Intégration entre SIRH et logiciel de paie : comprendre les enjeux et le processus

Imaginez cette situation :
Vous êtes responsable.s RH dans une entreprise de plusieurs centaines d’employés. Chaque mois, vous devez saisir les données de tous les nouveaux collaborateurs dans votre SIRH et le logiciel de paie, mettre les données à jours, extraire les absences et les EVP, puis les insérer dans logiciel de paie.
Une tâche complexe et susceptible d’erreurs. Et ce qui rend cette tâche encore plus difficile, c’est que chaque logiciel a sa propre interface, ses propres règles de saisie et ses propres formats de données.
Comment alors assurer que les données saisies dans le SIRH sont bien transmises vers le logiciel de paie ? L’intégration entre un SIRH et un logiciel de paie est la solution.
Et maintenant, vous vous posez probablement la question suivante : pourquoi et comment intégrer un SIRH avec un logiciel de paie ? C’est ce que nous allons tâcher d’expliquer dans cet article.

Pourquoi l’Intégration entre un SIRH et un logiciel de paie est essentielle ? 

L’intégration consiste à connecter des différentes solutions entre elles. Le service RH est directement concerné par cette intégration, plus précisément ceux voulant éviter à tout prix les doubles saisies de données, gagner du temps au quotidien et éviter les erreurs.

Dans ce contexte, l’intégration est un processus essentiel pour les entreprises cherchant à fiabiliser les données entre le logiciel SIRH et le logiciel de paie.

Cependant, pourquoi est-il si important d’interconnecter ces deux outils ? Tout simplement parce que cela permet de :

Rationalisation des processus RH et paie

Les tâches administratives sont souvent énergivores, chronophages et extrêmement répétitives. Chaque mois, extraire les données d’un SIRH afin de les intégrer dans le logiciel de paie est une perte de temps et de ressources, facile à éviter.

L’interconnexion d’un logiciel SIRH avec un logiciel de paie permet de rationaliser les process RH et paie en supprimant,

à minima, la double saisie. En effet, les données saisies dans le SIRH sont automatiquement transmises et synchronisées dans le logiciel de paie, sans aucune intervention manuelle. Donc, cette connexion permet de centraliser les données et d’automatiser les flux RH, libérant ainsi du temps afin de les utiliser à meilleur escient.

Pour conclure, la principale plus-value d’un connecteur SIRH-Paie réside dans la limitation des risques d’erreur, des ressaisies et duplications de données.

Amélioration de la précision des données

L’absence d’un connecteur SIRH-Paie entraîne une duplication des saisies des données, générant une multiplication des informations et, par conséquent, accroissant les risques de perte de données.

En effet, chaque mois, les responsables RH doivent extraire les données d’un logiciel SIRH, puis les saisir manuellement dans leur logiciel de paie. Cette double saisie est une source d’erreurs, générant des incohérences entre les deux outils RH. De plus, elle augmente les risques de perte de données, car les informations saisies manuellement sont plus susceptibles d’être perdues ou erronées que celles transmises automatiquement. Sans oublier les calculs manuels des heures supplémentaires, des congés payés, des primes… entraînant un vrai cauchemar administratif !

Le principal atout d’un connecteur SIRH-paie est d’assurer la fiabilité des données. D’ailleurs, le fait qu’il existe une base de données communes garantit que les données partagées entre les différents modules circulent de manière fluide.

Par exemple, lorsqu’un employé ajoute un jour de congé dans le SIRH, cette absence est automatiquement envoyée vers le logiciel de paie.

De plus, les données sont calculées automatiquement dans le logiciel SIRH, puis transmises directement vers le logiciel paie. Résultat : pas de calcul manuel, pas de risque d’erreur, et donc un résultat plus précis.

Gain de temps et réduction des erreurs

Chaque logiciel, que ce soit le SIRH ou le logiciel paie, se compose de deux éléments essentiels : les programmes et les données. Ces programmes permettent d’exécuter diverses actions, telles que calcul des notes de frais ou absences,

en utilisant les données stockées dans les deux logiciels. Grâce à la synchronisation, une même donnée peut être exploitée par les deux logiciels ce qui permet de créer un écosystème de données cohérent.

Grâce au connecteur SIRH-Paie, toutes les données sont mises à jour automatiquement dans les deux systèmes. Et donc, plus besoins de faire des exports-imports manuels. Cela permet non seulement d’éviter les erreurs humaines, source de frustrations, mais également de gagner un temps précieux.

Le processus d’intégration entre un SIRH et un logiciel de paie : étapes et considérations clés

Le processus d’intégration est une étape cruciale pour assurer une mise en place efficace du connecteur. En effet, cette étape est sensible, mais elle offre plusieurs bénéfices pour toutes les parties prenantes.

