Pourquoi votre entreprise devrait adopter un logiciel de gestion de la formation

Fini les tableaux Excel et les interfaces poussiéreuses des premiers logiciels RH. Aujourd’hui, les entreprises disposent de Systèmes d’Information des Ressources Humaines (SIRH) modulaires et personnalisables, offrant une pléthore de fonctionnalités et des tableaux de bord esthétiquement plaisants. En effet, la gestion efficace du personnel et l’exploitation optimale de leurs compétences au service de l’entreprise sont grandement facilitées par ces logiciels RH. Ces outils ne se contentent pas seulement d’accroître la productivité ; ils témoignent également d’une véritable prise de conscience de la nécessité de fidéliser les équipes en cherchant à développer leurs compétences.

De ce fait, l’entreprise démontre son engagement envers le développement professionnel de ses collaborateurs, créant ainsi un environnement propice à la croissance mutuelle. Dans cette perspective, comment bien choisir son logiciel de gestion de la formation ? Quelles sont les principales qualités à rechercher dans un tel outil ? Et pourquoi est-il essentiel de faire la transition vers le numérique dans le contexte actuel ?

Nos propos s’articuleront justement sur la nécessité d’adopter un logiciel de gestion de la formation. 

L’importance croissante de la formation continue en entreprise

En France, toutes les entreprises sont tenues de répondre aux exigences en matière de formations continues. En effet, il leur incombe de garantir la sécurité, de développer les compétences et de veiller à l’égalité entre tous les collaborateurs. L’engagement de l’entreprise envers la formation continue se concrétise, au niveau individuel, par la nécessité d’organiser un entretien professionnel tous les deux ans. Cet entretien a pour objectif de permettre à l’entreprise d’évaluer le parcours professionnel de l’employé, tout en élaborant un plan individuel de développement des compétences pour l’avenir. Toutes les formations sont donc envisageables, en fonction de la situation spécifique de chaque individu, tenant compte de leurs compétences déjà acquises et de celles nécessitant un renforcement ou une acquisition.

L’employabilité des employés doit être prise en considération au cours de cet entretien, facilitant ainsi d’éventuelles reconversions professionnelles. L’entreprise est également tenue de proposer des actions de formation à certains ou à tous les collaborateurs, dans le cadre du plan de développement des compétences de l’entreprise.

C’est à ce stade qu’un logiciel de gestion de la formation entre en jeu.

Les défis de la gestion traditionnelle de la formation

La gestion de la formation a autrefois fait face à d’importants défis, en particulier la rigidité inhérente aux méthodes d’enseignement conventionnelles. Les approches axées sur des cours collectifs et magistraux manquaient de flexibilité pour répondre aux besoins individuels des apprenants, limitant ainsi leur capacité à s’adapter à des styles d’apprentissage variés. Ce manque de personnalisation compromettait l’efficacité de la formation, car les apprenants pouvaient ne pas être pleinement engagés ni motivés à participer activement à leur apprentissage.

Un autre défi significatif résidait dans la difficulté à évaluer de manière précise l’efficacité des programmes de formation traditionnels. Les méthodes classiques de mesure du succès, telles que les évaluations basées sur des examens standardisés, ne reflétaient pas ou partiellement les compétences réelles acquises par les apprenants. De plus, la gestion des coûts associés aux formations classiques, tels que les frais de location de salles de formation, les déplacements et les supports pédagogiques, représentait un obstacle financier important. Ces défis soulignent la nécessité d’explorer des approches de gestion de la formation plus innovantes et flexibles, pour répondre aux exigences évolutives du domaine de la formation.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de formation en entreprise ?

Les « logiciels de formation professionnelle » sont communément appelés des TMS (Training Management Software), des logiciels de gestion de la formation qui couvrent intégralement le processus de formation. Ils permettent d’optimiser la gestion administrative, budgétaire et réglementaire de l’ensemble du processus de formation.

Parmi les fonctionnalités clés d’un TMS, ce dernier peut être efficace dans :

Les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion de formation

Les logiciels de gestion de la formation peuvent s’avérer extrêmement utiles pour les entreprises qui souhaitent mettre en place un plan de formation efficace et former leurs collaborateurs. Que ce soit dans le cadre de la formation à la sécurité et à la conformité industrielle, de la formation juridique, de la formation continue, du renouvellement des qualifications ou de la formation des nouveaux employés, le recours à un logiciel de gestion de la formation s’avère avantageux.

Un élément fondamental de ces logiciels est leur flexibilité, offrant ainsi aux administrateurs la possibilité de mettre à jour et de modifier le contenu directement sur la plateforme en ligne. Cette capacité permet une gestion dynamique des informations, assurant ainsi une adaptation constante aux besoins évolutifs de la formation.

