Table des matières
- 1. Qu'est-ce que la DPAE ?
- 2. Pourquoi cette déclaration est-elle obligatoire ?
- 3. Qui est concerné par la DPAE ?
- 4. Comment réaliser la DPAE ?
- 5. Que se passe-t-il après l'envoi de la DPAE ?
- 6. Les sanctions en cas de non-déclaration ou de déclaration tardive
- 7. Astuces pour éviter les erreurs courantes liées à la DPAE
Lors du recrutement d’un nouveau salarié, l’employeur doit remplir plusieurs formalités d’embauche. La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est l’une de ces formalités obligatoires.
Qui est concerné par la DPAE ? Comment la réaliser ? Quelles informations y mentionner ? On vous guide pas à pas !
1. Qu’est-ce que la DPAE ?
La DPAE, appelée également Déclaration Préalable À l’Embauche, est une formalité administrative que l’employeur doit obligatoirement effectuer dans les 8 jours qui précèdent toute procédure d’embauche. Il s’agit d’une procédure nominative permettant de communiquer à divers organismes l’arrivée d’un nouvel employé.
La DPAE est à envoyer aux services de l’URSSAF. Cette déclaration permet en un seul et unique document de réaliser 6 formalités liées à l’embauche d’un salarié. Il s’agit de :
- L’immatriculation d’un compte employeur auprès du régime général de la sécurité sociale (uniquement lors de la première DPAE)
- L’immatriculation du salarié auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
- L’affiliation du salarié auprès de l’assurance chômage, Pôle Emploi
- L’adhésion auprès du service de santé au travail
- La demande de visite médicale d’embauche
- La réalisation d’une liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS)
2. Pourquoi cette déclaration est-elle obligatoire ?
La loi du 31 décembre 1991 a établi que chaque employeur doit effectuer une déclaration préalable à l’embauche pour tous les nouveaux employés afin de lutter contre le travail dissimulé.
En 1er lieu, cette déclaration permet de créer une trace documentée de l’embauche dans le but de rendre le processus de recrutement plus transparent et de garantir la protection des parties impliquées si un contrôle administratif devait avoir lieu. En cas de contrôle, cette documentation est une preuve de la conformité réglementaires, protégeant ainsi à la fois l’employeur et l’employé.
Par ailleurs la déclaration préalable à l’embauche permet aux employés d’accéder à l’ensemble de leurs droits sociaux. Par exemple, si l’un des employés a eu un accident de travail, il sera couvert par l’assurance maladie.
3. Qui est concerné par la DPAE ?
La DPAE concerne tous les employeurs qui ont l’intention d’embaucher, quelle que soit la forme juridique de l’entreprise, son secteur d’activité, la taille et la nature du contrat de travail.
Dans le cas où l’entreprise est spécialisée dans le travail temporaire, l’employeur est soumis à la DPAE pour le personnel permanent et le personnel intérimaire. En ce qui concerne le personnel intérimaire, l’entreprise utilisatrice n’est pas assujettie à cette obligation déclarative. À la place, l’employeur doit effectuer une déclaration à chaque mission, dès qu’il anticipe l’embauche d’un salarié.
Les associations sont également concernées par la DPAE.
Toutefois, lors de l’embauche d’un stagiaire, les employeurs sont libérés de leur obligation de déclaration DPAE puisque ce dernier n’est pas considéré comme un salarié de l’entreprise.
