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Dans l’entreprise, il existe plusieurs types d’entretiens ou d’évaluation dont certains sont obligatoires. Nous pouvons citer l’entretien professionnel ou le bilan à 6 ans, qui sont mentionnés dans le code du travail. Les entretiens avec objectifs permettent de faire le point sur les compétences des salariés. Ils servent également à détecter les axes d’amélioration et à les combler. Malheureusement, la gestion des entretiens et des objectifs est une tâche consommatrice de temps et de ressources. Un outil de gestion des entretiens apparaît dès lors comme LA solution pour gérer tout cela.
Comment réussir la mise en place d’un outil de gestion des entretiens et des objectifs ? Comment faire adopter ce dernier rapidement par les salariés ?
L’importance d’un outil de gestion des entretiens et des objectifs
Cet outil permet une meilleure gestion des entretiens annuels et professionnels ainsi que des objectifs individuels et collectifs. Il permet de se concentrer sur l’entretien lui-même et non sur l’organisation administrative. Ce qui est nécessaire en amont et donc de permettre des échanges plus constructifs durant les entretiens. Idem pour les managers, il s’agit d’un avantage performant. Les entretiens pourront être préremplis avec l’historique des formations suivies, les objectifs des années précédentes, les compétences acquises, ce qui rend l’entretien plus pertinent en se concentrant sur l’échange et pas le résultat du remplissage du formulaire.
1. Choisir l’outil de gestion des entretiens, adapté à son entreprise
Le choix de l’outil de gestion des entretiens et des objectifs doit être adapté à l’entreprise. Il est important dans un premier temps de bien identifier les priorités et les besoins. Pour cela, il faut d’abord commencer par un état des lieux. Combien d’entretiens existants dans l’entreprise ? Quelles sont les fréquences et les populations cibles ?
Dresser un cahier des charges est capital pour bien choisir son outil et assurer son adoption par la plupart des collaborateurs. Le prix est important ainsi que sa flexibilité, mais il doit surtout être facile d’utilisation et intuitif car le plus grand risque c’est que les collaborateurs refusent de l’utiliser.
1.1 Identifier vos besoins et vos priorités
La première étape est donc d’identifier les besoins et les priorités. Ce travail doit se faire en collaboration avec les parties prenantes et donc aussi, les managers. Avant de s’équiper d’un logiciel de gestion des entretiens, il faut se demander concrètement, quel problème souhaitons-nous résoudre ? Qu’est-ce qu’on aimerait améliorer ? Dans quel but ?
1.2 Comparer les fonctionnalités et les tarifs
Une fois les besoins clarifiés grâce à la participation des futurs utilisateurs et des managers, il est temps de passer au choix de l’outil de gestion des entretiens et des objectifs. Le cahier des charges est à ce stade prêt et finalisé. Nous sommes donc en mesure de comparer les différentes solutions présentes sur le marché et de déterminer laquelle correspond le mieux à nos attentes. Il faut vérifier si les fonctionnalités proposées sont assez suffisantes et claires et surtout. Nous devons également éviter d’accepter un outil de gestion des entretiens et des objectifs trop complexe qui risque de dissuader les utilisateurs. Le tarif est aussi un critère important. Face à deux outils qui proposent des fonctionnalités similaires, le prix peut être un critère décisif.
1.3 Prévoir la flexibilité et l’évolutivité de l’outil
Les besoins et les attentes d’une entreprise peuvent évoluer et changer, au fil des années. D’ailleurs, c’est très important d’avoir des outils qui permettent l’agilité et la flexibilité. Au moment de choisir l’outil de gestion des entretiens et des objectifs, il faut vérifier et prévoir la flexibilité et l’évolutivité de l’outil. Le risque, c’est évidemment, qu’il soit obsolète rapidement.
2. Impliquer les collaborateurs et les managers dans le processus de mise en place
A ce stade, les managers et les collaborateurs ont été impliqués puisqu’ils ont participé à l’élaboration du cahier des charges en exprimant leurs besoins et souhaits. Toutefois, il est important que cette implication se poursuive et qu’ils soient informés de l’évolution. En effet, la plus grande erreur qu’on puisse commettre à ce stade, c’est de les écarter lors de la mise en place. Leur implication est essentielle car ce seront les futurs utilisateurs et leurs essais et tests permettent de réajuster pour avoir une solution RH qui répondent au mieux aux besoins. Cette phase dite « pilote » est trop souvent écartée dans la mise en place avec les risques de réussite ou échec du déploiement que cela entraine !
