Comment rédiger son cahier des charges SIRH ?
Table des matières
Choisir un logiciel SIRH sans cahier des charges ? C’est comme partir en expédition sans connaître le chemin ni le bout du chemin.
Se perdre dans le labyrinthe des logiciels RH, revenir les mains vides, ou pire encore, opter pour un outil RH qui ne répond pas aux besoins de l’entreprise deviennent des falaises dans lesquelles tomber est un risque.
En conséquence, rédiger un cahier des charges est un préalable indispensable pour bien structurer son projet SIRH. Ce document, pouvant devenir contractuel, fait le lien entre les besoins, les exigences et les objectifs en matière de gestion des ressources humaines et les exigences de services post déploiement. Bien détaillé, clair et précis, il devient le fil conducteur du projet SIRH, facilitant ainsi la communication entre l’entreprise et les éditeurs sollicités.
Dans cet article, nous présentons le process et étapes amenant à la conformité de la rédaction de votre cahier des charges SIRH.
Structurer les sections du cahier des charges SIRH
Que ce soit pour améliorer la gestion administrative ou la gestion des talents, un projet d’implémentation d’un SIRH vise à réussir la transformation digitale des ressources humaines et à moderniser les processus RH. Il peut répondre à des enjeux variés comme la gestion des congés et absences, l’automatisation du traitement des notes de frais et des bulletins de paie, ainsi que l’optimisation des processus de recrutement, du suivi et du développement des compétences…et bien d’autres encore.
Pour cette raison, la rédaction d’un cahier des charges SIRH doit suivre une structure claire et précise. Ce document permet de fournir une vision complète du projet SIRH tout en restant compréhensible et exploitable par les prestataires.
Le cahier des charges SIRH doit alors contenir les enjeux réels, les objectifs concrets à atteindre et les contraintes techniques à prendre en compte. De même, la solution SIRH recherchée devra s’intégrer facilement dans l’écosystème (si existant) et s’adapter à vos processus métiers. Voici les éléments qui doivent figurer dans votre cahier des charges :
Présentation du contexte et des enjeux
Dans la première partie, il s’agit de décrire l’entreprise et en particulier le fonctionnement, en l’état des ressources humaines, qu’elle soit partiellement digitalisée ou encore entièrement manuelle. C’est à ce moment qu’intervient l’identification du besoin de déployer un logiciel SIRH. Surcharges administratives ? Outils obsolètes ? Suivi complexe des process RH ? Les déclencheurs peuvent être multiples.
Le cahier des charges SIRH doit ensuite formaliser explicitement le résultat attendu. Il ne s’agit pas seulement de définir des objectifs globaux, mais de les regrouper par métier ou process RH :
- Automatisation des process de paie
- Gestion fluide des notes de frais,
- Onboarding digitalisé
- Accès simplifié aux données RH pour les utilisateurs finaux
- etc…
Il faut être lucide : il convient d’éviter, voire bannir, les attentes disproportionnées. Pour cette raison, le cahier des charges doit prendre en compte et intégrer des objectifs réalistes et atteignables.
Détails des fonctionnalités requises
À cette étape, le cahier des charges SIRH doit contenir les fonctionnalités précises attendues pour répondre aux besoins identifiés en amont. Il s’agit de traduire les objectifs fixés en exigences fonctionnelles concrètes.
Prenons l’exemple du logiciel ATS HRMAPS :
- Multi diffusion automatique des offres d’emploi sur plusieurs canaux (site carrière, job boards, réseaux sociaux)
- CVthèque structurée avec différents viviers de candidats potentiels
- Parsing automatique des CV permettant d’extraire les éléments contenus dans le CV (données candidats, compétences, parcours professionnel, expérience…)
- Tableau de bord recrutement qui aide à anticiper les besoins en RH et optimiser les embauches
- Etc…
Chaque fonctionnalité doit être alignée avec les processus RH actuels et pensée pour garantir une expérience fluide aux collaborateurs et faciliter le quotidien du service RH.
Spécifications techniques et fonctionnelles
La partie fonctionnelle du cahier des charges SIRH vise à traduire, comme son nom l’indique, les besoins en fonctionnalités du futur logiciel RH. Elle recense l’ensemble des actions que le SIRH doit permettre d’accomplir pour répondre aux besoins RH, qu’ils soient opérationnels ou stratégiques.
Un système d’information des ressources humaines peut ainsi inclure plusieurs modules interconnectés pour automatiser, digitaliser et optimiser les processus RH, tels que la gestion administrative du personnel, la paie, la formation, le recrutement ou encore le suivi des performances.
Mais au-delà des aspects fonctionnels, le cahier des charges SIRH doit également préciser les spécifications techniques, tout aussi essentielles. Celles-ci déterminent comment la solution RH pourra s’intégrer dans l’environnement existant de l’entreprise. Il s’agit notamment d’évaluer l’infrastructure informatique, les exigences d’interopérabilité, les modes d’hébergement (cloud ou on-premise), ainsi que les normes de sécurité et de protection des données personnelles (RGPD, gestion des accès, sauvegardes, etc.).
Pour garantir la cohérence et la faisabilité du projet, cette étape doit être menée en collaboration étroite avec la DSI (Direction des Systèmes d’Information), afin d’assurer une intégration fluide et sécurisée du futur SIRH.
Critères de performance et qualité
Pour choisir la meilleure solution RH adaptée aux besoins spécifiques de l'entreprise, une liste de critères d'évaluation doit être préparée et stipulée dans le cahier des charges pour le choix du fournisseur.
Voici les principaux critères à intégrer dans le cahier des charges SIRH :
- Critères techniques : définition des critères pour évaluer la qualité technique du logiciel RH sélectionné comme la performance, la scalabilité, l’ergonomie, l’évolutivité, la conformité…
- Critères de couverture fonctionnelle : le logiciel couvre-t-il l’ensemble des process RH attendus ? (Gestion des talents, gestion des congés et absences, gestion du recrutement…)
- Critères de maintenance et de support : qualité du service client, réactivité du support technique, fréquence des mises à jour et accompagnement post-déploiement
- Critères d’accompagnement et de gestion de projet : niveau d’expertise des consultants dédiés, qualité de leur accompagnement, méthode de pilotage du projet et capacité à assurer une transition fluide entre les différentes phases (cadrage, déploiement, formation, suivi)
Conclusion
Maintenant que vous avez toutes les étapes nécessaires pour construire votre cahier des charges SIRH, il ne vous reste plus qu’à passer à l’action !
Découvrez comment HRMAPS peut vous accompagner dans la réussite de votre projet SIRH.
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