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Il est souvent difficile de calculer les congés payés que l’on retrouve sur le bulletin de paie. Entre congés pris, congés acquis, ou encore congés en cours d’acquisition, l’amalgame est possible pour les salariés. L’employeur est responsable de l’organisation des congés dans son entreprise pour tous les salariés. Que le contrat de travail soit à durée déterminée (CDD) ou indéterminée (CDI), à temps partiel ou à temps plein.
1. Pourquoi est-il crucial de comprendre les congés payés pour pouvoir les calculer ?
En France, les congés payés représentent un droit dont dispose tout salarié aussi bien en structure privé que publique. En tant qu’employeur, il important de comprendre les congés payés pour pouvoir les calculer car plusieurs lois les régissent. Il faut noter que le salarié à temps partiel dispose des mêmes droits que le salarié à temps complet.
2. Les différents types de congés en entreprise
De multiples congés existent en fonction de la situation du salarié et de ses projets. On trouve par exemple le congé sans solde qui exige un accord entre l’employeur et l’employé. Ce dernier peut être demander pour des raisons personnelles que professionnelles.
Il y a aussi le congé d’examen où le salarié doit justifier d’une ancienneté de 24 mois dans l’entreprise pour bénéficier de ce congé, pour préparer et passer un ou plusieurs examens. Le congé maternité se compose d’un congé prénatal (avant l’accouchement) de 6 semaines et d’un congé postnatal (après l’accouchement) de 10 semaines. Ce type de congé est également rémunéré.
2.1 Les congés annuels
Chaque salarié a le droit à 5 semaines de congés payés, sans compter les jours fériés. Indépendamment de l’emploi occupé, de la qualification de la personne et de ses horaires de travail. En effet, dans le droit du travail français, la durée du congé annuel correspond à 2,5 jours ouvrables par mois de travail. Un salarié peut bénéficier de la durée maximale de congés payés dès lors qu’il a travaillé pendant 48 semaines au sein de l’entreprise et celle-ci ne peut excéder 30 jours ouvrables à l’année dans le cadre de semaine type en jours ouvrables.
2.2 Les congés liés à une maladie
Un certificat médical adressé à l’employeur dans les premières 48h d’absence permet au salarié d’avoir un congé de maladie « ordinaire ». Toutefois, il arrive de subir un imprévu maladie pendant ses congés. Il faut noter que dans ce cas, il est possible de demander à son employeur de décaler ses congés d’une durée égale au congé maladie ordonné par le médecin.
2.3 Les Congés exceptionnels
Un salarié peut prétendre à des congés exceptionnels, en plus de ses congés annuels. Il peut en profiter pour des raisons personnelles ou professionnelles. Ces autorisations sont le plus souvent encadrées par la convention collective. Elles couvrent ainsi les demandes de congés pour raisons familiales (deuil…), création d’entreprises, activités civiques et sociales…
3. Comment calculer les congés payés ?
Par congés payés, on entend une période de repos rémunérée par l’employeur. Toutefois, pour en bénéficier, chaque salarié doit déjà avoir travaillé une période minimale, période régie par les conventions collectives ou en accord d’entreprise.
Pour calculer les congés payés, il y a deux alternatives possibles :
- En jours ouvrables (comme le préconise la loi) : qui sont au nombre de 6 et qui correspondent à tous les jours de la semaine à l’exception du jour de repos hebdomadaire et des jours fériés non travaillés
- En jours ouvrés (comme peut le prévoir une convention collective) : qui sont au nombre de 5 et correspondent aux jours travaillé
3.1 Déterminer le droit au congé annuel
Selon l’article L3141-5 du Code du travail, pour les congés payés, un salarié peut dès son embauche dans l’entreprise en bénéficier, quelle que soit son ancienneté, avec l’accord de son employeur. Que le salarié soit à temps plein ou à temps partiel, il bénéficie de 2,5 jours ouvrables. Il faut également prendre en compte que certaines absences affectent le calcul des jours de congés. Et peuvent également avoir un impact sur l’acquisition mensuelle.
3.2 Comprendre le congé au prorata des jours travaillés
Pour un mois de travail non complété, l’employeur va calculer les congés payés au prorata du nombre de jours travaillés. On parle alors de « prorata temporis », signifiant que le calcul se fait en fonction du volume d’heures réalisées sur le nombre de jours de travail effectif.
3.3 Calculer les congés payés en fin de contrat
Il arrive qu’au moment de la rupture de son contrat de travail, le salarié n’a pas pris la totalité des jours de congés auxquels il a le droit. Il a alors droit à une indemnité compensatrice de congés payés. Son calcul dépend alors du nombre de jours de congés. Cette indemnité est valable aussi bien en cas de démission, licenciement, départ à la retraite voire fin de période d’essai.
L’employeur verse l’indemnité compensatrice de congés payés avec le dernier salaire dû et peut la calculée selon deux méthodes :
- La règle du maintien de salaire : elle est égale à la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait continué à travailler
- La règle du dixième : elle est égale à 1/10e de la rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence
3.4 Report des jours de congés payés
Il est possible de demander à l’employeur le report des jours de congés acquis, non pris durant la période de prise de congés. Toutefois, il faut savoir qu’à moins d’avoir un accord préalable stipulant l’accord systématique, l’employeur n’est pas obligé d’accepter la demande de report des congés.
Si l’employeur refuse, les jours non pris ne sont pas perdus et devront être payés selon des dispositions conventionnelles. Seule exception, le retour d’un congé de maternité ou d’un congé d’adoption. Ou encore, lorsque les congés n’ont pas pu être pris à cause de la maladie du salarié. Dans ces cas précis, le salarié a droit au report de ses congés payés non pris, sans l’autorisation de son employeur.
4. Conseils pour maximiser ses congés
Avoir la possibilité de choisir la période à laquelle vos salariés pourront partir en vacances est un critère de satisfaction pour eux. En ce sens, les salariés peuvent chercher à optimiser leurs congés en regardant du côté du calendrier et des jours ouvrés fériés avant de poser leurs jours de congés payés. Par exemple, lorsqu’un jour férié tombe un vendredi, ou encore ils peuvent choisir d’utiliser un jour férié en milieu de semaine pour optimiser un pont voire un viaduc lorsque ce jour tombe en milieu de semaine. De cette manière en ne posant que 3 ou 4 jours de congés payés, ils peuvent bénéficier de toute une semaine. Cela ne peut être refuser mais doit être anticipé.
Il paraît opportun de convenir que l’utilisation d’un outil SIRH peut faciliter la gestion des congés des salariés. Il est alors possible de fluidifier et d’automatiser la gestion des absences. Et même de se concentrer sur les tâches stratégiques de la Direction des Ressources Humaines. De plus, avec une solution RH, les managers et les collaborateurs se focalisent exclusivement sur les activités stratégiques sans se soucier de leurs congés puisqu’ils sont accès en permanence à leur solde. Ce qui leur permet de planifier les futurs congés en un clic !
