Réussir les recrutements à distance : 5 conseils essentiels

Depuis le choc sanitaire, de nombreuses entreprises ont dû adapter leurs méthodes de travail et leurs processus de recrutement. En intégrant de nouvelles techniques et en testant de nouvelles solutions pour réussir leur processus de recrutement à distance.

Face à cet enjeu inédit pour la plupart des recruteurs, gérer tout le processus de recrutement à distance et aborder un parcours 100% digitalisé devient un must toujours dans l’objectif d’identifier le meilleur candidat.

Découvrons ensemble nos conseils pour réussir un recrutement distanciel.

1. Comprendre les enjeux du recrutement à distance 

Recruter en ligne est devenu un élément essentiel dans le processus d’embauche. Il permet d’atteindre un vivier de talents élargi au lieu de se limiter aux zones proches, de gagner du temps et de construire sa marque employeur. En utilisant des outils de recrutement en ligne, dénicher les meilleurs candidats devient encore plus facile.

Comprendre les enjeux du recrutement à distance devient crucial pour les entreprises souhaitant adopter cette méthode.

Tout d’abord, la communication, pouvant être plus difficile à distance, peut entraîner des difficultés à établir des relations avec les candidats et à discerner correctement les meilleurs profils.

Les entreprises doivent également prendre en compte l’expérience candidat et l’image qu’elles projettent auprès des candidats comparé à d’autres entreprises sur le marché du travail. En effet, la marque employeur joue un rôle crucial dans le recrutement et permet d’attirer les meilleurs talents plus aisément.

Le recrutement à distance repose fortement sur la technologie et cela peut entrainer des perturbations ou distracteurs. De même, lorsqu’une entreprise mène des processus de recrutement en ligne, des informations sensibles et confidentielles peuvent être échangées entre les recruteurs et les candidats. Il est pertinent de garantir la protection de ces données tout au long du processus.

Pour conclure, il est essentiel de comprendre ces enjeux et de mettre en place des méthodes de recrutement adaptées pour trouver le bon candidat et également pour onboarder le nouveau collaborateur.

2. Préparez soigneusement votre processus de recrutement à distance 

L’objectif d’un recrutement à distance est le même que pour un recrutement en présentiel : trouver la bonne personne pour le poste à pourvoir.

L’entretien à distance comme l’entretien présentiel, doit être particulièrement bien structuré, avec des étapes pertinentes par rapport aux compétences souhaitées et très transparent pour favoriser l’intégration du candidat sélectionné.

Pour être optimal, le processus de recrutement en ligne exige un certain nombre d’ajustement et d’investissement vis-à-vis d’un recrutement en présentiel. Tout d’abord, il est indispensable de maitriser les outils technologiques tel qu’un logiciel de vidéo conférence et de s’assurer aussi d’avoir une connexion stable.

La différence entre un entretien en présentiel et un entretien en ligne réside dans l’absence de contact physique. Il est recommandé alors de soigner la communication non verbale pour remédier au manque de communication face-to-face.

En créant une atmosphère propice à l’échange et en mettant le candidat à l’aise, vous pourrez compenser le manque de contact physique, assurer un échange efficace et assurer le bon déroulement de l’entretien.

2.1 Rédigez des offres d’emploi claires et attrayantes 

Pour réussir tout type de recrutement, il faut bien rédiger une offre d’emploi, la rendre précise, engageante et attractive pour les candidats. Elle doit renseigner suffisamment d’informations sur l’entreprise, sa culture ainsi que les attentes de celle-ci par rapport aux candidats. Elle doit s’adapter aussi à un candidat cible, comme le format vidéo qui permet de familier les candidats qui préfèrent les contenus interactifs et qui peut être une opportunité de se démarquer des offres d’emplois basiques. Grâce au format vidéo, les candidats peuvent avoir un aperçu plus authentique de l’environnement de travail et de l’équipe, et donc susciter leur intérêt.

2.2 Mettez en place un système de suivi des candidatures efficace

Un système de suivi traditionnelle repose sur des supports physiques. Par exemple, la saisie des données, la mise à jour des dossiers, le suivi des candidatures…, doivent être effectués de manière manuelle, ce qui peut entraîner des retards et des erreurs.

Par ailleurs, un système de suivi des candidats peut offrir une multitude de fonctionnalités qui peuvent aider l’entreprise à trouver et embaucher les meilleurs candidats et aussi optimiser le processus de recrutement.

En premier lieu, cela permet d’organiser efficacement le processus de recrutement. En ayant un système centralisé pour suivre, gérer et hiérarchiser les candidatures et pour ne pas passer à côté de la perle rare.

Il permet aussi d’assurer une communication transparente avec les candidats, en leur fournissant des mises à jour régulières sur l’avancement de leur candidature. Enfin le suivi des candidatures permet de constituer une base de données des talents potentiels et qualifiés pour des besoins futurs.

En mettant en place un système de suivi des candidatures efficace, les entreprises peuvent améliorer l’expérience candidat, déminuer les délais de recrutement et s’assurer de leur marque employeur.

