Un logiciel ATS : pourquoi faire !?

Le processus de recrutement dans une entreprise est souvent tortueux et coûteux. Le budget de recrutement moyen en France se situe entre 3 000 € et 10 000 € sans compter le prix d’un recrutement raté. Optimiser le processus de recrutement s’avère important dans l’entreprise et passe nécessairement par la digitalisation du recrutement à travers l’acquisition d’un logiciel ATS Applicant Tracking System.

Qu’est-ce qu’ATS ? quelle est son utilité dans l’entreprise ? comment bien le choisir pour profiter de tous ses avantages ?

1. Qu’est-ce qu’un logiciel ATS?

Un ATS (Applicant Tracking System) est un logiciel utilisé par le service recrutement d’une entreprise pour suivre des candidatures et gérer tout le processus de recrutement. Cet outil RH permet de centraliser et d’automatiser la gestion des candidatures. Il couvre l’ensemble du process, de la publication des offres d’emploi à la sélection des candidats.

Un ATS est utilisé en entreprise pour améliorer l’efficacité du service recrutement tout en réduisant le temps et les coûts liés au recrutement. En effet, en automatisant certaines tâches, il y a réduction des erreurs humaines, et une meilleure expérience aux candidats.

Parmi les fonctions les plus utilisées on retrouve le tri et le classement des candidatures en fonction de critères spécifiques tels que l’expérience, les compétences… Mais aussi le suivi du statut des candidatures tout au long du processus de recrutement et la planification des entretiens.

2. Pourquoi un ATS ?

Un ATS est un allié précieux du recruteur et permet de mieux tracer le processus de recrutement de bout en bout.

Voici plusieurs raisons d’investir dans cet outil :

2.1 Partage des données 

Le principal souci de la Direction des Ressources Humaines, c’est de rendre accessible les données RH des collaborateurs et des candidatures à tout un chacun dans l’entreprise. Avec un ATS, il est possible trier, évaluer, partager, contacter les candidats ou de sauvegarder les candidats intéressants, dans des viviers, pour de futurs postes disponibles.

Un ATS repose sur la centralisation et le partage des données. Ainsi, on évite la création de silos de données et le doublonnage de candidatures. Sans parler de RGPD et mise en conformité des processus de recrutement avec celles-ci.

2.2 Meilleure expérience candidat

Avec l’arrivée de la génération Z dans le monde professionnel et leurs nouvelles attentes, ainsi que la pénurie des talents, l’entreprise doit repenser son processus de recrutement. L’expérience candidat devient un élément essentiel de ce processus.

Un ATS offre un processus de recrutement plus moderne et plus engageant qui permet d’individualiser la relation avec les candidats. En effet, selon l’Apec, 74% des candidats restent sans réponse après avoir postulé à une offre d’emploi.

2.3 Amélioration de la marque employeur

L’avènement des sites d’évaluation et de partages, les réseaux sociaux font peser une pression sur les entreprises quant à la qualité de l’expérience candidat ou de l’expérience collaborateur. Cette pression s’est accrue avec la génération Digital Native. Un ATS permet à l’entreprise recruteuse de s’exposer sur le marché du travail en soignant cette partie cruciale de ses processus RH. En effet, de la diffusion de l’offre, de la qualité de celle-ci lorsque le candidat en prend connaissance jusqu’au traitement de la candidature et des interactions avec le candidat, toutes les étapes d’un processus automatisé, clair et partagé participent à l’amélioration de l’expérience candidat et donc de l’image employeur.

2.4 Gain de temps considérable

Avec un ATS, il est possible de trier des centaines de CVs reçus et automatiser les réponses en limitant les interventions manuelles. Les recruteurs constatent un fort gain de temps en automatisant les tâches sans grande valeur ajoutée et cela permettant de concentrer son temps sur les tâches pertinentes. Parmi les fonctionnalités, il est pertinent de retrouver l’utilisation de modèles de courriels automatisés pour communiquer avec les candidats, les alertes internes lorsqu’un candidat est présélectionné, la multidiffusion, etc.

2.5 Outil de recrutement collaboratif

Le process de recrutement fait intervenir plusieurs personnes : le recruteur mais aussi le manager. Il faut donc un outil qui permette le recrutement collaboratif et des échanges entre les parties prenantes sans perte d’informations. Un ATS de recrutement offre une interface intuitive qui facilite le travail en équipe et l’échange tout en centralisant les informations.

