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En France, depuis presque 100 ans, les salariés bénéficient de congés payés. Ce droit a évolué au fil des années, passant de deux semaines à cinq semaines par an. Se sont ajoutés les RTT et d’autres types d’absences possibles, sans compter la concentration des demandes de congés sur certaines périodes de l’année, notamment l’été. La gestion des congés estivaux s’est donc complexifiée. Et la Direction des Ressources Humaines se trouve confrontée tous les ans à la bonne organisation des vacances.
Voici quelques conseils et astuces pour préparer efficacement les congés estivaux des collaborateurs.
1. Comprendre l’importance d’une bonne gestion des congés estivaux
Entre les salariés qui veulent tous partir en congé en même moment et ceux qui ne prennent pas les leurs… Il est pertinent que l’employeur anticipe pour s’assurer une bonne gestion des vacances en été et particulièrement du maintien de l’activité à un niveau satisfaisant pour les clients de l’entreprise ou pour maintenir un niveau de production adapté. Les congés d’été peuvent avoir un réel impact sur l’entreprise, quand les congés ont été mal distribués. Il peut en effet y avoir une conséquence économique sur le CA ou encore sur l’image de marque de l’entreprise.
2. Planifier les congés estivaux en amont
Planifier ses congés estivaux est aujourd’hui important, au moins 2 mois avant les grands départs. Cela est indispensable pour bien organiser l’activité de l’entreprise en fonction de l’effectif présent, et également pour la chaîne managériale. Il convient d’impliquer et sensibiliser les collaborateurs à l’importance de s’y prendre à l’avance. En effet, il faut tenir compte de la situation familiale de chacun et des disponibilités de congés des conjoints. Pour être efficace, on peut utiliser un SIRH qui fournit en temps réel le solde des congés de tous. Ce logiciel leur permet ainsi de planifier sereinement, tenant compte des congés de chacun, des soldes futurs théoriques et des astreintes.
2.1 Mettre en place un calendrier de congés partagé
Pour l’organisation du planning des congés et des absences pendant les vacances d’été, on peut utiliser un calendrier partagé. Simple à mettre en place, il permet à chacun de vérifier en temps réel qui sera absent ou présent pour les semaines d’été. Chaque salarié accède à son planning partagé avec son équipe et les membres d’un même service s’organisent alors en fonction des absences des collègues. Toutefois, cette solution possède quelques lacunes. Elle ne donne pas en temps réel l’état des soldes de congés et demeure incomplète par rapport aux bénéfices d’une solution SIRH et du module de gestion des absences et des présences.
2.2 Définir des règles claires et simples pour les demandes de congés estivaux
Tout salarié a droit, chaque année, à des congés payés à la charge de l’employeur. Toutefois, même s’il a droit à deux jours et demi ouvrables par mois d’activité, son congé doit être aménagé par accord d’entreprise. Et donc la décision finale revient à l’employeur. Pour éviter tout malentendu, l’idéal est de mettre en place des règles claires pour les demandes de congés. Il faut communiquer clairement, être transparent et s’assurer que les règles des congés estivaux soient comprises.
2.3 Encourager les employés à poser leurs congés suffisamment tôt
La gestion des congés est une tâche aussi cruciale que délicate pour un manager ou chef d’entreprise. Il faut organiser les départs en congés afin de ne pas perturber l’activité. Sans compter que de nombreux salariés pris par le rythme de travail ne posent pas de congés ce qui peut être mauvais pour leur santé mentale et physique, nonobstant le risque encouru à laisser des soldes acquis s’accroître sans limite. De ce fait, encourager les employés à poser leurs congés suffisamment tôt permet à l’entreprise d’anticiper ces creux. La planification de la formation de remplaçants temporaires, la redistribution des tâches entre les employés restants ou encore, l’utilisation d’intérimaires (…), couvrent également les absences.
3. Assurer une répartition équilibrée des congés
La répartition des congés payés est une mission délicate mais très importante. Elle peut en effet avoir des incidences sur la productivité et la motivation quand elle n’est pas équitable et juste. Par conséquent, l’employeur détermine l’ordre des départs en congés en fonction de la situation familiale de ses collaborateurs, de leur ancienneté ou encore de leur activité. De ce fait, la DRH doit trouver une solution pour centraliser les données des congés, à travers un SIRH, mais aussi responsabiliser les collaborateurs dans leur gestion de congés, afin d’anticiper les demandes d’absences.
Clairement, investir dans un outil de digitalisation des processus RH et de pose de congés, facilite la gestion des congés payés et des absences sur le long terme.
3.1 Veiller à la continuité du service pendant la période estivale
Le rôle de tout employeur est de garantir la continuité de l’activité et du service pendant la période estivale. Il faut tout d’abord veiller à ce que les mêmes compétences ne soient pas absentes pendant la même période. Il faut également demander aux salariés de s’organiser à l’avance pour bien gérer la délégation des tâches/missions. En effet, chaque salarié partant en vacances doit avoir prévenu ses collègues des dossiers et processus en cours. Pour veiller à la continuité du service, les collaborateurs doivent avoir accès au planning des congés de tous les salariés. Ainsi, ils peuvent mieux organiser leurs tâches en fonction des absences et des disponibilités de chacun sans impacter la qualité de service des clients de l’entreprise.
