Investir dans le développement et l’accompagnement des collaborateurs est primordial, mais ce qui ne se mesure pas, ne compte pas ! Il faut donc savoir évaluer le personnel tout au long de son parcours dans l’entreprise (entretien annuel, entretien pro…). L’évaluation permet à l’entreprise d’apprécier les compétences des collaborateurs et des candidats. C’est également l’occasion pour l’employé de s’auto-évaluer, de mettre en place ses propres pistes d’amélioration et de partager ses aspirations.
C’est aux RH que revient le rôle de mettre en place une stratégie d’évaluation cohérente avec la culture de l’entreprise, d’adapter le processus au niveau de maturité de la chaîne encadrante et du corps social et d’user des meilleures pratiques pour que les managers procèdent au mieux à l’évaluation de leurs équipes. Cela permet d’objectiver la prise de décisions et de mettre en place des actions pertinentes.
Quels sont les types d’évaluation ? Et comment garantir la réussite des entretiens ?
Bien comprendre l’entretien pro
1. C’est quoi ?
L’entretien pro est réalisé tous les 2 ans par le manager ou le service RH et s’adresse uniquement aux collaborateurs ayant au moins 2 ans d’ancienneté. Il vise à instaurer un échange collaborateur/manager afin de dresser le bilan des deux années écoulées et de définir des perspectives d’évolution en alignant les aspirations professionnelles du collaborateur et la stratégie de l’entreprise. Cela permet également de mettre en place des actions comme la GEPP.
L’entretien pro aborde plusieurs thématiques :
- Le parcours professionnel
- La formation et les compétences
- Les aspirations d’évolution
- Les opportunités proposées par l’entreprise
2. Les principaux objectifs de l’entretien pro
- Dresser un bilan du parcours professionnel
- Identifier le déficit de compétence et les besoins de formation
- Collecter les aspirations et les souhaits de mobilité
- Détecter les candidats potentiels pour une mobilité interne
3. Entretien pro : cadre légal
Depuis la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, les entreprises comptant plus de 50 collaborateurs sont dans l’obligation réglementaire de mener un entretien pro tous les deux ans. L’entretien est également obligatoire après tout arrêt de travail de plus de 6 mois (suite à un congé maternité, maladie, etc.).
En l’absence d’entretien pro, l’employeur doit procéder à un abondement supplémentaire du compte personnel de formation (CPF) de 100 heures (pour les collaborateurs qui occupent un poste à plein temps). À défaut, il devra verser le double de la somme au trésor public.
En plus de l’abondement et en cas de contentieux, le collaborateur a le droit de réclamer des dommages et intérêts si aucun entretien ne lui a été proposé. Il peut également invoquer la discrimination si les autres employés ont bénéficié d’un entretien.
Bien comprendre l’entretien annuel
1. C’est quoi ?
L’entretien annuel, mené par le manager, est organisé, comme son nom l’indique, une fois par an. Il est réalisé sur la base des objectifs préalablement et mutuellement établis entre le collaborateur et son manager. Le but est de dresser un bilan de l’année écoulée (atteinte des objectifs, qualité de travail, performance…) en vue d’entreprendre, si nécessaire, des actions pour améliorer la performance et réduire les lacunes de compétences.
Le collaborateur peut également profiter de l’entretien annuel pour comprendre les attentes de l’employeur, échanger autour des difficultés rencontrées et mettre en place des pistes d’améliorations.
2. Les principaux objectifs de l’entretien annuel
- Analyser les compétences du collaborateur et la qualité du travail
- Analyser les écarts entre les compétences requises et acquises
- Évaluer les objectifs préalablement définis et fixer ceux à venir
3. Entretien annuel : cadre légal
En France, l’entretien annuel se distingue de l’entretien pro par son caractère non-obligatoire. Mais, même s’il n’est soumis à aucun cadre légal, l’entretien annuel doit respecter certaines règles. L’employeur est obligé d’informer au préalable le collaborateur des méthodes et des techniques d’évaluation qui seront utilisées.
Dans le cas où des données personnelles sont enregistrées sur un support informatique durant l’entretien, l’entreprise est obligée de le déclarer à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). La déclaration est valable pour tous les entretiens de l’entreprise, l’entretien doit également obéir, s’il en existe, aux accords collectifs ou conventionnels mise en place avec les représentants du personnel (RP).
4. L’entretien annuel, vers une déstructuration ?
La finalité de l’entretien annuel est avant tout une synthèse de l’année écoulée et une évaluation des résultats, des écarts de compétence et de l’atteinte des objectifs. Pourtant, bien souvent et à tort, l’entretien annuel se transforme en négociation salariale. Pour cette raison, une majorité des managers et des DRH appellent à dissocier, entretien annuel et négociation salariale. La question de rémunération est alors abordée au cours d’un entretien à part.
Toutefois, d’autres préconisent de préserver la place de la négociation de rémunération au sein de l’entretien. Ils estiment, en effet, que le lien entre rémunération et entretien annuel est étroit, ils doivent donc être associés. Cette problématique suscite encore un débat dans la communauté RH et revient souvent dans les colloques de gestion des ressources humaines.