2.6 Suivi de la performance

Le recrutement coûte cher à l’entreprise, il est donc important d’optimiser son processus. Grâce aux fonctionnalités d’analyse et de reporting d’un ATS, il est possible d’obtenir des rapports détaillés. Il est également possible de déceler les axes d’amélioration tout en suivant les indicateurs de recrutement pertinents.

2.7 Respect de la règlementation

L’une des plus grandes craintes de toute organisation, c’est la non-conformité à la règlementation et de la législation. Avec un ATS, les risques sont réduits. En effet, chaque éditeur se doit d’appliquer ou de faire appliquer les règlements légaux en matière de données personnelles, discrimination à l’embauche, etc… Sans parler de la conformité RGPD lorsque l’on parle de données personnelles et la purge des données de manière systématique selon les indications de la CNIL.

3. Un ATS mais pour qui ?

On peut penser qu’un ATS est réservé aux grandes entreprises mais en réalité, les différents modèles d’ATS répondent à toutes les tailles d’entreprises et représentent un véritable atout au regard du coût d’un recrutement raté ou dépassant les délais attendus.

Il n’est pas nécessaire d’avoir des dizaines de recrutements par mois pour décider d’investir dans un logiciel ATS, les PME et les ETI ont tout intérêt à y penser face à l’arrivée des générations Y et Z sur le marché du travail et leurs attentes en termes d’automatisation et de digital.

4. Comment choisir un logiciel ATS ?

Investir dans un logiciel ATS (Applicant Tracking System) est une décision importante pour une entreprise. Le choix d’un outil couvrant tout le processus de recrutement de manière plus efficace doit être bien pensé.

Voici les éléments qu’il faut considérer avant de choisir un logiciel ATS :

5. Les questions à se poser pour choisir son logiciel ATS  

6. Comment fonctionne un logiciel ATS ?

Un ATS répond aussi bien aux grandes entreprises en apportant un module complémentaire aux ressources humaines ou même aux petites entreprises quand l’ATS est en mode SaaS et n’exige pas de grands investissements.

Le logiciel ATS offre un espace de travail collaboratif et sécurisé entre des acteurs internes à l’entreprise (recruteurs, opérationnels, managers…) et des acteurs externes (les candidats). Il permet de centraliser toutes les données et offre un accès en temps réel aux différents acteurs.  Enfin, il offre la possibilité de constituer une base de données avec les CVs reçus exploitables pour les recrutements.

Pour arriver à ce résultat, l’ATS collecte les informations à partir des candidatures internes via le front-end ATS, situé sur le site web de l’entreprise. Il peut aussi permettre de les extraire à partir des profils des candidats sur les sites de recrutement.

Aujourd’hui, on voit arriver des ATS avec intelligence artificielle (IA). Ces derniers savent même traiter le langage naturel, ce qui facilite les fonctions de recherche sémantique intelligente.

Son fonctionnement est assez simple. Quand l’entreprise lance une campagne de recrutement, la fiche de poste à publier correspondant le plus possible aux missions attendues pour que les meilleurs candidats se reconnaissent. En fonction des fonctionnalités de l’ATS, l’annonce est multidiffusée sur tous les canaux sélectionnés (site carrière, jobboards, réseaux sociaux…)

Quand un candidat postule, la candidature est réceptionnée avec les pièces-jointes associées et classée. Le tri est effectué de manière automatisée, en fonction de mots clés sélectionnés pour retenir les meilleurs profils.

Selon l’ATS, on peut retrouver la possibilité d’effectuer des recherches sémantiques dans la CVthèque ou d’utiliser le matching des offres & CV.

7. Comment choisir un logiciel ATS ?

Le logiciel ATS n’est pas un standard pour toutes les entreprises. Son choix doit faire l’objet d’une réflexion afin d’opter pour le meilleur outil de gestion du recrutement. Mais en réalité, il n’y a pas de « meilleur ». Ce qui peut sembler être intéressant pour une entreprise ne le sera pas pour une autre. Il faut absolument comprendre que ce choix doit être adapté à l’entreprise.

Plusieurs critères sont à prendre en compte lors de ce choix :

8. Comment HRMAPS permet d’optimiser la gestion et le traitement des candidatures ?

Le logiciel ATS de HRMAPS permet d’optimiser le processus de recrutement quelle que soit la taille de l’entreprise.

En effet, il propose de nombreuses fonctionnalités parmi lesquelles nous pouvons citer: