou les remplacements de collaborateurs dopés par les absences grandissantes. Encadrants happés par la gestion du quotidien qui peuvent avoir une appréhension forte vis-à-vis d’un nouvel outil SI, composé de briques logicielles, de workflow, ou d’autres acronymes techniques.

Tensions entre acteurs RH et IT

Si nous rajoutons à ces points l’existence parfois, de réelles difficultés de compréhension et d’échanges entre nos interlocuteurs RH et les acteurs SI (DSI interne, intégrateur externe en charge des logiciels connexes comme la paie ou la GTA, …), plaçant alors le potentiel projet SIRH comme une nouvelle occasion d’affrontement (de vision et de priorités) souvent stérile et consommateur d’énergie, nous pouvons aisément comprendre les quelques réticences.

Avec tous ces points de préoccupation, fatalement l’image d’un projet compliqué, avec un paramétrage sur-mesure fait nécessairement apparaitre le spectre d’un projet SI, dont les délais ne sont jamais tenus et les coûts initiaux toujours rallongés.

Les défis opérationnels du déploiement SIRH

Modification de la gestion des temps

Bien souvent, la première appréhension des utilisateurs RH et des encadrants, concerne une éventuelle modification de la gestion des temps, qui dans des environnements de travail en équipes décalées, peut s’avérer très complexe.

Maintien de l’efficience du recrutement

Dans ces secteurs, la préoccupation majeure des encadrants et des équipes RH est de pourvoir les équiper en ressources disponibles. Une solution SIRH doit a minima ne pas complexifier le fonctionnement avec des démarches administratives renforcées. Mais plutôt les rendre plus efficientes, voire plus faciles avec des solutions de gestion des recrutements ou de remplacement.

Spécificités réglementaires du médico-social

Si comme tout prestataire SI ou RH nous sommes régulièrement confrontés au sentiment de chaque client d’être différent et d’avoir besoin de solutions sur mesure, force est de constater que le secteur médical ou médico-social fait face à de réelles spécificités de fonctionnement, de risques et de réglementation, qui nécessitent au-delà d’une bonne connaissance du secteur, d’un outil doté de fonctionnalités qui répondent correctement à ces particularités.

Adaptation aux cultures RH et SI hétérogènes

Paradoxalement, malgré ces caractéristiques spécifiques, et la diversité des acteurs clés du projet de déploiement (en provenance des IT et des RH), le déploiement se doit de rester simple et ajusté aux cultures RH et SI inégales.