2.1 Communiquer sur les objectifs et les bénéfices d’un outil de gestion des entretiens
Impliquer les collaborateurs et les managers dans le choix de l’outil de gestion des entretiens et des objectifs ne signifie pas uniquement leur poser des questions sur leurs attentes et leurs difficultés rencontrées au quotidien. Il s’agit vraiment de les sensibiliser aux bénéfices d’une telle solution pour l’optimisation des évaluations dans l’entreprise. Les objectifs d’un tel investissement doivent être clairs et correspondre aussi bien aux attentes des collaborateurs (meilleures évaluations, meilleure adéquation avec le plan de formation…) que celles des managers (rapidité et fiabilité, accès aux données des équipes en temps réel et centralisées…)
2.2 Organiser des formations et des ateliers pratiques
Adopter un nouvel outil en entreprise n’est pas une mince affaire. Même si les collaborateurs et managers voient l’intérêt, l’utilisation de l’outil de gestion des entretiens et des objectifs peut ne pas sembler évidente, notamment pour des collaborateurs moins à l’aise avec l’outil digital. De ce fait, il est fortement recommandé d’organiser des formations ainsi que des ateliers. Nous devons leur permettre de tester et de poser des questions, pour une prise en main sans obstacle.
2.3 Encourager les retours d’expérience et les échanges entre les utilisateurs
Il y existe aussi une autre approche qui permet aux équipes de s’approprier l’outil de gestion des entretiens et des objectifs. C’est celle d’encourager les retours d’expérience et les échanges entre utilisateurs. Une fois l’outil mis en place, nous pouvons par exemple, pendant 6 mois assurer des séances d’échanges pour permettre à chacun de s’exprimer sur l’utilité, mais aussi, de livrer ses conseils et astuces qui pourront aider à une implantation durable dans l’entreprise et à une conduite du changement adaptée.
3. Suivre et optimiser l’utilisation de l’outil pour en tirer le meilleur parti
Une fois mis en place, l’outil de gestion des entretiens et des objectifs peut continuer à être optimisé grâce aux retours d’expérience. C’est pour cela qu’il faut mettre en place un système de feedback qui assure le suivi de l’utilisation afin de pouvoir optimiser et de tirer le meilleur parti de cet investissement. On va découvrir au fil des semaines, et une fois les premières utilisations réalisées, que le potentiel de cet outil est bien plus important ce qui permettra d’optimiser encore plus les processus de campagne d’entretien.
3.1 Mettre en place des KPI pour évaluer l’efficacité de la solution et son impact sur les process
Afin que cette évaluation ne soit subjective, la DRH doit fixer des indicateurs clés de performance (KPI) pour estimer la pertinence. En effet, il est important de déterminer la cause de son manque d’efficacité éventuelle pour mieux l’optimiser. Cela peut être causé par une mauvaise utilisation tout comme par des données introduites non pertinentes.
3.2 Réaliser des ajustements et des améliorations en fonction des retours des utilisateurs
Le retour des utilisateurs par rapport aux premières expériences doit être perçu comme une source d’amélioration continue. C’est pour cela qu’il est déterminant après ces premiers ateliers de réaliser les ajustements nécessaires, pour que l’outil de gestion des entretiens et des objectifs trouvent sa pleine utilisation.
3.3 Anticiper les évolutions et les mises à jour de l’outil pour rester à la pointe
Pour rester à la pointe, nous devons effectuer régulièrement les mises à jour nécessaires de l’outil de gestion des entretiens. Il faut se rappeler qu’un outil ne devient performant et puissant que si son utilisation est optimale. La Direction des Ressources joue donc un grand rôle pour en faire un outil de performance. Pour anticiper les évolutions, on implique les managers et utilisateurs à travers des points feedback fréquents. Seuls les utilisateurs peuvent se rendre compte de la nécessité d’évoluer. Cela ne représente aucune contrainte puisque dès le départ, l’outil a été choisi pour sa capacité à évoluer et sa flexibilité.