Aujourd’hui, les managers considèrent les entretiens annuels comme un dispositif incompatible à la réalité managériale. Dans un environnement fluctuant qui requière une adaptation continue, l’évaluation annuelle ne permet pas d’analyser et de prendre rapidement des mesures pour répondre aux besoins managériaux.
Au lieu d’organiser un unique entretien dans lequel le manager est influencé par la période récente, plusieurs entreprises ont déstructuré leurs entretiens en plusieurs points formels d’évaluation, couronnés en fin d‘année par un entretien bilan.
La déstructuration est adoptée différemment selon les besoins de l’entreprise, elle peut apporter :
- Des entretiens plus courts et plus intégrés au quotidien des collaborateurs et des managers
- Une évaluation plus objective
- Des points intermédiaires par an pour évaluer le niveau d’atteinte des objectifs
- Des suivis plus fréquents des demandes de formation et de leur réalisation
Bien comprendre le bilan à 6 ans
1. C’est quoi ?
Comme son intitulé l’indique, cet entretien est organisé tous les 6 ans. Le but est de dresser un bilan récapitulatif du parcours professionnel des 6 années écroulées et de le retranscrire sur un support. Il permet ainsi de s’assurer que le collaborateur a bien bénéficié des entretiens pro et des formations requises.
2. Les objectifs du bilan à 6 ans
- Des actions de formation réalisées
- De l’évolution (fonctionnelle et salariale) du collaborateur dans l’entreprise
- Des certifications obtenues via la formation ou par la validation des acquis de l’expérience (VAE)
3. Bilan à 6 ans : cadre légal
La loi du 5 mars 2014, renforcée en 2018 par la loi « pour la liberté de choisir son avenir professionnel », oblige les entreprises d’au moins 50 collaborateurs à préparer un bilan à 6 ans, récapitulatif des 3 entretiens pro menés au cours des 6 années écoulées.
En cas d’absence, l’employeur devra abonder le CPF d’une somme de 3000 euros.
Les autres types d’évaluation
Pour apprécier les compétences techniques et comportementales des collaborateurs, les services RH disposent de plusieurs types d’évaluation. Le choix varie selon les objectifs et les attendus.
L’évaluation, pas si simple que ça !
À n’en point douter, l’évaluation est un dispositif indispensable pour anticiper et répondre, d’une manière opérationnelle, aux besoins grandissants de développement et d’adaptation des compétences. L’évaluation permet ainsi à chaque entreprise d’avoir une vision sur ses besoins en ressources humaines pour perfectionner sa stratégie RH. Or, elle présente des difficultés pour les RH, les managers et les collaborateurs.
D’un point de vue RH
- Absence de centralisation et d’historisation des résultats
- Difficulté dans la mise en place d’indicateurs (KPI) pertinents
- Quantité souvent priorisée au détriment de la qualité
- Difficulté pour relier les résultats d’évaluation à d’autres variables (formation, carrière…)
D’un point de vue managers
- Temps réduit pour la préparation des entretiens
- Chronophagie
- Evaluation parfois inutile
D’un point de vue collaborateur
- Entretien perçu comme une sanction ou un examen
- Manque de clarté par rapport aux objectifs
- Délai très long entre l’expression du souhait et la mise en œuvre de PDC
- Absence d’actions concrètes après l’entretien
Comment organiser les entretiens ?
Les entretiens ne s’improvisent pas, ils exigent un savoir-faire, un savoir être et une préparation au préalable. Un entretien mal organisé peut devenir une source de stress pour l’évaluateur comme pour le collaborateur et une expérience particulièrement positive lorsqu’il est réussi.
1. Pré-entretien
Avant l’entretien, il est nécessaire de préparer une grille d’évaluation pour rationaliser et objectiver le process. Les critères d’évaluation doivent être en harmonie avec la vision et la culture de l’entreprise ainsi que la nature du poste du collaborateur.
Il est également conseillé d’informer à l’avance l’évaluateur, ou pour l’entretien pro la personne qui mène l’entretien, et le collaborateur de la tenue de l’entretien. Si les données personnelles sont enregistrées sur un support électronique au cours de l’entretien, il est impératif d’en informer la CNIL en précisant les méthodes et les techniques employées.
2. Au cours de l’entretien
À l’instar de tout type d’entretien, il doit se tenir dans des conditions favorables (espace calme, respect des horaires…). L’entretien est, en effet, l’opportunité pour le collaborateur de s’exprimer librement sans que ses paroles ne se fondent dans une foule, comme c’est le cas dans les réunions collectives.
Au cours de l’entretien, l’évaluateur, ou pour l’entretien pro la personne qui mène l’entretien, a intérêt à faire preuve de flexibilité et d’ajuster l’entretien selon son déroulement. Il doit également limiter les sujets abordés, à défaut de rendre l’entretien fastidieux.
