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L’entretien annuel d’évaluation est différent de l’entretien professionnel. C’est l’occasion de faire un bilan sur les compétences professionnelles des salariés et surtout d’identifier les axes d’amélioration. Pour le réussir, cela exige une préparation minutieuse.
Tout d’abord, une préparation de l’entretien annuel d’évaluation doit être préparé en amont (lister les points forts du salarié et ses axes d’amélioration ; reprendre les objectifs fixés en fin d’année dernière…), mais surtout préparer les grilles d’évaluation et les comptes-rendus qui seront utilisés.
Face à toutes ces tâches qui prennent beaucoup de temps mais indispensables, l’outil SIRH présente de nombreux avantages pour faciliter le travail aussi bien pour le manager, que pour le responsable RH ou pour les salariés qui seront évalués.
Utilité de l’entretien annuel d’évaluation
L’entretien annuel d’évaluation est un rituel dans la vie professionnelle, mais qui n’est pas obligatoire comme l’entretien professionnel. Pourtant, son intérêt n’est plus à démontrer pour les différentes parties. Il présente de nombreux avantages :
- La visibilité sur « l’état de santé sociale » de l’entreprise : il permet d’avoir une visibilité sur l’ensemble de l’entreprise à travers des questions bien ciblées autour de sujets relatifs à la vie de l’entreprise, au bien être au travail…et ainsi de mieux évaluer la perception des salariés autour des différentes actions entreprises
- La détection des besoins et des souhaits : l’entretien annuel d’évaluation est une occasion attendue pour se faire entendre et remonter ses souhaits aussi bien des besoins en formation que de mobilité professionnelle
- Un réel moment d’échange avec le salarié : l’entretien annuel est aussi l’occasion de « dé-diaboliser » la relation hiérarchique et de détendre l’atmosphère, en montrant qu’on s’intéresse aux attentes et qu’on écoute les salariés
L’entretien d’appréciation annuel est une rencontre entre un salarié et son responsable hiérarchique, ou son employeur. Le but est de faire le bilan sur la situation du salarié pour définir des axes d’amélioration et des objectifs. Ce bilan d’évaluation professionnelle permet donc au salarié de mieux cerner ses lacunes et d’y travailler.
Bien qu’il est important, plusieurs managers et RH avouent ne pas trouver le temps pour le préparer. Le logiciel GRH est alors l’outil indispensable pour réussir les évaluations annuelles.
Les avantages d’un SIRH
1. Simplifier l'organisation de l'entretien
L’organisation du déroulement d’un entretien annuel d’évaluation prend énormément de temps et représente une charge consommatrice de temps conséquente pour les services RH. Entre la compilation des résultats, la relance des managers et le suivi des avancements, le SIRH permet de réduire cette charge et facilite les échanges entre les différentes parties prenantes.
Il permet aussi de préparer les entretiens en amont. Depuis leur SIRH, managers et collaborateur peuvent préparer les entretiens et accéder à l’historique.
2. Centraliser les informations
Pour bien préparer l’entretien annuel d’évaluation, il est nécessaire d’analyser une très quantité d’information sur le salarié. Toute cette information (historique, formations, objectifs…) peut être centralisée et traitée grâce à un SIRH avec un accès de manière rapide et fiable qui permet une meilleure préparation des entretiens en amont. Cela permet ainsi d’optimiser les process RH à travers une gestion plus simplifiée et la possibilité de personnaliser les supports de l’entretien annuel d’évaluation en fonction de la nature du poste.
Pour le salarié concerné, il peut prendre connaissance de sa trame d’évaluation en amont de l’entretien et y accéder. Il peut ainsi mieux se préparer mais aussi, accéder aux données sur ses entretiens d’évaluation précédents et consulter tout son historique.
3. Améliorer le suivi et traitement des entretiens annuels d’évaluation
Le SIRH est un outil précieux de collecte d’informations, qui permet par la suite, aussi bien au manager qu’à la DRH de prendre les bonnes décisions. Ainsi après l’entretien, les données sont saisies et analysées permettant de suivre les compétences et les désirs d’évolution des collaborateurs.
De plus, pour arriver à faire passer tous les entretiens, il faut parfois des mois de préparation pour la DRH. Grâce au SIRH, les responsables ont une vue globale du déroulé et peuvent suivre l’avancement des entretiens en temps réel et prendre les bonnes décisions.
Les RH suivent l’évolution du processus à l’aide d’indicateurs et de tableaux de bord du SIRH. Le système pourra alors relancer automatiquement les retardataires.
4. Automatiser la planification
Il est important que les salariés soient prévenus du début de la campagne d’entretien et de la date de leur rendez-vous. Le SIRH envoie des alertes automatiquement, pour les inviter et leur indiquer les informations générales nécessaires au bon déroulement. Prévenus bien à l’avance, les salariés peuvent s’y préparer en consultant le SIRH pour voir toutes les informations les concernant.
