Comment réussir le processus de recrutement en entreprise ?

La guerre des talents s’est intensifiée ces dernières années. La pénurie des compétences s’aggrave également, rendant le recrutement de plus en plus difficile. De ce fait, il est particulièrement important d’avoir un processus de recrutement solide, adapté à la stratégie de recrutement.

Trois axes majeurs se dégagent dans cette dynamique : la gestion des enjeux du processus de recrutement, de la définition du poste à pourvoir jusqu’à l’embauche du candidat idéal, les étapes prépondérantes du processus de recrutement et enfin, des conseils avisés pour optimiser chaque phase de ce processus. Ce guide RH présentera les meilleures pratiques pour dénicher le ou les talents de demain, ainsi qu’une méthodologie efficace pour les fidéliser à long terme.

Préparation du processus de recrutement

Il est indéniable que la réussite d’une entreprise est étroitement liée à la qualité de ses recrutements. Pour atteindre cet objectif, une structuration optimale du processus s’impose. Le recrutement doit s’appréhender comme un processus méthodique, comprenant plusieurs étapes reproductibles et adaptables, indépendamment des personnes en charge du département des ressources humaines.

Tout d’abord, il est important de se poser la question : pourquoi mettre en place toute une stratégie de recrutement et en quoi est-ce important pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. L’équation paraît simple à résoudre mais en réalité, trouver le bon candidat en parfaite adéquation avec les exigences du poste et les objectifs de l’entreprise n’est pas tâche facile.

Un recrutement réussi doit passer par plusieurs étapes, depuis la création de la fiche de poste jusqu’à l’intégration réussie de la nouvelle recrue au sein de l’entreprise, en passant par la sélection méticuleuse des candidats et la conduite d’entretiens d’embauche.

Définition des besoins

Pour améliorer la qualité de ses recrutements, il est essentiel d’élaborer une analyse des besoins en recrutement. Comment procéder ? Le département des Ressources Humaines doit recueillir les besoins spécifiques de chaque département, en collaborant étroitement avec les responsables d’équipe, voire la Direction elle-même. Une fois les raisons du recrutement clairement identifiées, il devient impératif de définir les missions que le futur employé assumera, ainsi que les compétences techniques et comportementales à posséder. Enfin, il est essentiel de prendre en considération les qualifications et diplômes requis pour le poste.

Préparation d’une stratégie de recrutement

Une fois le besoin d’embauche clairement défini, il est essentiel de mettre en place une stratégie de recrutement efficace. L’objectif est d’envisager toutes les démarches et méthodes possibles pour assurer le succès du processus de recrutement. Il est donc nécessaire de planifier le processus de manière que les objectifs puissent être atteints. Quel est le poste à pourvoir et à quel moment idéal l’on doit embaucher le nouvel employé ? Dispose-t-il des outils nécessaires pour accomplir efficacement ses tâches et remplir ses missions ? Combien d’entretiens seront nécessaires au minimum avant de prendre une décision ?
Tâchons d’y répondre dans ce qui suit.

Rédaction de l’offre d’emploi

Afin de rendre une offre d’emploi plus attractive, il faut tout d’abord mettre en avant celle-ci en utilisant un titre explicite et précis. Cela garantit d’attirer les candidats recherchés et qualifiés pour le poste à pourvoir. Un titre court, accrocheur et précis suffit amplement. Ensuite, le contenu de l’offre doit être bien structuré. Pour favoriser la clarté, il est conseillé d’aérer le texte en utilisant des éléments tels que des bullet points, des sauts de ligne, etc. Un autre détail essentiel qu’il ne faut omettre, est de décrire de manière détaillée le poste à pourvoir. Il est important de spécifier les missions attendues du futur employé, le niveau d’expérience requis, les qualifications nécessaires, etc.

Enfin, il est recommandé de mentionner clairement le salaire proposé par l’employeur, afin d’éviter de faire perdre du temps aux candidats intéressés et aux RH, ou d’écarter ceux dont les prétentions salariales sont trop éloignées.

Sourcing des candidats

L’étape suivante d’une bonne stratégie de recrutement est le sourcing, une démarche englobant toutes activités de recherche, d’identification et d’engagement des talents adéquats. Cependant, pour sourcing efficace, une stratégie réfléchie s’impose : quels canaux privilégier pour attirer les meilleurs candidats, comment les fidéliser, quel outil utiliser pour faciliter ce processus, etc.

Le succès du sourcing repose en grande partie sur la capacité à identifier les sources et canaux de recrutement appropriés. Cela implique de comprendre les différents types de talents recherchés et d’adapter l’approche organisationnelle en conséquence. Ainsi, les méthodes traditionnelles telles que les plateformes d’emploi en ligne (job-board) peuvent être combinées avec des méthodes plus innovantes telles que les réseaux professionnels ou les évènements de recrutement.

Dans cette optique, le logiciel SIRH HRMAPS joue un rôle important dans le processus de sourcing, facilitant considérablement la connexion avec différentes plateformes de recrutement (LinkedIn, Cadremploi, Meteojob, Monster, Pôle Emploi, Joblift, Indeed, Google for Jobs, Jobijoba, Apec, …) et traitant plus rapidement les candidatures, optimisant ainsi le processus de sélection

Une fois les canaux de sourcing identifiés et exploités avec succès, l’attention se tourne vers la phase essentielle du tri et de la sélection des candidatures. Cette étape, désormais facilitée par la digitalisation du processus de recrutement et l’utilisation d’outils spécialisés tels que le logiciel SIRH HRMAPS, permet d’optimiser l’efficacité du processus, tout en conservant un focus sur l’essentiel : l’évaluation des profils.

Sélection et tri des candidatures

La phase de tri et de la sélection minutieuse des candidatures constituent une étape fondamentale dans la stratégie de recrutement, nécessitant rigueur et professionnalisme. Il s’agit, en effet, d’évaluer les profils des candidats conformément aux critères de sélection définis, puis de les soumettre au manager. Plutôt que d’effectuer manuellement le tri parmi de nombreux CV reçus, la digitalisation du recrutement allège cette charge, offrant ainsi un gain de temps significatif.

Le logiciel SIRH HRMAPS simplifie justement la sélection et le tri des candidatures. En effet, l’outil RH reçoie automatiquement des candidatures provenant de la page carrière ou des jobboards, les intégrant de manière fluide dans la CVthèque. Des fonctionnalités avancées de filtrage et la création de profils candidats sont également proposées, simplifiant ainsi le traitement de nombreuses candidatures en quelques clics. Ces caractéristiques offrent un véritable gain d’efficacité, permettant de recentrer l’attention sur l’humain, lors de la sélection des candidats.

Stratégie de recrutement : évaluation objective des candidats

Un logiciel SIRH, en adoptant une évaluation objective des candidatures, garantit une sélection minutieuse des talents les plus pertinents et adaptés aux besoins spécifiques de l’entreprise. Grâce à ses fonctionnalités avancées, il permet de mettre en lumière de manière équitable les compétences, expériences et qualifications des candidats, contribuant ainsi à une prise de décision éclairée dans le processus de recrutement.

L’outil RH va au-delà de la simple collecte de données en mettant en avant l’expérience professionnelle des employés ainsi que leurs compétences, correspondant aux exigences du poste à pourvoir. Ainsi, les responsables du recrutement peuvent optimiser leur efficacité en identifiant rapidement les profils les plus pertinents.

Réponse aux candidats peu importe la décision

Pour les candidats sélectionnés, il est essentiel de leur faire parvenir un courriel détaillant la prochaine étape du processus de recrutement. Cette communication peut inclure des informations telles que la tenue d’un entretien supplémentaire, la réalisation d’un test spécifique, les détails logistiques tels que le lieu, l’heure, les personnes à contacter, la durée prévue de l’entretien, ainsi que les éventuels documents à apporter. Concernant les candidats non retenus, il est tout aussi impératif d’envoyer un courriel de refus afin d’éviter toute absence de réponse susceptible de porter atteinte à la réputation de l’entreprise.

