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La dématérialisation RH, un incontournable ? La gestion des ressources humaines devient de plus en plus complexe. Les RH doivent bien s’équiper pour gérer de manière plus efficace et performante les tâches chronophages.
La digitalisation de la fonction RH devient essentielle et la dématérialisation des processus rh incontournable. Synonyme de gain de productivité et de réduction des coûts administratifs, la démat s’impose naturellement dans les quotidiens des RH.
Quels sont les enjeux et les bénéficies de la dématérialisation pour les entreprises et les salariés ?
Dématérialisation RH : surmonter les difficultés et saisir l’opportunité !
Tout d’abord, la gestion administrative est laborieuse et chronophage. Entre la gestion des contrats, des fiches de paie, des formulaires administratifs… Un RH consacre 40 à 70% de son temps à organiser et envoyer manuellement des documents. Outre le risque d’erreurs, de saisies incorrectes et d’inexactitudes, la gestion manuelle des documents nécessite un investissement humain important et incombe les RH.
La difficulté d’accès aux informations est un autre point critique qui entraîne une perte de temps pour les RH. Les données salariés, les compétences, les évaluations, les formations… sont essentielles pour mener à bien les activités RH. Cependant, un RH passe en moyenne 50min par jour à la recherche d’information, sans citer le temps supplémentaire consacré à la collecte, à la centralisation et à la gestion des données RH.
Enfin, la conformité aux réglementations de protection des données personnelles RGPD peut être difficile à assurer avec de la documentation physique, exposant l’entreprise à des risques de non-conformité et de sécurité.
La dématérialisation RH permet, quant à elle, de surmonter ces difficultés, de sécuriser les process et contribue à améliorer l’efficacité de la fonction RH. En automatisant les tâches administratives et la gestion documentaire, les RH améliorent considérablement la productivité de leur gestion de l’information.
De même, la démat RH permet de diminuer le temps consacré au volet administratif pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que l’analyse des données, la planification stratégique et le management des talents.
Par exemple : En éliminant les coûts liés à la gestion des documents RH au format papier, une entreprise de 100 employés économise plus de 7500 € par an.
Les avantages de la dématérialisation RH
La dématérialisation des processus RH contribue à améliorer la gestion des ressources humaines et à simplifier le quotidien des RH. Elle n’est plus considérée aujourd’hui comme un simple concept, mais plutôt un enjeu majeur notamment sur le plan organisationnel et économique.
54% des managers RH affirment que la digitalisation de la fonction RH est prioritaire dans leur entreprise, car elle en découle plusieurs avantages. Citons en guise d’exemples :
- 82% des décideurs RH affirment que la dématérialisation offre aux collaborateurs une expérience plus fluide, transparente et interactive. Ce qui favorise leur engagement et leur satisfaction au travail. 76% d’entre eux, constatent que le traitement des demandes est plus rapide. Ainsi, ils affirment que les échanges entre les collaborateurs et les services RH sont simplifiés. 69% notent une amélioration des services délivrés par le département RH et 66% une amélioration de la productivité et de la performance des RH
- 72% des managers affirment que la démat décentralise la fonction RH et améliore l’accessibilité à l’information. Les données et les documents sont centralisés au sein d’une seule et même plateforme, facilitant ainsi l’accès aux informations nécessaires, aussi bien pour le service RH que pour les managers et les collaborateurs
- 70% des décideurs affirment que la dématérialisation RH réduit les coûts. En effet, elle fait gagner un temps considérable aux gestionnaires RH sur la gestion administrative : 67% soutiennent que l’automatisation des processus, grâce à des workflows, fait économiser du temps et réduit considérablement le risque d’erreur. 60% affirment que la démat réduit les délais de traitement des tâches et des demandes RH
La dématérialisation d’un point de vue salarié
En fin de compte, la dématérialisation des ressources humaines a apporté une transformation significative dans les comportements des salariés. En passant à un environnement de travail digital, la dématérialisation RH a stimulé l’autonomie, la productivité et la collaboration. Elle a également amélioré la relation entre les salariés et les ressources humaines.
En effet, les salariés perçoivent les entreprises qui ont dématérialisé leurs processus RH :
- 81% comme entreprise innovante
- 75% en tant qu’entreprise performant
Quant aux plus chanceux, dont les entreprises ont déjà mis en place la dématérialisation, ils sont satisfaits par :
- 94% signature électronique
- 90% stockage dématérialisé des documents
- 41% gestion électronique des documents
Avec HRMAPS, la dématérialisation RH devient une réalité pratique et efficace, améliorant l'expérience collaborateur et contribuant à la réussite de l'entreprise
Sources :
1life – Celge – Eotim – Focusrh – Lesechos – Blog visiativ – Quadient – Digitalrecruiters – Blog Markess
