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La phase d’intégration ou encore appelée Onboarding consiste à accompagner les nouveaux arrivants lors de leur embauche dans l’entreprise ou simplement lors d’un changement de poste afin de faciliter leur intégration et développer rapidement leur sentiment d’appartenance.
Les objectifs du Onboarding :
Pour mieux comprendre ce qui peut causer son échec, il est pertinent de se pencher sur ses objectifs. L’Onboarding n’est pas une simple formalité à mettre en place. En plus d’apporter une efficacité et une performance plus rapides, la phase d’intégration du collaborateur à des enjeux à moyen et long terme.
Une meilleure intégration favorise un sentiment d’appartenance nécessaire à un épanouissement professionnel et personnel du collaborateur au sein de l’entreprise. En effet, cette étape permet de développer un lien entre le nouvel arrivant et l’entreprise grâce à des premières impressions positives en se sentant intégrés et acceptés.
5 conseils pour améliorer l’intégration des nouveaux collaborateurs :
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Conseil n°1 : Préparer l’arrivée du nouveau collaborateur
L’Onboarding est une phase qui exige une grande préparation en amont. La première chose à faire est d’informer les équipes sur l’arrivée de leur nouveau collègue, pas uniquement le patronyme.
L’Onboarding a deux objectifs :
– Pour le nouvel arrivant : de se sentir accueilli dans une entreprise qui est au courant de son arrivée,
– Pour le reste des équipes : cela s’assimile à une grande considération puisque tous les collaborateurs sont avertis de leur arrivée.
Selon la taille de l’entreprise et des outils disponibles, il est envisageable de faire cette présentation sur l’intranet ou le RSE.
Il est aussi nécessaire d’assurer la fourniture de tout le matériel dont le nouvel arrivant aura besoin pour accomplir ses missions comme d’une carte d’accès à l’entreprise, au bureau, les fournitures, mots de passe…
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Conseil n°2 : Proposer un kit de bienvenue au nouveau collaborateur
Parmi les bonnes idées à appliquer : proposer un kit de bienvenue au nouveau collaborateur. L’accueillir avec cette attention envoie un signal fort sur la considération accordée. Le côté symbolique est très important et marque la mémoire. Le livret d’accueil est aussi pertinent car il contient toutes les informations utiles et reprend les idées phares de la culture d’entreprise.
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Conseil n°3 : Faire découvrir l’entreprise et son environnement
Pour une meilleure intégration, le collaborateur a besoin de connaître une multitude d’informations sur l’entreprise (ses valeurs, son histoire, son organigramme…) mais aussi des informations pratiques dont il aura besoin pour être à l’aise. L’idéal est de penser à créer une liste de questions fréquemment posées et à y répondre sous forme d’une FAQ qui pourra être disponible sur l’intranet ou envoyée par mail. Le principal est qu’il se sente à l’aise et qu’il n’est pas l’impression d’être perdu…
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Conseil n°4 : Proposer un collaborateur « parrain » pour l’intégration
En plus de la DRH, il est intéressant de confier à un collaborateur, la mission de lui faire découvrir l’entreprise. Evidemment, l’idéal est que ce « mentoring » complète celui du responsable hiérarchique ou fonctionnel et permette d’offrir des astuces parfois informelles au nouvel arrivant comme par exemple : « à quelle heure vaut-il mieux aller manger ? quel restaurant propose de meilleurs plats… où se garer ? ». Pour le collaborateur choisi, c’est un accueil personnalisé aidant au développement du sentiment d’appartenance à l’entreprise.
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Conseil n°5 : Rester à l’écoute
Il n’est pas facile de réaliser une procédure d’intégration qui sera efficace à 100%. C’est pourquoi, il est important d’évaluer pour améliorer le processus. Une bonne pratique est de systématiser des entretiens formalisés ou questionnaires penser quelques semaines après l’arrivée du collaborateur. Il faut être prêt à ajuster le processus d’onboarding mis en place pour affiner et apporter de meilleurs résultats. La science de la RH reste une science itérative.