Ainsi, le logiciel de gestion de recrutement HRMAPS permet en effet de standardiser et d’automatiser ces échanges avec les candidats. En paramétrant des modèles de messages types dans le logiciel ATS, les courriels automatisés sont envoyés aux candidats selon les différentes étapes du processus : proposition d’entretien, notifications d’acceptation ou de refus de candidature et bien d’autres encore

Résultat : gain de temps et d’efficacité assurés. Le traitement des réponses devient ainsi plus fluide et rapide grâce au logiciel SIRH ATS, ce qui contribue à une organisation optimale et un suivi des candidatures plus efficace.

Conduite d’entretiens efficaces

Après avoir minutieusement examiné la liste des candidats, il est désormais temps d’aborder la phase cruciale des entretiens. Cette étape requiert une véritable maîtrise, car les entretiens de recrutement ne se limitent pas à une simple formalité. Cela peut débuter par un entretien téléphonique ou en visio, servant non seulement à établir un premier contact, mais surtout à mieux appréhender la personnalité du candidat. Des questions peuvent être posées sur les compétences acquises, les diplômes obtenus, la disponibilité pour débuter la collaboration, etc.

A minima, un 2e entretien doit ensuite être planifié pour parvenir à prendre une décision finale. Cette rencontre offre au recruteur l’occasion de déceler les traits de caractère et les comportements du candidat. Il est également envisageable de réaliser des tests techniques afin de valider les compétences mentionnées dans le CV des postulants.

Durant ces entretiens, il faut créer un environnement propice à une communication ouverte et transparente. Les échanges doivent permettre au recruteur de recueillir des informations détaillées sur l’expérience professionnelle du candidat, sa capacité à s’adapter à des situations variées et sa motivation à rejoindre l’entreprise.

Évaluation et prise de décision

Un logiciel ATS (Applicant Tracking System) se positionne comme un outil favorisant la collaboration et la diffusion transparente de l’information à chaque étape du processus de recrutement. Les avantages d’un logiciel de recrutement est qu’il facilite l’évaluation des candidatures, la communication des commentaires et la prise de notes par toutes les parties prenantes impliquées.

Après la clôture de la phase d’entretiens, une étape cruciale consiste à partager les résultats avec les parties prenantes. Cette évaluation conjointe permet de valider le profil retenu et de prendre une décision finale de manière collaborative.

Si le candidat est en adéquation avec le profil recherché, un retour positif doit alors être fait. Pour les candidats non retenus, en plus de la notification du refus, il peut être pertinent de conserver leurs candidatures. Celles-ci pourraient révéler un intérêt potentiel pour des opportunités futures. La communication transparente avec les candidats potentiels, qu’ils soient retenus ou non, demeure essentielle pour maintenir une marque employeur positive et instaurer un climat de confiance avec les futurs collaborateurs.

Intégration et onboarding des nouveaux employés

La phase finale du processus de recrutement englobe l’accueil et l’intégration des nouveaux collaborateurs, étape fondamentale visant à familiariser ces derniers avec leur nouvel environnement professionnel. Mais avant toute chose, le vrai défi des équipes de recrutement est de réaliser un onboarding collaborateur réussi.

La première étape consiste à planifier soigneusement l’accueil du nouvel arrivant, en fournissant toutes les informations nécessaires sur le premier jour, l’emplacement du lieu de travail, les détails sur l’équipe et les procédures administratives. Ensuite, l’équipe de management doit accueillir le nouveau collaborateur et lui présenter son équipe directe, ainsi que quelques membres clés de l’entreprise. Une explication claire des responsabilités et des attentes du poste devrait également être fournie. L’étape suivante consiste à offrir une formation initiale pour familiariser le nouvel employé avec les outils et processus spécifiques à son rôle. Un logiciel SIRH relié ou intégrant l’ATS, est essentiel pour évaluer les compétences, détecter d’éventuels axes d’amélioration et ainsi, proposer une formation personnalisée, adaptée aux besoins du nouvel arrivant.

En outre, un onboarding réussi ne se limite pas seulement à l’acquisition de compétences techniques, mais englobe également la transmission des valeurs de l’entreprise, la compréhension des normes sociales internes et la création de liens avec les collègues.

Par ailleurs, une intégration bien orchestrée témoigne du professionnalisme de l’entreprise et renforce son attractivité en tant qu’employeur. Les collaborateurs qui ont vécu une intégration réussie sont plus enclins à rester fidèles à l’entreprise, réduisant ainsi les coûts liés au turnover. Cela contribue à forger une réputation positive sur le marché du travail, attirant des talents de qualité et renforçant la compétitivité de l’entreprise.