3. Utilisez les outils technologiques appropriés 

Plus jamais Excel pour gérer les recrutements en ligne !

Avec la distance, il est plus que jamais nécessaire d’être équipé d’outils adéquats pour réunir tous les canaux de recrutement.

S’équiper d’un logiciel de recrutement, permet de piloter toutes les étapes, de l’émission de l’offre d’emploi jusqu’à l’automatisation de la gestion contractuelle. Un gain de temps majeur pour tous les professionnels RH.

Avec un logiciel de recrutement, il est possible de mettre en place différents processus, définir des parcours candidat, choisir les acteurs internes à impliquer et gérer la temporalité des différentes étapes.

HRMAPS met à votre disposition une interface qui réunit tous les outils nécessaires au recrutement dans un seul et même logiciel.

En dématérialisant les processus RH, plusieurs avantages s’offrent à vous :

3.1 Optez un logiciel de gestion des candidatures

Dites adieu au jonglage entre divers supports de réception des candidatures, au nombre incalculable de courriels, aux fichiers Excel, à la manipulation répétitive et manuelle des différents sites d’emploi, et aux dossiers de candidats éparpillés, grâce au logiciel de gestion des candidatures qui permet de simplifier tous vos processus de recrutement.

Ne pas également oublier que les processus de recrutement impliquent l’intervention des différents acteurs (RH, recruteurs, managers…). Le logiciel ATS HRMAPS (Applicant Tracking System) simplifie les échanges entre les acteurs intervenants, tout en favorisant l’engagement de chaque partie prenante dans le processus de recrutement pour accélérer le processus et les prises de décision. Il vous permet de :

3.2 Exploitez les plateformes de vidéoconférence pour les entretiens 

Pour réussir un recrutement à distance, garder le contact humain, même par écrans interposés, est primordial autant pour le recruteur que pour le candidat.

L’un des facteurs essentiels pour la réussite de vos entretiens en ligne est de choisir le bon outil pour effectuer des visios. Divers outils technologiques sont utilisés par les recruteurs :

4. Adaptez les méthodes d’évaluation aux contraintes du recrutement à distance

Évaluer un candidat s’inscrit dans toute démarche de recrutement. Cependant, lorsqu’il s’agit de recrutement à distance, il est nécessaire de prévoir des méthodes d’évaluation différentes.

L’absence de contact humain peut être déstabilisant pour les candidats. Afin de limiter cette sensation, il est essentiel que les professionnels des ressources humaines se préparent sur le plan technologique. L’objectif est de créer un environnement propice où le candidat se sente à l’aise, et où la personne qui mène l’entretien peut évaluer ce qu’il souhaite évaluer et mener un entretien comme si nous étions en présentiel.

La technologie permet aujourd’hui d’évaluer les candidats à distance ! Grâce à des outils tels que les entretiens vidéo et les tests en ligne…, il est désormais possible d’évaluer les compétences, les connaissances et les aptitudes des candidats sans avoir besoin de les rencontrer physiquement.

4.1 Misez sur les tests en ligne et les évaluations à distance 

Les tests d’évaluation en ligne aident les recruteurs à évaluer et les hardskills et les softskills des candidats. De plus en plus régulièrement évaluées, ces tests permettent de déterminer si les candidats correspondent bien au profil requis pour le poste vacant.

La plupart des entreprises font passer des tests de recrutement pour évaluer et mesurer l’adéquation du candidat au poste à pourvoir. Plusieurs choix sont disponibles :

4.2 Prenez en compte la communication et l’autonomie des candidats

2 compétences essentielles pour tous les postes : le sens de la communication et la capacité d’autonomie du futur collaborateur. Aussi nécessairement Lors d’un entretien d’embauche, il est important de prendre en compte la communication et l’autonomie des candidats afin de déterminer s’ils les possèdent et s’ils seront en mesure de travailler efficacement au sein de l’entreprise.

Il est primordial d’évaluer la capacité du candidat à communiquer, vous pouvez profiter par exemple de la rencontre en visioconférence pour visualiser l’aisance verbale du candidat, le choix des mots, la structuration de son discours, et aussi ses qualités d’écoute, d’écoute active et de bonne compréhension des questions posées.

Evidemment que les questions ouvertes sont la clé !
Il conviendra, comme pour les entretiens en présentiel d’offrir des scénarios pratiques pour évaluer les réactions et les capacités de résolution de problème, leur demander de donner des exemples concrets de situations où ils ont dû travailler de manière autonome ou en équipe et demander des références précises.

5. Soignez la communication avec les candidats

Selon Laurent Brouat, fondateur de LinkHumans, « répondre à tous les candidats ne devrait pas être mission impossible mais, au contraire, un avantage concurrentiel ! ».

Ne pas faire de retour à un candidat, c’est négliger l’image reflétée sur le marché. Aujourd’hui, soigner la communication avec les candidats est un sujet central dans l’acquisition des talents et peut être décisif pour la réussite du processus de recrutement.