Certains collaborateurs perçoivent, à tort, les évaluations comme une sanction, ou un lieu pour « régler des comptes », c’est souvent le cas hélas lors des entretiens annuels. L’évaluateur se doit d’être objectif et transparent en se basant sur des critères d’évaluation rationnelles.
Les questions portant sur l’âge, l’origine, l’orientation sexuelle… du collaborateur sont à éviter, dans le cas contraire, une condamnation pour discrimination est possible.
Il est conseillé de rédiger un compte-rendu détaillé pour simplifier le suivi et les actions à
3. Post-entretien
À la fin de l’entretien, la signature du compte-rendu par le collaborateur est recommandée, voire obligatoire pour certains types d’entretien. celle-ci renforce la preuve devant le conseil de prud’hommes en cas de litige. Mais, même sans signature, le compte-rendu demeure valide.
L’entretien doit se concrétiser en action, dans le cas contraire il perd son utilité et devient une simple formalité administrative aux yeux du collaborateur et du manager. Les actions à mettre en œuvre dépendent des résultats et peuvent être ; une planification des formations, une mobilité interne, une promotion…
Les entretiens à distance, nouvelle pratique
Pendant longtemps, les entretiens se faisaient généralement en présentiel. Les entretiens à distance étaient pratiqués lorsque les acteurs n’étaient pas disposés à se déplacer, dans une entreprise multisite par exemple. Or, avec les avancées technologiques et la crise sanitaire, les entretiens à distance se sont largement généralisés (embauche, évaluation, etc.).
Pour les entretiens de recrutement, certains recruteurs optent pour un entretien « live », celui-ci suit les mêmes règles classiques (cet entretien peut avoir lieu dans le cadre d’une présélection des candidats). D’autres préfèrent envoyer un questionnaire au candidat pour que ce dernier se filme et transmette par la suite l’enregistrement vidéo. Le recruteur se basera sur cette vidéo pour procéder à l’évaluation.
Les entretiens à distance ont profondément impacté la politique de recrutement des entreprises ainsi que leur marque employeur. C’est un défi de taille qui s’annonce aux RH, celui d’harmoniser, d’adapter et d’intégrer le distanciel dans une nouvelle stratégie sans endommager l’image de l’entreprise sur le marché du travail.
Avantages des entretiens à distance :
Réduction des coûts
Gain de temps pour le recruteur et le candidat (pas de déplacement)
Réduction des contraintes d’ordre géographique ou horaire
Limites des entretiens à distance :
Difficulté dans la détection et l’interprétation du langage non-verbal
Problèmes techniques (connexion réseau, performance du PC…)
Le candidat ne peut apprécier l’ambiance et les conditions de travail
Les logiciels d’entretien, pour avoir le vent en poupe !
Entre les entretiens présentiels, les questionnaires sur support papier et numérique, le traitement des résultats et la mise en place d’actions post-évaluation, il est facile de s’emmêler les pinceaux et d’impacter la qualité de l’évaluation.
La dématérialisation des processus d’évaluation devient ainsi un véritable levier pour gagner en efficacité opérationnelle dans l’organisation des entretiens et en efficacité stratégique dans la gestion des compétences.
Le SIRH, des process interconnectés
En se dotant d’un logiciel de gestion des entretiens, le service RH simplifie et optimise le processus d’évaluation. Toutefois, cette fonctionnalité particulière n’est qu’une brique d’un édifice plus large et polyvalent qu’est le SIRH, le fer de lance des RH !
Un SIRH offre d’innombrables possibilités pour vous accompagner dans la gestion du capital humain de votre entreprise. Celui-ci établit une interconnectivité entre les différents process en lien avec les entretiens (formation, GEPP, recrutement…)
Les résultats des entretiens sont consolidés, historisés et ajoutés au référentiel des collaborateurs, cela permet à l’entreprise de diagnostiquer les compétences de son capital humain et d’ajuster sa politique de recrutement, de formation, GEPP…
Un SIRH collecte également les souhaits de formation déclarés au cours des entretiens et les intègre au processus de formation, La RH peut ainsi répondre rapidement aux demandes des collaborateurs.
Nous flottons dans un vent de changement où les législations évoluent à une vitesse avancée. Dans ce contexte, les RH doivent sécuriser la dimension juridique de l’entreprise. Le SIRH permet de s’adapter aux exigences légales et notifie automatiquement la RH en cas de non-conformité de la tenue d’un entretien. Grâce à un accès facile à l’historique des entretiens, le service RH dispose également de toutes les justifications légales témoignant de la tenue des entretiens.
Conclusion
Entretien pro, entretien annuel… les évaluations donnent du fil à retordre aux RH, aux managers et aux collaborateurs, elles exigent temps, effort et organisation. Fort heureusement, en cette ère digitale, les SIRH aident à construire un processus complet d’évaluation (pré-évaluation, déroulement et post-évaluation) fluide et performant grâce à une interconnectivité harmonieuse entre tous les process RH.
