Les étapes clés pour réussir la digitalisation de la formation en entreprise
Table des matières
Si votre objectif est de former mieux, plus vite et avec impact, vous êtes au bon endroit.
Bienvenue au 21ᵉ siècle : celui de la rapidité, du digital et de collaborateurs toujours connectés.
Aujourd’hui, les RH ne gèrent plus seulement des équipes : elles gèrent des talents qui ont grandi dans un monde numérique, où l’information circule en temps réel et où apprendre doit pouvoir se faire à tout moment, sur tous les supports.
La Gen Z, qui occupe de plus en plus le marché, n’attend pas qu’on lui impose des formations figées. Elle exige des parcours fluides, personnalisés et engageants, adaptés à son rythme et à ses usages. Pour les directions RH, le message est clair : former à l’ancienne, c’est risquer de perdre ses talents.
Pour cette raison, continuer à former comme il y a dix ans, c’est risquer de perdre en engagement, en performance et en attractivité. Les parcours rigides et les contenus statiques ne suffisent plus : les collaborateurs veulent des expériences interactives, accessibles partout et à tout moment.
Dans cet article, on répond à toutes vos questions, sans jargon superfétatoire, pour comprendre ce que signifie réellement digitaliser la formation au 21ᵉ siècle ! Un seul pas suffit pour passer de la théorie à la pratique, sans se noyer sous un flot d’outils. Plongeons ensemble dans l’univers de la digitalisation de la formation !
Pourquoi digitaliser la formation en entreprise ? Bénéfices et retour sur investissement
Digitaliser la formation n’est plus un simple choix d’innovation. C’est une réponse pragmatique aux contraintes opérationnelles des entreprises et aux attentes des collaborateurs. Lorsqu’elle est bien pensée, la formation digitale crée de la valeur à court et long terme, à la fois sur le plan économique, organisationnel et humain.
Voici les principaux bénéfices observés sur le terrain :
- Une flexibilité adaptée aux réalités professionnelles: la formation digitale s’intègre plus facilement dans le quotidien des collaborateurs. Elle permet d’apprendre à son rythme, au bon moment, depuis n’importe quel support (ordinateur, tablette, smartphone).
Résultat : moins d’absences prolongées, moins de ruptures d’activité, et une meilleure appropriation des contenus, car l’apprentissage s’adapte aux contraintes réelles du poste - Des économies visibles sur le budget formation: en limitant les frais de déplacement, d’hébergement et de logistique, la formation digitale réduit significativement les coûts indirects.
Les contenus peuvent être mutualisés, réutilisés et mis à jour plus facilement, ce qui améliore la rentabilité des actions de formation dans le temps.
De nombreuses entreprises constatent ainsi un meilleur rapport coût / impact par rapport aux formats exclusivement présentiels - Une traçabilité et un pilotage renforcés: les outils digitaux permettent de suivre précisément les parcours de formation : inscriptions, taux de complétion, résultats, évaluations, temps passé.
Cette traçabilité facilite le pilotage de la politique formation, la justification des budgets engagés et le reporting auprès des directions ou des partenaires financeurs - Une montée en compétences plus rapide et mieux ciblée: grâce à des parcours personnalisés et progressifs, la formation digitale favorise un apprentissage plus efficace. Les collaborateurs peuvent revoir un module, approfondir un point précis ou avancer plus vite.
Cette approche améliore l’ancrage des compétences et accélère leur mise en application sur le terrain - Une meilleure accessibilité aux financements CPF et OPCO: de nombreuses formations digitales sont aujourd’hui éligibles aux dispositifs de financement existants, notamment le CPF et les OPCO, sous réserve de conformité aux critères en vigueur.
La digitalisation facilite également la constitution des dossiers, le suivi administratif et la justification des actions réalisées, tant pour l’entreprise que pour les organismes de formation
Quels outils et technologies pour digitaliser la formation ?
La réussite d’un projet de digitalisation de la formation repose en grande partie sur le choix des outils. Il n’existe pas de solution universelle : chaque solution répond à des usages, des publics et des objectifs différents. L’enjeu principal pour les directions RH, est d’assembler les bons leviers afin de créer une expérience cohérente, performante et finançable.
Les plateformes LMS : le socle des parcours de formation
Les plateformes LMS (Learning Management System) constituent aujourd’hui la pierre angulaire de la formation digitalisée. Elles permettent de diffuser les contenus, structurer les parcours, suivre la progression des apprenants et évaluer les acquis.
Un LMS conforme aux exigences OPCO et CPF garantit la traçabilité des actions de formation, la fiabilité des données et la conformité réglementaire.
Les applications mobiles : apprendre partout, à tout moment
Les applications mobiles de formation répondent aux nouveaux usages professionnels. Elles facilitent l’accès aux contenus pour les collaborateurs nomades, sur le terrain ou en horaires décalés.
Micro-modules, notifications, rappels, accès hors connexion : le mobile learning favorise l’apprentissage en continu et renforce l’engagement. Il est particulièrement pertinent pour les formations courtes, les mises à jour réglementaires ou les rappels de bonnes pratiques.
Lorsqu’elles sont intégrées à un LMS ou à un logiciel SIRH, ces applications peuvent également être éligibles aux financements CPF et OPCO.
Le rapide learning : produire vite, former efficacement
Le rapide learning repose sur des outils auteurs permettant de créer rapidement des modules e-learning à partir de contenus existants. Cette approche est idéale pour digitaliser des formations internes, capitaliser sur l’expertise métier et déployer des contenus à grande échelle.