Tout d’abord, les étapes clés de l’intégration incluent la définition des besoins de l’entreprise, le déploiement du connecteur et la formation des utilisateurs. Pour mener à bien ce processus, il est important de prendre en compte plusieurs facteurs, tels que la compatibilité des systèmes, les contraintes de temps et de budget, ainsi que l’implication des équipes concernées.

De même, il faut garder à l’esprit que la mise en place d’un connecteur entre un logiciel SIRH et un logiciel de paie représente un projet à part entière. Cependant, cette intégration ne doit pas être considérée comme une fin en soi, mais plutôt comme à un investissement à long terme qui permet au RH de gérer leurs ressources humaines et les processus de paie plus sereinement.

Évaluation des besoins et objectifs d’intégration

Avant de plonger dans les aspects techniques de l’intégration, il est crucial d’évaluer les besoins spécifiques de l’entreprise et de définir clairement les objectifs visés.

Tout d’abord, il faut fixer des objectifs clairs.

Ces objectifs peuvent englober divers aspects, tels que :

Une fois les objectifs fixés, il convient de choisir les flux RH à synchroniser entre les différents logiciels soit via l’utilisation des fichiers plats ou bien l’API. Par exemple, l’exportation des absences du SIRH et leur importation dans le logiciel de paie.

En dernier lieu, pour parachever cette étape avec succès, il est nécessaire de définir le rôle de chaque logiciel, c’est-à-dire, celui qui sera désigné comme « maître » et celui qui agira en tant qu’« esclave ». Pour rappel, le logiciel dit « maître » est celui chargé de créer les profils des salariés, de générer leurs matricules et les transférer au logiciel « esclave ».

Planification du projet

La composition d’une équipe projet est la deuxième étape dans ce process. En effet, elle est pilotée par le chef de projet de l’intégration qui doit garantir le bon déroulement du projet et de veiller à une communication efficace.

En général, l’équipe inclut un ou plusieurs employés de la direction RH et un employé de la direction SI et/ou direction de l’entreprise pour la validation des décisions, compris budgétaires.

Test et mise en œuvre de l’intégration entre un SIRH et un logiciel de paie

Avant le déploiement final, les phases de test sont indispensables. Elles permettent de vérifier que les différentes solutions communiquent et que les données sont présentes correctement dans les deux logiciels.

Bénéfices pratiques de l’intégration entre un SIRH et un logiciel de Paie

L’intégration d’un SIRH avec un logiciel de paie peut sembler complexe à première vue, mais les bénéfices pratiques qu’elle apporte sont nombreux.

Tout d’abord, cette intégration permet d’améliorer la gestion des RH au sein de l’entreprise. En effet, elle permet de centraliser et fluidifier les données RH, ce qui facilite la circulation des informations entre les différents systèmes.

De plus, l’automatisation des flux contribue à réduire les erreurs, à supprimer la double saisie et à réduire les retards, renforçant ainsi la confiance des collaborateurs envers leur entreprise.

Des données RH homogènes

Le rêve de tout RH est d’avoir des bases de données parfaitement homogènes. Oui, c’est possible ! L’interconnexion d’un logiciel SIRH avec le logiciel de paie constitue le meilleur duo pour des données RH centralisées, homogènes et synchronisées en temps réel.

De même, tous les collaborateurs ont accès aux mêmes informations, ce qui limite les erreurs de synchronisation entre les différents logiciels RH. Un véritable atout pour une gestion RH fluide et efficace.

Optimisation de la gestion administrative des employés

Le connecteur SIRH-Paie se distingue comme un outil extrêmement puissant pour faciliter et optimiser la gestion administrative des employés.

Parmi les principales raisons de son efficacité :

HRMAPS : une solution révolutionnaire en gestion RH

Ce qui la rend encore plus exceptionnelle ? HRMAPS adopte une stratégie « best of breed », en proposant une marketplace RH avec les meilleurs logiciels du marché, permettant ainsi à chaque entreprise de créer un écosystème complet et de bénéficier d’un large éventail de fonctionnalités complémentaires.

Et ce n’est pas tout ! HRMAPS se connecte à plus de 20 logiciels partenaires : des logiciels de gestion des temps, de gestion des talents, de reporting RH et des ERP.

Sans oublier les incontournables logiciels de gestion de paie tels que :

HRMAPS offre aux entreprises la possibilité de bénéficier de tous les avantages de l’intégration sans plonger dans les défis de la mise en place d’un nouveau système.

Adieu la double saisie ! L’interfaçage entre votre logiciel de paie et le logiciel SIRH HRMAPS élimine les risques d’erreurs liées aux doubles saisies, tout en évitant les pertes de données. Résultat ? Un gain de temps pour votre équipe RH.

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