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Le Direction des Ressources humaines joue un rôle très important pour accompagner l’entreprise à réussir sa transformation digitale. Pour cela, elle doit automatiser toutes les tâches chronophages pour se concentrer sur les missions à plus forte valeur ajoutée.
Parmi elles, la gestion des notes de frais. Celle-ci représente un temps de traitement conséquent et peut entraîner de nombreuses difficultés.
La digitalisation des notes de frais est aujourd’hui un des éléments clés de la transformation numérique des entreprises.
Voici 5 avantages qui montrent l’intérêt d’adopter des notes de frais dématérialisées :
1. Solution de notes de frais contre le risque de perte de documents
L’une des plus grosses craintes de l’entreprise, c’est de ne pas être en conformité avec la loi, en perdant certains des justificatifs papier. Le Code de la Sécurité Sociale depuis le 23 mai 2019 autorise l’archivage des documents légaux et fiscaux en version papier et numérique. Il en est de même pour les justificatifs de notes de frais.
Ainsi, le justificatif d’une dépense indispensable pour la déclaration de toute note de frais peut être numérisé. Tout est stocké et archivé en environnement sécurisé permettant aux entreprises de détruire les justificatifs papiers, physiquement et légalement.
De plus, grâce à une solution de notes de frais, toutes les notes collaborateurs sont stockées dans un espace unique en ligne entièrement sécurisé. Les justificatifs demandés sont plus rapides à trouver en cas de contrôle URSSAF ou de contrôle fiscal.
2. Gain de temps lors du traitement des notes de frais dématérialisées
La gestion des notes de frais est une tâche chronophage où différents services d’une entreprise sont concernés. En effet, par suite des frais durant une mission, le salarié concerné présente la preuve au service comptable, au manager ou encore au service RH. Cela est indispensable pour l’approbation.
Il faut savoir que selon une étude de la Global Travel Association réalisée en 2019, la durée moyenne de traitement d’une note de frais pour un collaborateur est de 20 minutes en moyenne. Sans compter que chaque erreur rajoute en moyenne 18 minutes de traitement !
Avec une solution de notes de frais, les délais de traitement sont raccourcis. L’optimisation a pour objectif de simplifier la gestion notes de frais en entreprise, de diminuer tous les délais de traitement et de limiter les risques d’erreurs.
3. Meilleure expérience collaborateur avec un logiciel notes de frais
Parmi les craintes du salarié, c’est de perdre son justificatif ou d’oublier de le présenter. Avec une solution de notes de frais, où qu’il soit, il peut automatiser cette tâche et scanner sa note de frais, à travers une application intuitive. Cela permet une saisie rapide des dépenses. La technologie OCR extrait les informations de l’image en quelques secondes puis les intègre automatiquement ou semi-automatiquement dans les champs concernés.
4. Risques minimisés et un traitement sans failles
C’est une évidence, la saisie manuelle voire double saisie ne peut garantir le risque zéro erreur. En effet, les processus de gestion “traditionnels” des notes de frais font intervenir plusieurs acteurs. Cela peut causer aussi bien des erreurs, des oublis, ou encore des pertes… En plus d’apporter de l’impédance qui exige plusieurs vérifications, cela peut générer des tensions dans l’entreprise entre les différentes parties prenantes et du mécontentement.
Une étude réalisée en 2015 par la fondation GBTA, a montré que le taux d’erreur moyen est de 20% lors de la gestion des notes de frais ! Il paraît donc pertinent de diminuer ce risque et d’en limiter l’impact.
Avec une solution de gestion de notes de frais, le risque d’erreurs est limité voire supprimé grâce à la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) et de Machine Learning. La saisie est automatisée, à travers une facture numérisée (photo, facture scannée, PDF …).
De plus, un système de contrôle permet d’assurer que toutes les données sont correctes, sans intervention humaine. Aucun risque de doublons, ni de données manquantes.
5. Informations disponibles en temps réel
Il est souvent très important pour un manager d’avoir une idée globale et fiable des dépenses professionnelles de ses équipes. Grâce à une solution de notes de frais, il est possible de mieux superviser ces dépenses et d’avoir une vision claire, sur tous les frais engagés pour mieux contrôler les différents budgets.
De plus, des notes de frais dématérialisées permettent d’exploiter les données et d’automatiser la création de reporting RH personnalisé, en fonction des publics concernés. On peut bénéficier d’une visibilité globale des frais professionnels en temps réel.
Grâce à ces données, l’entreprise peut évaluer les différents montants. Elle peut également comprendre quels postes génèrent le plus de frais et envisager une stratégie de réduction des coûts.