Mesure de l’efficacité de la stratégie de recrutement

L’évaluation de l’efficacité du processus de recrutement est prépondérante pour garantir que l’entreprise dispose des talents nécessaires. Pour ce faire, il est essentiel de suivre des indicateurs clés de performance (KPI), des données précieuses, permettant une évaluation approfondie de la stratégie de recrutement et l’identification des domaines nécessitant des améliorations.

Parmi les KPIs à surveiller, le taux de rétention des nouveaux employés. Ce chiffre reflète la capacité du processus de recrutement à sélectionner des candidats adéquats, capables de s’intégrer rapidement et efficacement dans l’entreprise. Un taux de rétention élevé indique la pertinence des critères de sélection et la qualité des candidats choisis.
Un autre indicateur important est le taux de rotation, qui mesure la fréquence à laquelle les collaborateurs quittent l’entreprise. Un faible taux de rotation suggère une adéquation entre les attentes des employés et la réalité du poste, indiquant ainsi une adéquation culturelle et professionnelle.

Les évaluations de performance et de potentiel sont également des outils précieux pour mesurer l’efficacité d’une stratégie de recrutement. Ces évaluations fournissent des informations sur la performance réelle des employés après leur intégration, ainsi que sur leur potentiel à évoluer au sein de l’entreprise.

En outre, faciliter le suivi de la montée en compétences des nouveaux recrutements est essentiel pour assurer leur développement continu. Mettre en place des mécanismes de suivi et d’évaluation réguliers permet de garantir que les employés progressent conformément aux attentes de l’entreprise.
En résumé, en se concentrant sur ces KPIs et en mettant en place des mécanismes de suivi de la montée en compétences, une entreprise peut non seulement mesurer l’efficacité de son processus de recrutement, mais également s’assurer qu’elle dispose d’une équipe talentueuse et compétente, prête à relever les défis futurs.

Les bénéfices de la solution de recrutement HRMAPS

Le recrutement, souvent perçu comme un processus complexe et parfois laborieux, nécessite de passer par un nombre d’étapes conséquentes. La gestion des candidatures et la réalisation d’entretiens de qualité pour les candidats les plus prometteurs peuvent devenir ardues, surtout lorsque des tâches administratives nombreuses sollicitent également l’attention. Cependant, c’est précisément dans cette complexité que prend toute son importance le rôle stratégique du département des ressources humaines : identifier et intégrer les profils les plus qualifiés au sein de l’entreprise.

L’adoption d’un logiciel spécialisé en recrutement, tel qu’un SIRH intégrant un ATS, offre la possibilité de simplifier et d’accélérer ce processus. Du stade initial de recherche de candidats jusqu’à leur intégration, en passant par la gestion administrative, le logiciel de recrutement HRMAPS se présente comme un outil qui rationalise et structure les procédures de recrutement. Ce bénéfice s’étend aussi bien aux recruteurs qu’aux administrateurs RH, tout en facilitant l’expérience des candidats.

En effet, le logiciel RH HRMAPS intervient de manière significative pour alléger la charge de travail des recruteurs et des équipes RH, leur permettant de se concentrer davantage sur l’évaluation des compétences et des qualités des candidats. En optimisant la gestion des candidatures et en automatisant certaines tâches administratives, le SIRH HRMAPS contribue à accélérer le processus de recrutement sans sacrifier la qualité. Ainsi, non seulement les professionnels des ressources humaines gagnent en efficacité, mais les candidats bénéficient également d’une expérience plus fluide et transparente tout au long du processus.

Adopter HRMAPS pour réussir sa stratégie de recrutement

Pour synthétiser, la solution RH HRMAPS émerge comme une solution RH incontournable qui apporte une valeur ajoutée considérable en rendant le recrutement plus efficient, structuré et orienté vers la qualité. Son impact positif se ressent à tous les niveaux du processus de recrutement, améliorant significativement la productivité des acteurs impliqués et renforçant la capacité de l’entreprise à attirer et à intégrer les talents les plus qualifiés.