Selon une étude menée par CareerBuilder en 2015, 42% des candidats ayant eu une mauvaise expérience ne postuleront plus jamais dans l’entreprise, pire encore ils sont 22% à dire à leur entourage de ne pas postuler dans l’entreprise en question !

5.1 Gardez un contact régulier avec les candidats

Pour assurer une bonne expérience candidat et éviter le phénomène du ghosting, il est primordial de garder un contact régulier avec les candidats tout au long du processus de recrutement. Selon une étude réalisée par Indeed, il a été constaté que 76 % des employeurs ont été confrontés à des cas de ghosting, les candidats disparaissent soudainement sans donner de nouvelles.

Afin de limiter les risques de ghosting, des mesures peuvent être mises en place à chaque étape du processus de recrutement. Tout d’abord, il est essentiel d’améliorer la communication entre les équipes de recrutement et les candidats. Cela inclut des mises à jour régulières de l’état d’avancement du processus, des réponses rapides aux questions des candidats et la transparence quant aux délais et aux attentes.

Par ailleurs, offrir une expérience candidat personnalisée et attentionnée peut également contribuer à éviter le ghosting.

5.2 Assurez un feedback rapide

Le processus de recrutement peut parfois être long et complexe, avec plusieurs étapes et délais à respecter. Lorsque les candidats ne reçoivent pas de feedback ou de communication régulière de la part du ou des recruteurs, cela peut susciter des inquiétudes, des incertitudes et même potentiellement une certaine frustration. Ils peuvent se sentir ignorés ou négligés, ce qui peut les pousser à chercher d’autres opportunités ailleurs.

Pour éviter ces situations préjudiciables, il est important de fournir aux candidats toutes les informations nécessaires concernant le processus de recrutement. Cela inclut les étapes à venir, les délais estimés ou toute autre information pertinente.

En plus des informations précédemment citées, il est également crucial de partager avec les candidats le temps estimé restant dans le processus. Cela leur permet de mieux planifier leur disponibilité et de prendre les mesures nécessaires pour poursuivre leur participation au processus de recrutement sans contrainte.

6. Organisez efficacement l’intégration des nouveaux collaborateurs à distance

Selon une étude menée par Glassdoor, les entreprises dotées d’un solide programme d’intégration sont capables d’améliorer la fidélisation des employés de 82 % et la productivité de plus de 70 %.

L’intégration est un processus qui consiste à accueillir les nouveaux collaborateurs au sein de l’entreprise et à accélérer leur adaptation. Un processus d’intégration réussi donne aux nouveaux salariés le sentiment d’appartenance et favorise l’épanouissement.

Le processus d’intégration en ligne est complexe en raison de plusieurs facteurs. Tout d’abord, l’absence de contact physique et de présence directe rend plus difficile la création de relations de travail. Les problèmes techniques lors de l’utilisation d’outils en ligne peuvent aussi rendre encore plus complexes les process d’onboarding. De plus, l’adaptation à un environnement de travail virtuel prend du temps, et les nouveaux collaborateurs peuvent se sentir isolés ou moins engagés.

Ce processus est complexe et très important à la fois, du coup, comme tout autre processus RH il doit être standardisé et planifié à l’avance, avant même que les nouveaux collaborateurs postulent à l’offre d’emploi.

6.1 Préparez un plan d’intégration et d’accueil à distance

Ne pas préparer un plan d’intégration risque de désimpliquer dès le premier jour. Selon l’agence de recrutement Easyrecrue, en 2018, 20% des collaborateurs qui rejoignent une entreprise envisagent de la quitter dès le premier jour.

Trouver un juste milieu entre autonomie et encadrement est plus que jamais nécessaire dans le cas d’un accueil virtuel.

Pour réussir cette étape d’intégration, pensez à communiquer quelques jours avant l’arrivée. Organisez des rencontres Visio avec toutes l’équipe pour mieux accueillir votre nouveau collaborateur et l’engager au plus tôt dans la vie votre entreprise.

6.2 Mettez en place un système de parrainage pour faciliter l’intégration

Le dispositif du parrainage facilite l’intégration des nouveaux collaborateurs, favorise leur engagement et leur prise de fonction. Ce système contribue également à améliorer la marque employeur et à réduire le turnover.

Pour ce faire, il faut attribuer au salarié, dès son arrivée, un parrain. Son rôle sera de l’accompagner tout au long de ses premières semaines et de lui transmettre toutes les clés de compréhension de la culture de l’entreprise.

Pour conclure, le dispositif de parrainage permet d’offrir une intégration personnalisée, de favoriser l’apprentissage, de créer des liens sociaux solides et de faciliter l’adaptation au sein de l’entreprise.

De même, il existe des logiciels RH pour faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs en entreprise. Par exemple le SIRH HRMAPS permet de mettre en place des plans d’actions et des programmes d’onboarding sur mesure pour une intégration optimisée et une gestion administrative fluidifiée.