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Les responsables RH disposent d’une large palette d’outils de recrutement. Les progrès technologiques permettent d’améliorer considérablement le processus de recrutement et son optimisation. Mais avant de s’intéresser aux outils, et de voir quels canaux sont les plus appropriés pour recruter, il est indispensable de bien comprendre les besoins de l’entreprise en matière de recrutement et d’identifier les profils requis.
1. Comprendre les besoins de l’entreprise en matière de recrutement
La première question à se poser est : « pourquoi l’entreprise a-t-elle besoins de recruter ? ». En effet, il est possible d’identifier différentes raisons. Par exemple, un départ temporaire ou définitif d’un salarié, une nouvelle réorganisation, une croissance forte… quel que soit le motif, il faut budgétiser et évaluer le coût que cela va représenter. Il apparaît parfois que le recrutement n’est pas nécessaire et qu’une réorganisation du travail permet de combler le manque d’effectif.
1.1 Identifier précisément les besoins en recrutement
Une fois le besoin en recrutement identifié, il est nécessaire de vérifier avec le manager duquel émane la demande, si toutes les solutions internes ont bien été étudiées. En effet, il se peut que la mutation ou la formation d’un collaborateur apporte une réponse satisfaisante à l’expression du besoin de recrutement. Beaucoup d’entreprises, face au coût du recrutement, se trouvent confronter au dilemme entre la promotion ou la mobilité interne et le recrutement externe.
1.1.1 Définir le profil, les compétences et les qualifications requises
Cette première étape, capitale pour garantir le succès de la suite, doit reposer sur une première investigation et des échanges avec les opérationnels concernés. Il faudra définir et faire préciser :
- Les profils attendus ?
- Les formations souhaitées ? écoles, universités… ?
- Les expériences professionnelles nécessaires ?
- Les compétences techniques essentielles et le niveau de maitrise exigé ?
- La place dans l’organigramme ? Les liens hiérarchiques de ce futur collaborateur ?
- Les capacités indispensables : relationnelles, physiques… ?
- Les conditions d’exercice : volume horaire, nécessité de déplacements ?
- Les possibilités d’évolutions du poste ?
- La rémunération et sa composition ?
1.1.2 Établir la fiche de poste en veillant à la rendre attirante avant publication
Cette recherche découle alors sur une fiche de poste pour chaque poste à pourvoir avec les missions, les responsabilités, les compétences… La fiche de poste est le premier outil de recrutement sur lequel se basera tout le processus. Il est important de lui accorder le temps nécessaire.
Même s’il est fortement conseillé d’être précis, il faut s’accorder une petite marge, notamment pour les compétences (bien clarifier entre compétences essentielles et compétences souhaitées) afin d’être réaliste dans la détection et l’attraction du bon profil.
Il faudra aussi préciser le cadre contractuel de la future recrue. Ce cadre doit apparaître clairement sur la fiche de poste base de l’annonce à publier. Ainsi, il est possible rédiger l’annonce en prenant soin de faire figurer toutes les informations importantes. Il faudra veiller à éliminer tout critère discriminant, interdit par la loi, réfléchir au ton et s’obliger à être clair et précis.
1.1.3 Identifier les bons canaux de diffusion
On peut faire circuler l’annonce de recrutement aussi bien en interne qu’en externe. En effet, il est possible de mettre en place des programmes de cooptation permettant de recevoir des candidatures émanant du réseau des salariés. La cooptation présente des avantages que chaque entreprise doit prendre en compte.
En externe, il existe plusieurs possibilités :
- Les sites emplois spécialisés, les job boards…
- Les réseaux sociaux de l’entreprise (Linkedin, Instagram…)
- L’Apec, Pôle emploi, presse…
- Les événements professionnels comme les salons professionnels, les conférences…
Il est également possible d’avoir recours à un cabinet de recrutement ou une agence de travail temporaire.
2. Choisir les bons outils de recrutement pour l’entreprise
Afin de faciliter le processus de recrutement et trouver la perle rare, il est important de chercher des solutions à la fois innovantes et efficientes. Il existe plusieurs outils de recrutement pour aider l’entreprise à faire le bon choix :
- Le site internet : on peut y poster l’offre mais aussi la politique RH, pourquoi rejoindre l’entreprise… C’est la vitrine de l’entreprise permettant de mettre en avant sa marque employeur. Certaines entreprises vont jusqu’à créer un site carrière en plus de leur site institutionnel (souvent à vocation commerciale)
- Les ATS : les logiciels de gestion des candidatures ou Applicant Tracking System (ATS) permettent de suivre les candidatures et de les sélectionner en fonction des critères attendus. L’ATS offre également la possibilité de constituer une CVthèque en ligne regroupant les anciennes candidatures et offrant la possibilité de créer des viviers
- Le SIRH : est encore plus complet qu’un ATS car il intègre aussi bien le recrutement, que le pre-boarding, la formation, ou encore l’onboarding
2.1 La sélection et catégorisation des candidatures
Une fois les premières candidatures reçues, le plus dur est encore à venir puisqu’il s’agit de sélectionner les candidats et de les catégoriser.
Grâce à l’ATS ou au SIRH, il est donné comme possibilité de centraliser toutes les informations pertinentes et de séparer les candidats en trois catégories : A rencontrer en priorité, liste d’attente, et enfin à refuser.
Avec un ATS, en plus de diffuser ses offres d’emploi sur plusieurs sites de façon instantanée pour trouver rapidement les bons candidats, cela permet la centralisation des candidatures pour faciliter le traitement et cela autorise le recrutement collaboratif en donnant accès aux différents managers qui interviennent.
2.2 La gestion des réponses aux candidats
Il est souhaitable d’offrir une bonne image auprès des candidats qui reflète la marque employeur. Pour cela, il convient de répondre à chaque candidature et même à celles refusées.
Il est évident que manuellement, cela semble un exercice difficile mais grâce à un logiciel ATS, le travail peut être automatisé. Il suffit de paramétrer les modèles de messages types, pour que les courriels automatisés parviennent aux candidats suivant les étapes du processus : Proposition d’entretien, mail d’acceptation ou de refus…