Au-delà de la gestion du contenu, les logiciels de gestion de la formation proposent également des fonctionnalités de suivi et de reporting. Les administrateurs peuvent générer des rapports détaillés sur la performance des utilisateurs à la fin de chaque cours. Ces rapports fournissent des informations cruciales telles que les progrès réalisés, les résultats des évaluations, ainsi que d’autres données pertinentes permettant d’évaluer de manière approfondie l’efficacité de la formation.

Centralisation et simplification des processus de formation

La centralisation et la simplification des processus de formation constituent l’un des atouts majeurs d’un logiciel de gestion de la formation. Cette technologie offre en effet la possibilité aux entreprises de centraliser la gestion de leurs programmes éducatifs, permettant ainsi la création, l’organisation et la diffusion structurée de contenus pédagogiques.

Les fonctionnalités intégrées, telles que le catalogage des formations, la planification des sessions et la gestion des inscriptions, simplifient considérablement la mise en place d’un système clair et transparent à la fois pour les équipes impliquées et pour les apprenants. Cette approche garantit une meilleure organisation et une plus grande efficacité tout au long du processus de formation.

Gestion centralisée des programmes de formation

Les managers ou chefs d’équipe qui dispensent la formation à leurs collaborateurs ont besoin d’un portail centralisé pour surveiller et analyser le parcours et les progrès des apprenants. En effet, le suivi et la comparaison des modèles d’apprentissage en temps réel aident les équipes à ajuster et à personnaliser leurs programmes de formation. De plus, la possibilité de catégoriser les formations en fonction du contenu ou des résultats, ainsi que de désigner les supports de formation par compétence, contribue à créer des environnements d’apprentissage plus ciblés et personnalisés.

Simplification de l’administration et de la logistique des formations

La gestion de la formation englobe l’ensemble des activités professionnelles liées au développement des compétences des collaborateurs en entreprise. Elle se divise en trois composantes principales : l’ingénierie pédagogique, l’organisation logistique et la gestion administrative. Bien évidemment, une bonne gestion de la formation efficace favorise la montée en compétences des collaborateurs, contribuant ainsi à renforcer la compétitivité des entreprises.

Ainsi, les logiciels dédiés à la gestion de la formation sont conçus pour prendre en charge les aspects administratifs et logistiques du processus de formation. Cela représente une transition significative d’une approche manuelle vers une automatisation des tâches, permettant d’optimiser l’efficacité des processus impliqués.

Suivi efficace des performances et des compétences

Le suivi des mesures d’achèvement des cours est un moyen clé qu’un logiciel de gestion de la formation peut utiliser pour mesurer la performance des employés. Les progrès d’un collaborateur dans l’achèvement des cours peuvent être surveillés, ce qui fournit des informations précieuses sur son apprentissage et son développement. Ces informations peuvent être utilisées pour mesurer les performances et identifier les domaines dans lesquels une formation supplémentaire peut être nécessaire pour améliorer les compétences.

Évaluation précise des besoins de formation

Lorsqu’un apprenant participe à une évaluation des compétences professionnelles ou via un quiz au sein d’un logiciel de gestion de la formation, le système évalue automatiquement les réponses et attribue un score en fonction de la performance de l’apprenant. Cette information permet d’identifier les domaines dans lesquels les employés pourraient rencontrer des difficultés ou présenter des lacunes de connaissances nécessitant une correction.

En utilisant ces données, les formateurs peuvent élaborer des plans de formation spécifiques afin d’améliorer les performances des employés et ainsi favoriser le développement de nouvelles compétences ou de requalification.

Suivi des progrès et évaluation de l’efficacité des formations

En plus de surveiller les indicateurs de réussite des cours, un logiciel de gestion de la formation peut également évaluer les performances des employés en suivant les résultats des évaluations. Les formateurs ont la possibilité de concevoir des évaluations et des quiz auxquels les employés peuvent répondre pour évaluer leur compréhension du contenu du cours. En effet, les scores d’évaluation dans un logiciel de gestion de la formation désignent les notes attribuées aux apprenants à la suite d’une évaluation ou d’un quiz et ces scores peuvent être exploités pour identifier les domaines dans lesquels les employés pourraient éprouver des difficultés ou présenter des lacunes de connaissances à combler.

Automatisation et gain de temps

Un logiciel de gestion de la formation offre deux avantages majeurs aux organisations : des optimisations financières à long terme et un gain de temps considérable dans la gestion de la formation.

Comme le souligne Chauvot de Beauchêne, « Le temps est la seule richesse dont on puisse être avare sans déshonneur. » Le logiciel de gestion de la formation offre justement aux collaborateurs la flexibilité d’accéder à leur formation numérique à tout moment, éliminant ainsi la contrainte des horaires fixes associés aux formations en présentiel. De surcroît, la formation en ligne permet de minimiser les déplacements vers les lieux de formation, favorisant ainsi une utilisation plus efficiente du temps.

