Comment piloter efficacement la mise en place d’un SIRH ?

D’après le baromètre « Transformation digitale des Ressources Humaines » réalisé en 2021 par le cabinet Deloitte, près d’une entreprise sur 4 envisage de se doter d’un logiciel de Core RH à court terme. Cependant, seulement 26 % ont l’impression d’utiliser ces technologies de manière efficace pour améliorer la productivité et l’efficacité de leurs équipes. Les RH subiraient-elles plus les technologies qu’elles ne les utilisent ? L’appropriation de l’outil par les collaborateurs et les managers permet de fluidifier la digitalisation des process RH. Encore faut-il autonomiser les administrateurs afin qu’ils puissent paramétrer eux-mêmes les processus. Point de recette miracle : seule la mise en place concertée et planifiée d’un SIRH répondant à des enjeux clairement identifiés permettra un déploiement efficace. Les bénéfices sont considérables.

Répondre à des besoins clairement exprimés par le client

Optimiser les ressources pour plus de performance

Lors de la conférence de l’Adetem « Digitaliser son marketing : pourquoi les outils ne servent à rien » (Lyon, février 2023), on a entendu le cri du cœur suivant de la part d’un responsable RH : « L’entreprise manque de ressources. Un SIRH ne permet pas de faire plus avec moins. De toute façon, il faut un cahier des charges et des experts, ce qui demande du temps et de s’inscrire dans une démarche à long terme ».

La seule réduction des ETP en guise de ROI donnerait un écho extrêmement dangereux sur la mise en œuvre d’un SIRH. Par contre, un SIRH qui permet de libérer du temps pour des activités à valeur ajoutée en réduisant les tâches chronophages fait tout à fait sens. Par exemple, en reprenant tous les entretiens papier pour examiner question par question et construire un Excel de traitement des demandes de formation. Ceci constitue un atout pour l’organisation.

Centraliser l’information pour la fiabiliser

Souvent, l’information est stockée en de multiples endroits au sein de l’organisation (entretiens au format papier dans les dossiers des salariés) voire non traitée. Centraliser l’information offre une vision globale sur les souhaits de formation, leur nombre, ceux qui ont été validés, ceux qui ont été intégrés au plan. Un SIRH tel que HRMAPS permet de regrouper les informations RH essentielles telles que l’historique de formation de chaque collaborateur, l’historique de ses diplômes, de ses expériences, des différents postes occupés dans l’entreprise, …), mais aussi la plaquette de l’entreprise, le règlement intérieur, etc.).

Le système permet de rendre cette information accessible à plusieurs niveaux :

Digitaliser les process RH pour faciliter la gestion du changement

À partir du moment où un workflow est intégré dans l’outil, par exemple quand tous les entretiens sont réalisés en direct, où les souhaits de formation sont validés via une automatisation, c’est une digitalisation. Cela nécessite parfois que la RH se mue en spécialiste du marketing interne pour impulser un changement de culture, démarche préalable indispensable à la conduite du changement. Car après la digitalisation des processus et le déploiement de l’outil vient la prise en main qui constitue une étape à part entière. Or, la qualité de fonctionnement d’un SIRH dépend avant tout de la qualité des données que l’on y intègre et cela dépend de tous, ce qui implique la sensibilisation des chefs projets, managers et collaborateurs.

Respecter les obligations réglementaires grâce au SIRH

Les obligations liées à la gestion de l’information et à la conduite des entretiens sont cruciales. Elles sont à la fois externes et liées bien sûr au droit du travail, aux inspecteurs et au contrôle, mais aussi internes (CSE, BDES). Les RH attendent que leur SIRH leur permette à la fois de gérer l’accès à une information centralisée, mais surtout créer des systèmes d’alerte pour ne pas se laisser dépasser par le réglementaire. Il s’agit de ne pas réagir dans l’urgence, par exemple si un collaborateur n’a pas passé ses entretiens ni eu le recyclage de ses qualifications, etc. Un SIRH efficient doit offrir une information en temps réel, voire une anticipation, mais aussi de générer de façon simple les chiffres attendus par les autorités ou la gouvernance. Par exemple, les indicateurs ANAP constituent des données de référence pour les acteurs du secteur médico-social.

Faire gagner du temps aux managers

Mettre en place un SIRH permet d’optimiser la gestion des ressources et de faire gagner du temps aux managers dans leur quotidien. C’est pour cela qu’il faut accorder de l’attention lors des phases d’intégration, de prise en main et de suivi. Or, mettre en place des indicateurs de ROI n’est pas forcément simple, car un cahier des charges ne permet pas d’envisager toutes les possibilités d’un outil qui va évoluer au cours du temps et sur lequel de nouvelles fonctionnalités vont se greffer. Tout ceci challenge énormément les processus internes. C’est pour cela qu’une à deux années seront nécessaires pour gagner en vélocité. De ce fait, c’est en démontrant le nombre croissant de tâches traitées qu’on facilitera l’acceptation.