4. Comment réaliser la DPAE ?
L’employeur doit se charger de la réalisation de la DPAE. Parmi les éléments obligatoires à renseigner :
Concernant l’employeur :
- Dénomination sociale ou nom et prénoms,
- Code APE
- Adresse
- Numéro du système d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements
- Le service de santé au travail dont il dépend s’il relève du régime général de sécurité sociale
Concernant le nouvel employé :
- Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance
- Numéro national d’identification, s’il est déjà immatriculé à la Sécurité sociale
- Date et heure d’embauche
- La nature et durée du contrat
- La durée de la période d’essai éventuel pour les CDI et les CDD dont la durée minimale excède 6 mois
4.1 Les modalités de transmission
Pour transmettre la DPAE, l’employeur dispose de différentes options :
- Elle peut être effectuée en ligne sur le site Net-entreprise, ou en remplissant directement le formulaire de DPAE sur le site de l’Urssaf
- Les employeurs ont également la possibilité de transmettre la DPAE par courriel. En remplissant en premier lieu le formulaire CERFA, puis en l’envoyant à l’Urssaf par lettre recommandée avec accusé de réception au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible de l’embauche
Par ailleurs, il faut noter que les entreprises qui ont dépassé le nombre 50 DPAE au cours de l’année précédente, la transmission du formulaire de DPAE est obligatoirement en ligne. Le non-respect de cette obligation entraîne l’application d’une pénalité de 0.5% du plafond mensuel de la sécurité sociale.
4.2 Les délais à respecter pour la DPAE
Il est primordial de réaliser la déclaration préalable à l’embauche dans les délais. Ce délai s’étend sur une période de 8 jours avant la date de l’embauche du nouvel employé.
Une DPAE est donc considérée comme tardive dès lors que l’obligation n’a pas été accomplie dans les 8 jours qui précèdent la date prévisible de l’entrée de l’employé.
5. Que se passe-t-il après l’envoi de la DPAE ?
Une fois la DPAE transmise, l’employeur doit garder une trace de confirmation de l’envoi. En parallèle, il doit vérifier que toutes les informations fournies dans la DPAE sont correctes.
En cas d’erreur, il doit contacter directement l’URSSAF pour la modifier. Toutefois, si toutes les informations communiquées sont correctes, l’employeur reçoit immédiatement l‘accusé de réception. Il doit tout d’abord l’imprimer ou la conserver numériquement. Ensuite, il est tenu de transmettre à l’employé une copie de l’accusé de réception, ou une copie de la DPAE.
6. Les sanctions en cas de non-déclaration ou de déclaration tardive
L’absence de déclaration ou de déclaration tardive de la DPAE correspond à un manquement à la loi. L’employeur en charge de cette déclaration s’expose à plusieurs sanctions :
- Des sanctions civiles, telles que le redressement de cotisations de sécurité sociale, effectué par l’URSSAF
- Des sanctions administratives d’une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du salaire minimum
- Des sanctions pénales en cas d’absence de déclaration de la DPAE, constituant un délit de travail dissimulé, l’employeur s’expose à des condamnations allant jusqu’à3 ans de prison ainsi qu’une amende pouvant aller de 45 000 € à 225 000 € d’amende pour les personnes morales
7. Astuces pour éviter les erreurs courantes liées à la DPAE
L’employeur qui souhaite modifier la DPAE dispose de 2 jours ouvrables à compter de la réception de la confirmation de la DPAE par l’URSSAF pour les contacter et solliciter une modification de certains éléments, tels que :
- L’identité du salarié
- La date et l’heure d’embauche
- Le type de contrat de travail
L’employeur ne peut pas modifier l’adresse ou le numéro de SIRET ni la raison sociale, en revanche, il a la possibilité de soumettre une nouvelle DPAE afin de remplacer la DPAE initiale.
La DPAE, une formalité obligatoire pouvant régulièrement être omise par les employeurs. Cependant, avec l’évolution technologique de la fonction RH, il est devenu possible de générer automatiquement des DPAE tout en respectant les délais légaux. En effet, l’utilisation de certain logiciel de gestion des recrutements permet d’envoyer automatiquement la DPAE. Toutes les informations concernant le nouvel employé sont collectées via le formulaire d’onboarding et utilisée pour la création de la DPAE.
L’employeur peut également recevoir une notification en cas d’échec de la génération de la DPAE. Une fois que tout est réglé, le collaborateur sera déclaré auprès de l’URSSAF.
