Table des matières
La solution s’intègre dans le cadre d’une stratégie durable et pérenne de développement des compétences
Ce groupe international de Produits de Grande Consommation du secteur agro-alimentaire (FMCG) dispose d’un SIRH interne, mais celui-ci ne permettait de piloter la fléxibilité des équipes de production de manière satisfaisante, ni à anticiper la gestion des carrières sur ses 8 usines en Russie (plus de 7000 collaborateurs).
Chacune met en place ses propres plans d’action de formations, de coaching, de suivi etc. Cela se fait de manière indépendante via des fichiers Excel. Or, l’outil interne ne peut unifier ces process, d’autant qu’ils ne sont pas reliés à la GT (gestion des temps). Le projet consiste à planifier les lignes de production à 6-12 mois et à examiner, non plus les ressources nécessaires pour faire fonctionner ces lignes, mais les compétences requises et déclencher les actions de formations adéquates.
Unifier des process de fonctionnement
Chaque usine du groupe étant autonome, il n’existait pas centralisation des données via un outil dédié à l’échelon du pays. Les formations se déroulent sans connaissance du niveau ni des besoins de plusieurs milliers collaborateurs. Dans ce cadre-là, impossible d’avoir du reporting de qualité. Le besoin de départ visait à supprimer l’usage des fichiers Excel trop chronophages et compliqués à maintenir. Il visait également à mettre en œuvre une historisation des actions en homogénéisant de bonnes pratiques. Au final, la solution doit faire gagner du temps aux managers et apporter flexibilité et agilité.
HRMAPS est entré dans un processus de sélection. Elle a co-construit et retravaillé le cahier des charges avec le client pour pleinement s’adapter aux besoins. « Les mots-clés sont : agilité, anticipation et qualité produit. En effet, un personnel insuffisamment formé est potentiellement susceptible de mal utiliser les machines. Conséquence : générer de hauts niveaux de rebuts en sortie de chaine, surtout pour un secteur comme celui de l’agro-alimentaire.
Une phase pilote probante au sein d’une usine de 2200 collaborateurs
Avant la mise en place de la solution, les managers devaient jongler avec une multitude de fichiers Excel. Ce processus fastidieux impactait négativement l’efficacité et la performance du personnel de production. Les premiers tests de déploiement de HRMAPS dans les services démontrent une réduction significative des temps de gestion, d’anticipation et de création de plans d’action de développement des compétences des collaborateurs. Les responsables du projet ont constaté la flexibilité offerte par HRMAPS et les gains de temps non comptabilisables qualitatifs. « L’immense majorité des utilisateurs de la solution s’est demandée comment il avait été possible de fonctionner sans ! » selon Denis Le Chevalier, D.O. HRMAPS.
La solution a été déployée dans deux services composés de chefs d’ateliers dans une usine-pilote, également sponsor du projet. Située dans le Sud-Est de la Russie européenne, il s’agit de la plus grosse usine du groupe (2200 collaborateurs). Son déploiement est prévu pour l’été 2021. Un calendrier est planifié sur 3 mois pour toutes les usines implantées en Fédération de Russie, soit 6 fuseaux horaires. Le support de HRMAPS accompagne les équipes centrales qui formeront par la suite les équipes internes de chaque usine. Toutes les usines n’ont pas la même maturité informatique, mais le besoin est commun à toutes et les process mis en place dans HRMAPS doivent être utilisés de façon uniforme.
Flexibilité, engagement et performance : trois bénéfices majeurs d’une solution lean
HRMAPS digitalise et industrialise des pratiques de travail pour les inscrire dans une stratégie durable de développement des compétences. La solution propose en effet une gestion des grilles de polyvalences à très grande échelle pour se mettre au service des managers opérationnels de production. « Hyper-réactive et destinée à améliorer les lignes, HRMAPS permet aussi de répondre aux urgences à court et moyen terme » explique Denis Le Chevalier.
En effet, la donnée est à jour en temps réel pour l’usine, l’équipe, le collaborateur. L’organisation génère de la réactivité, diffuse des données de qualité. Elle permet également de lancer de façon proactive des actions pour combler des manques et suivre la performance. Les décideurs des usines peuvent centraliser, optimiser leurs budgets et leur planification en matière de formations et de développement des compétences. Quant au collaborateur, il gère lui-même ses compétences et constate ses manques éventuels. Cela constitue une approche très novatrice en matière de leadership, car le collaborateur devient acteur de son propre développement. Tout cela impacte positivement l’engagement au sein de l’organisation. De plus, la solution facilite grandement le travail des RH, notamment lors de la constitution des budgets de formation.
Zoom fonctionnel : la compétence comme point de départ des processus de formation
Le besoin initial est déclenché parce qu’on constate un manque de ressources sur un poste cible, pour une échéance donnée.
Des alertes tournent H24 et 7×7 pour vérifier quelles personnes ont atteint 100% des compétences requises sur le poste-cible. Le superviseur confirme manuellement – par exemple suite à un entretien avec un manager ou un formateur – que la personne est opérationnellement flexible vers le poste-cible. Dans ce contexte, HRMAPS facilite la corrélation réelle des besoins : tous les processus enclenchés décrits précédemment partent d’un déficit de compétences. Celui-ci pilote le besoin en recrutement, en formation et la mobilité interne. Par ailleurs, la solution sait aussi gérer des ressources externes telles que les intérimaires à partir d’une information transmise par l’ERP interne.
Le Lean Management est dans l’ADN opérationnel de ce grand groupe
La notion de « formateur » s’est muée en « développeur de familles de compétences » au sein de ce grand groupe. Ainsi, un formateur devient généralement expert sur une palette de compétences liée à son domaine de prédilection. C’est en prenant en compte l’environnement terrain que HRMAPS a déveoppé des outils permettant de combler les écarts éventuels entre un niveau constaté et un niveau de compétences requis. Le bénéfice est double : simplification et fluidification des processus de formation. En outre, l’historisation constitue une véritable photographie de l’amélioration continue au sein du groupe. Cela en montrant l’évolution et l’ajustement des niveaux des compétences par rapport aux attendus.
L’affection à des actions de développement de compétences se fait en quelques clics
Outiller les managers, clés de voûte opérationnels
HRMAPS concentre une palette de fonctionnalités en une application unique et flexible qui augmente l’efficience des managers de proximité. Ces derniers disposent en quelques clics d’informations et d’indicateurs parlants – échéances en termes de formations et de dates, niveau présumé des compétences – pour piloter efficacement la performance des équipes.
L’organisation bénéficie en temps réel d’une vision globale de ses processus et de la souplesse qu’offre la déstructuration des entretiens.
HRMAPS affiche en quelques clics le niveau des compétences des équipes
L’organisation priorise les compétences à atteindre
Les dirigeants disposent grâce à la solution de l’ensemble des compétences et des gaps éventuels au niveau de l’organisation. HRMAPS permet de combler le manque de compétences soit par rapport au poste actuel, soit pour un poste futur. Elle apporte une valeur ajoutée indéniable en matière de gestion de carrière en grande distribution, notamment via la détection de potentiels ou la constitution d’un plan de progression. L’association poste-compétences, en regard de la formation, génère un « cercle vertueux du talent ».