Automatisation des tâches administratives répétitives

Le logiciel de gestion de la formation représente un système déployé au service des apprenants pour favoriser leur développement de compétences. L’intérêt majeur de cette solution réside dans sa capacité à automatiser des tâches administratives répétitives, notamment la notation des performances et la génération de rapports. Cette automatisation simplifie considérablement la charge de travail des managers/formateurs et permet une gestion plus efficiente et précise des données liées à la formation.

Réduction du temps consacré à la gestion des formations

La gestion globale du dispositif de formation est simplifiée et rationalisée, accélérant ainsi le travail administratif. Toutes les informations relatives aux formations sont regroupées sur un seul outil. Ainsi, depuis l’interface, il est facile de passer d’une fonctionnalité à l’autre. De plus, une partie des tâches répétitives telles que les inscriptions et l’envoi de notifications et d’alertes aux apprenants (par exemple, relance des apprenants n’ayant pas terminé leur formation) sont automatisés par l’administrateur.

Accès facilité à la formation et flexibilité

L’accessibilité représente un autre élément clé pour une expérience utilisateur optimale. Les logiciels de gestion de la formation incarnent le principe d’ATAWAD (AnyTime, AnyWhere, Any Device). Être en mesure d’apprendre de n’importe où, à tout moment et depuis n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone, tablette) répond à une demande importante des salariés. Le logiciel intègre pleinement cet aspect et va jusqu’à offrir une application mobile permettant aux apprenants de se connecter à leur formation même hors ligne. En fin de compte, les salariés peuvent progresser à leur propre rythme et intégrer leurs sessions de formation dans leur emploi du temps de manière autonome.

Facilitation de l’accès à la formation pour les employés

Le logiciel de gestion de la formation aspire également à être un outil ergonomique, intuitif, facile d’accès et simple d’utilisation. La prise en main s’effectue rapidement, aussi bien pour les administrateurs que pour les apprenants. Ces derniers se connectent à une interface agréable et claire. À travers leur tableau de bord personnalisé, ils peuvent visualiser rapidement toutes les informations liées à leur parcours de formation et communiquer au sein de leur communauté. Ils ont également la possibilité de rechercher et de suivre une formation en quelques clics. Un autre aspect important pour une excellente expérience d’apprentissage est l’autonomie dont bénéficie l’apprenant, qui peut personnaliser son parcours en choisissant les contenus qui lui conviennent.

Adaptabilité et personnalisation des parcours de formation

En plus de la facilité d’utilisation, parmi les avantages des nouveaux logiciels de gestion de la formation, la personnalisation du parcours de l’apprenant est un concept qui ouvre de nouvelles perspectives pédagogiques. Plus connectés, plus flexibles et orientés vers l’utilisateur (« user centric »), ces portails de formation répondent aux besoins des entreprises et organismes de formation en s’alignant au plus près des compétences des apprenants.

Conformité et reporting améliorés

La conformité et le reporting sont des aspects cruciaux pour toute entreprise. En ce sens, le logiciel de gestion de la formation est spécifiquement conçu pour renforcer ces aspects cruciaux, assurant ainsi la conformité aux normes réglementaires et améliorant le reporting au sein de la société.

Aide à la conformité réglementaire

L’importance de la conformité est élémentaire dans le cadre des activités de toute organisation, englobant le respect des lois, des règlements, des normes et des lignes directrices régissant leur fonctionnement. Dans le domaine de la formation, le recours à une solution en gestion des ressources humaines est fortement recommandé, procurant des fonctionnalités permettant à l’entreprise de suivre ses obligations et de s’y conformer. Son objectif premier est de gérer les formations obligatoires, d’assurer en effet le respect des normes réglementaires, tout en simplifiant le suivi des progrès.

Le logiciel de gestion de la formation offre, par exemple, la possibilité de vérifier automatiquement la participation de chaque employé aux formations obligatoires, générant ainsi des rapports détaillés sur la conformité aux exigences réglementaires. Cette approche permet une gestion plus efficace et transparente des obligations de formation, garantissant ainsi la conformité continue de l’organisation aux normes en vigueur.

Rapports détaillés et analyses des données de formation

Comme mentionné, un logiciel de gestion de la formation est doté de fonctionnalités avancées de reporting, ce qui permet une analyse approfondie des données de formation. En effet, il offre une visibilité accrue sur les compétences acquises tout en identifiant d’éventuelles lacunes. Cette approche proactive facilite la prise de décision, permet d’identifier les domaines nécessitant une attention particulière, et assure que l’organisation maintient un niveau optimal de conformité tout en favorisant le développement continu des compétences au sein de l’équipe.