3.2 Prendre en compte les besoins et contraintes des employés
Même si l’employeur a le droit de refuser une demande de congés, il est important que les règles de prise de congés soient claires pour chacun afin d’éviter le sentiment de deux poids deux mesures. La première chose à faire est donc d’expliquer les règles concernant la gestion des congés payés en considérant les contraintes de travail, les contraintes familiales et les contraintes personnelles de chacun. Par exemple, si deux conjoints travaillent dans la même entreprise, leurs congés doivent être pris en même temps sans possibilité à l’employeur d’intervenir.
3.3 Favoriser la communication entre les équipes pour anticiper les absences
En mettant en place un planning de congés partagé, les salariés peuvent alors communiquer entre eux et s’arranger. Il est important que le sujet des congés estivaux soit présenté bien en amont et que les managers aient pris le temps nécessaire pour sensibiliser à l’importance d’anticiper et de trouver des solutions pour éviter toute baisse de production ou encore une fois, de baisse de qualité de service.
4. Mettre en place des solutions pour gérer les absences estivales
Pour gérer les absences estivales, l’employeur doit réfléchir à des solutions fiables qui soient acceptées par les salariés. En effet, il n’est pas entendable d’accepter une baisse de régime même pendant l’été. Les équipes doivent être capables de répondre aux exigences du marché ou des clients, même en effectif réduit.
4.1 Utiliser un logiciel de gestion des congés et des absences
L’outil de gestion des congés et des absences devient indispensable dans les entreprises car il permet de simplifier et fluidifier les processus lourds de pose des congés. Evidemment, gain de temps au RDV mais pas uniquement ! Le logiciel présente le plus souvent une interface facile d’utilisation et une grande flexibilité, car il peut être adapté aux besoins spécifiques de chaque entreprise en matière de politiques de congés, de types d’absences, de calendriers et d’autorisations.
Par exemple, HRMAPS permet la simplification des processus de demande et de validation des congés ainsi que le calcul des congés payés et des RTT. Il assure les mises à jour en temps réel des plannings et des soldes de congés tout en permettant l’accès aux plannings partagés. Cela permet aussi d’identifier les jours travaillés mais absents du bureau dans le cas du télétravail.
4.2 Prévoir des remplacements temporaires ou des ajustements de charge de travail
Les départs en congé peuvent avoir un impact sur la productivité de l’entreprise, ou même de qualité auprès des clients s’ils ne sont pas pris en charge dans les délais impartis. D’ailleurs, c’est pour éviter tous ces désagréments que l’employeur a nécessité de s’y prendre à l’avance et de correctement organiser. L’organisation doit prévoir des remplacements temporaires par exemple à travers des contrats d’intérim et saisonniers. L’on peut également réaliser des ajustements de charge de travail en répartissant le travail sur le reste des équipes. Evidemment, il est important que les collaborateurs voient dans cette démarche une approche équilibrée.
4.3 Organiser des sessions de passation entre les employés avant leur départ en congés
Un collaborateur ne peut pas reprendre le travail d’un autre, parti en congé. Il faut tout d’abord le prévenir et avoir une vision précise sur l’état d’avancement des dossiers. C’est pour ça que à la suite de chaque demande de congé estival, l’entreprise doit planifier des séances de passation juste avant le départ afin de permettre une continuité de l’activité sans avoir à solliciter le collaborateur « vacancier » pendant ses vacances.
5. Encourager la déconnexion et le repos des employés pendant les congés
Un congé est bénéfique aussi bien pour le collaborateur lui permettant sa déconnexion que pour l’entreprise qui prend soin de l’équilibre de charge mentale des équipes. En effet, les collaborateurs qui ne partent pas en congés présentent davantage de risque de burn out.
Toutefois, être en congé ne signifie pas qu’on est appelé par l’entreprise, une fois par jour par rapport aux dossiers en cours ou qu’on continue à recevoir des courriels. Il faut que le salarié profite pleinement de son congé et puisse vraiment se déconnecter du monde professionnel pour se ressourcer. L’entreprise doit donc encourager la déconnexion et le repos des employés pendant les congés.
5.1 Favoriser une culture d’entreprise qui respecte les temps de repos
Respecter les temps de repos et encourager la déconnexion pendant les congés doit faire partie de la culture d’entreprise. Elle ne se résume pas uniquement aux congés mais aussi durant les temps travail. Il faut, par exemple, permettre aux collaborateurs de déjeuner sans forcément être interrompus par un coup de fil ou un courriel. Il en va de même concernant les temps de déconnexion. Le soir et les week-ends sont consacrés pour se reposer.
5.2 Mettre en place une politique de « droit à la déconnexion »
Bien au-delà des congés, le droit à la déconnexion doit être assuré par l’entreprise au quotidien. Pour aider les salariés à respecter les horaires de travail de chacun, il est nécessaire d’établir une charte de déconnexion.
Ce document réalisé en collaboration avec eux, informe les employés sur la procédure à mettre en place dans un objectif de mise en place des temps de déconnexion. Quelques gestes simples qui font la différence. Par exemple, communiquer de manière transparente sur les horaires de travail. Les périodes de congés devraient être affichées et accessibles à tous, pour éviter de « déranger » pendant les vacances. Une solution RH permet à ce niveau en quelques clics d’accéder à toutes ses informations et facilite le respect de la charte de déconnexion.