Moins coûteux et plus agile, le rapide learning permet d’actualiser facilement les modules et de répondre rapidement aux évolutions des besoins. Il constitue une solution efficace pour les formations opérationnelles et les projets à court terme.
La réalité virtuelle : apprendre par l’expérience
La réalité virtuelle et la réalité augmentée apportent une dimension immersive à la formation. Elles permettent de placer l’apprenant dans des situations proches du réel, sans risque pour l’entreprise ou les collaborateurs.
Ces technologies sont particulièrement adaptées aux formations techniques ou aux environnements complexes. Même si plus coûteuses, certaines solutions sont reconnues par les OPCO lorsqu’elles s’inscrivent dans un dispositif pédagogique structuré.
L’intelligence artificielle : personnaliser et optimiser les parcours
L’intelligence artificielle s’impose progressivement dans la formation digitale. Elle permet de recommander des contenus personnalisés, d’adapter les parcours au niveau de chaque apprenant et d’analyser finement les données d’apprentissage.
L’IA contribue à améliorer l’engagement, à optimiser les parcours et à renforcer l’efficacité globale des dispositifs. Intégrée à un LMS ou à un logiciel RH, elle devient un véritable outil d’aide à la décision pour les équipes RH.
Les logiciels de gestion des processus formation
Les logiciels de gestion des processus de formation permettent de gérer les processus RH et la DATA RH qui précèdent ou suivent le parcours de formation.
Par exemple :
- L’identification et la qualification des besoins de formation
- La sélection des prestataires de formation
- La diffusion du catalogue ou du programme de formation
- La validation et le suivi budgétaire du plan de formation ;
- La gestion administrative des formations (convocations, feuilles de présence, etc.).
Un logiciel de gestion de formation tel que celui de HRMAPS permet d’automatiser et de gagner du temps sur chaque étape du processus d’élaboration et de déploiement du plan de développement des compétences.
Par exemple, il permet d’améliorer la structure de l’entretien individuel pour collecter efficacement les souhaits de formation dans le cadre de l’évaluation des besoins, puis de créer une offre de formation et d’animer des parcours d’apprentissage personnalisés pour les collaborateurs.
In fine, le logiciel SIRH HRMAPS récupère les données sur les parcours, ce qui permet de mettre à jour les données RH dans une logique de gestion des compétences des collaborateurs.
À retenir pour les DRH : le bon outil n’est pas nécessairement le plus innovant, mais celui qui s’intègre le mieux à l’écosystème RH, répond aux usages terrain et respecte les exigences de financement et de conformité réglementaire.
Défis courants et erreurs à éviter lors de la digitalisation de la formation
Digitaliser la formation n’est plus une option : c’est un enjeu stratégique pour toute entreprise qui souhaite développer ses talents et rester compétitive. Mais attention : mal anticipée, la digitalisation de la formation peut devenir un véritable casse-tête, avec des modules peu engageants, des processus complexes pour les RH et des collaborateurs démotivés.
Avant même de lancer votre projet, il est essentiel de choisir le bon outil RH, capable d’accompagner toutes les étapes de la digitalisation et de centraliser les données de manière fiable.
Voici les 4 erreurs les plus fréquentes en digitalisation de formation et comment les éviter, afin de réussir le projet de digitalisation de formation :
Ce sont des erreurs qui coûtent du temps, de l’argent et qui engendrent beaucoup de stress.
Erreur n°1 : négliger les besoins de formation des apprenants
Trop souvent, la digitalisation commence par le contenu… avant de s’intéresser aux personnes qui vont apprendre.
Pour maximiser l’engagement et l’efficacité :
- Identifiez votre public cible : profils, niveaux, habitudes d’apprentissage
- Définissez les objectifs pédagogiques par type d’apprenant.
- Adaptez vos formats : vidéos courtes, quiz interactifs, micro-learning…
Astuce RH : un logiciel RH comme HRMAPS permet de centraliser les profils et les compétences, proposant des parcours sur-mesure en fonction des besoins réels.
Erreur n°2 : surcharger les contenus digitalisés
« Trop d’informations tuent l’information ! »
Les modules e-learning doivent être :
- Concis et visuels
- Aisés en navigation et modulaires
- Orientés sur des compétences actionnables, pas seulement sur la théorie
Erreur n°3 : utiliser des outils dispersés et sans visibilité
Empiler des solutions disparates est l’une des erreurs les plus coûteuses :
- Données RH fragmentées
- Double saisie inutile
- Suivi des parcours incomplets
Solution : optez pour une plateforme unique qui centralise formation, suivi et reporting. Le logiciel SIRH HRMAPS offre une vision globale du parcours de formation, avec des indicateurs RH clairs pour les RH et les managers.
Erreur n°4 : Défis réglementaires et financiers : conformité CPF et OPCO
Un manque de traçabilité ou une gestion administrative incomplète peut remettre en cause l’éligibilité des formations aux financements.
Le logiciel SIRH HRMAPS facilite le suivi des formations obligatoires et des habilitations grâce à un système d’alertes, de rappels et de renouvellement automatisé. Suivez les qualifications manquantes, pilotez les formations obligatoires et planifiez les sessions de formations et les renouvellements en toute simplicité.
Éviter ces erreurs courantes vous permettra de mettre toutes les chances de votre côté pour réussir votre projet de digitalisation de la formation. N’oubliez pas que la clé du succès réside dans une approche centrée sur l’apprenant, combinant pédagogie efficace et technologie adaptée.
Webinaire : Réforme EPP 2026 entretien parcours professionnelArticles similaires