Retour sur investissement et impact sur la performance d’entreprise

Toute entreprise souhaitant comprendre, suivre et améliorer sa formation, doit évaluer son retour sur investissement (ROI).

L’évaluation du ROI de la formation se révèle être un instrument fondamental pour évaluer l’efficacité du programme de formation et garantir que celui-ci génère les résultats escomptés. De ce fait, une approche efficace consiste à recourir à un logiciel de gestion de la formation, permettant ainsi d’optimiser les budgets alloués à la formation et, surtout, d’améliorer les performances globales de l’organisation.

Optimisation des budgets de formation

Afin d’assurer une gestion optimale du budget de formation en entreprise, l’utilisation de tableaux de bord est indispensable. Ces outils permettent le calcul de divers indicateurs tels que les dépenses réelles par rapport aux prévisions, les recettes générées, l’évolution du chiffre d’affaires et le suivi de la trésorerie. Il devient possible de surveiller en temps réel ces éléments clés grâce à des outils dédiés au suivi budgétaire.

Dans cette perspective, l’adoption d’une solution RH complète et modulaire représente un avantage majeur. Elle offre la possibilité d’évaluer les compétences, de repérer les écarts budgétaires, de proposer des formations personnalisées et de faciliter le contrôle efficace du budget alloué à la formation.

Impact positif sur la performance globale de l’entreprise

Évaluer de manière précise l’impact d’une formation sur la performance d’une entreprise représente un défi complexe, en raison de la multitude de variables susceptibles d’influer sur les résultats obtenus. Ainsi, il apparaît plus judicieux d’aborder cette problématique en se référant au « retour sur objectifs », plutôt que de se restreindre à la notion conventionnelle de « retour sur investissement ».

Cette nuance met en lumière la réalité selon laquelle les bénéfices découlant des formations ne se mesurent pas exclusivement en termes financiers, mais également en fonction des objectifs préalablement définis. Dans cette perspective, l’évaluation de la rentabilité se transforme en un processus plus global, englobant les acquisitions de compétences, les améliorations des performances individuelles et collectives, ainsi que l’alignement sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Les bénéfices à long terme d’un logiciel de gestion de la formation

En résumé, un logiciel de gestion de la formation offre une multitude d’avantages à long terme, en optimisant le processus de formation en lui-même. En effet, il facilite la planification, la gestion et la stratégie de formation en entreprise, améliorant ainsi l’efficacité opérationnelle. Ensuite, la centralisation des données permet une analyse approfondie des performances des apprenants et des programmes, favorisant l’adaptation continue. Sans oublier que la réduction des coûts liés à la logistique et la possibilité d’accéder à des contenus de formation à distance améliorent la flexibilité et la portée des initiatives de formation. Enfin, le suivi des compétences des employés, rendu possible par ce logiciel, constitue un levier essentiel pour favoriser leur évolution, renforçant ainsi la productivité globale de l’entreprise.

Pourquoi le passage au numérique est essentiel dans le contexte actuel

Le passage au numérique dans la gestion des formations est essentiel de nos jours pour améliorer l’accessibilité, l’efficacité et la personnalisation de l’apprentissage. Les plateformes numériques permettent en effet une diffusion rapide des contenus, favorisent l’apprentissage à distance et offrent des fonctionnalités d’interactivité. De ce fait, en centralisant les données, le SIRH facilite le suivi des progrès individuels, l’adaptation des programmes à chaque apprenant et la mesure des résultats. Cette transition numérique accélère la formation continue, renforce l’engagement des collaborateurs et contribue à l’alignement des compétences avec les besoins évolutifs du marché du travail.

Découvrez la solution HRMAPS, un logiciel RH souple, complet et modulaire

Comme évoqué précédemment, l’utilisation d’un logiciel de gestion de la formation se révèle essentielle pour optimiser la prise en charge administrative, budgétaire, logistique et réglementaire de tous les aspects liés à la formation professionnelle des collaborateurs. Le SIRH HRMAPS se distingue comme un atout majeur dans cette démarche.

Le logiciel de gestion de la formation HRMAPS émerge comme un pilier fondamental pour les entreprises souhaitant centraliser et simplifier leurs processus de formation. En favorisant un suivi précis des compétences, il contribue à accroître l’efficacité opérationnelle. L’automatisation intégrée permet de réaliser des économies de temps significatives, libérant ainsi des ressources précieuses. L’accès simplifié à la formation offre une flexibilité inégalée, répondant de manière optimale aux besoins évolutifs.

De plus, le SIRH HRMAPS garantit une conformité rigoureuse et des rapports améliorés, renforçant ainsi la transparence et la gouvernance. En optimisant la gestion administrative, budgétaire, logistique et réglementaire, HRMAPS se positionne comme un élément différenciateur majeur de l’évolution de la formation professionnelle au sein de l’entreprise.