À ce sujet, HRMAPS propose un paramétrage très dynamique : la maturité vient au gré des campagnes, en créant un nouveau catalogue de formation par exemple, en optimisant la gestion des compétences. Mais l’organisation doit rester lucide sur la complexité d’un projet de mise en œuvre de SIRH (absence de ressources, outil qui passe d’esclave à master, changement de technologie, etc.). Selon François Gueuze, master métier de la GRH (IAE de Lille) dans l’Usine Nouvelle : « il faudrait que les responsables RH puissent comprendre les tenants et les aboutissants de toutes ces technologies. Il est urgent de sortir du POC, du test et d’offrir enfin une vision systémique de ce que l’on fait avec tous ces outils et du fonctionnement que l’on veut avoir ».

Accompagner et valoriser les collaborateurs

Certes, les RH doivent faire face à de multiples enjeux et le but premier du SIRH sera de les aider dans leur gestion du quotidien. Mais ceux qui font de l’outil un élément incontournable de la vie de l’entreprise ne sont pas les seules RH : ce sont les managers, les décideurs, les DG et, in fine, les collaborateurs. Intégrer un SIRH nécessite par conséquent une évangélisation auprès des populations internes sous le prisme de la valorisation et de la montée en compétences, de la fidélisation des collaborateurs. Offrir une logique de mobilité interne, donner la possibilité de gérer les carrières, les compétences, les emplois, autant d’atouts pour la marque employeur.

Une solution opérationnelle dans des contextes industriels mouvants

Homogénéiser les process RH

Un SIRH permet de simplifier et d’optimiser les processus RH dans des contextes de rapprochements et de fusions par exemple dans le monde médico-social que HRMAPS connait bien. Une organisation en croissante externe doit pouvoir gérer de nouveaux sites, de nouvelles structures et beaucoup de croissance de personnel. Ainsi, les rapprochements entre EHPAD amènent une mutualisation de moyens. Souvent, l’outil SIRH permet de piloter l’homogénéisation. Le nombre de sites n’est pas un problème – seulement si les cultures et les équipes sont différentes, si la maturation par rapport à l’informatisation est moindre – car l’objectif du DRH est d’optimiser le fonctionnement de toutes les structures, en utilisant le socle commun que constitue le métier, le mode de fonctionnement, les services et les indicateurs.

Le SIRH : un outil d’aide à la décision

Outre les obligations légales (indicateurs de reporting pour le CSE ou pour des entités extérieures), le SIRH peut générer des reportings qui ne relèvent d’aucune obligation, mais qui peuvent servir dans la prise de décision, par exemple pour finaliser un plan de formation. De ce point de vue, la centralisation des informations facilite l’historisation des fonctions et des activités d’un collaborateur dans l’entreprise. Ceci ne relève pas nécessairement des RH puisqu’il y a délégation au niveau du manager. Ainsi, en se connectant au SIRH, ce dernier consulte l’historique des formations de ses collaborateurs depuis six ans et constate instantanément dates et intitulés. L’accessibilité des données rend ceci possible, même si ce n’est pas du légal pur.

La pleine maîtrise des serveurs de stockage

La protection des données et l’accessibilité aux différents univers de HRMAPS – notamment la rémunération, les contrats, etc. – sont bien sûr prises en compte dans le paramétrage de la visibilité, les serveurs étant hébergés en France. 

HRMAPS répond aux enjeux et contraintes, car c’est un SIRH sectoriel livré clé en main

Le « clé en main », c’est la possibilité de se servir de trames d’entretiens préétablis pour une organisation qui partirait d’une page blanche. L’outil contient en effet en natif un certain nombre de données tel qu’un référentiel de compétences ou un catalogue générique de formations ce qui permet à ces organisations de mener une réflexion sur leur gestion des compétences. Ainsi, les organisations plus matures sur ces sujets peuvent personnaliser les processus proposés par l’outil.

Mais l’organisation doit être consciente que la transformation digitale et le changement doivent être accompagnés notamment en désignant un chef de projet interne. Depuis une dizaine d’années, des formations de master de chef de projet SIRH changent la donne pour le métier. Intégrer un tel profil et le dédier à cette activité apporte un réel plus pour accélérer et fluidifier la mise en œuvre de l’outil, tout en soulageant les responsables RH.

Les plus de l’outil :