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“ Je n’ai pas eu le temps, désolé(e)”. Cette phrase, les managers ont en horreur et elle doit être éradiquée de notre champ lexical. Reporter, procrastiner, empiler les dossiers… C’est de cette façon que le temps nous échappe et le travail ne nous le pardonne pas. Tâches ajournées, délais dépassés… En réalité, il n’y a pas de réel secret : une bonne gestion du temps est la base de toute carrière réussie. Elle nous évite du stress, nous fait gagner en efficience et garantit un travail de qualité.
De ce fait, il convient de s’appliquer à mieux gérer son temps et surtout à fixer l’ordre de ses priorités.
La bonne gestion du temps au travail
La gestion de temps, par définition, rassemble les techniques et les pratiques visant à organiser et à planifier efficacement son propre temps. En effet, nous devons nous fixer des objectifs bien précis, hiérarchiser nos tâches et, bien évidemment, déterminer les priorités.
Ainsi, la gestion de son temps implique un certain formalisme, une ligne conductrice, une planification détaillée et des outils de suivi et de performance. Pourquoi est-ce crucial ? Car, une bonne gestion du temps et des priorités favorise la productivité et minimise le stress lors des tâches accumulées.
Plusieurs lois théorisent justement comment nous pourrions mieux gérer notre temps et identifier les problèmes qui nous mettent “des bâtons dans les roues”.
Neuf lois pour mieux gérer son temps
La loi de Pareto
La loi de Pareto, plus communément appelée “règle des 80/20” est un principe de gestion proposé par Vilfredo Pareto. Cette technique permet de déterminer et de hiérarchiser les tâches selon leur importance, optimisant ainsi sa productivité pendant la journée.
La règle des 80/20 correspond aux pourcentages 80% et 20%. Cette relation décrite mathématiquement suggère que, dans plusieurs domaines, pour arriver à un point, nous avons besoin d’un petit pourcentage. Dans le domaine commercial par exemple, l’exemple pris est que 20% des clients pèsent environ 80% du CA. Pour la gestion du temps au travail, cela revient au même. 80% de l’ensemble des tâches peut être réalisé en 20% du temps. Ainsi, il convient d’identifier les 20% permettant de booster l’activité, d’aller à l’essentiel et d’éviter la perte de temps au travail.
La loi de Parkinson
Fixez-vous des délais réalistes, telle est la philosophie de Cyril Northcote Parkinson. En effet, la loi de “la pyramide sans fin” prétend que la quantité de travail à faire augmente en fonction du temps disponible pour le réaliser. En termes plus simples, si nous disposons d’une semaine pour achever un travail qui, normalement, peut être terminé en l’espace de moins de jours qu’il ne faut pour le dire, nous allons quand même y passer une semaine. C’est ce qu’il faut comprendre de la séquence suivante : “le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement”.
Ce que nous devons retenir c’est que, sans échéance, notre travail peut s’éterniser.
La loi de Douglas
“Plus on a de place dans son bureau, plus on étale ses affaires” et, par la force des choses, moins on arrive à les retrouver. En croyant bien faire, nous dispersons nos affaires un peu partout et nous perdons du temps à les rechercher. Cela engendre une baisse de concentration et nous devenons moins efficaces.
La loi de Douglas nous recommande donc un petit espace de travail bien aménagé et très peu chargé. Un bureau bien rangé, n’y gardant que l’essentiel nous aide à avoir les idées plus claires et à mieux gérer notre temps au travail.
La loi d’Illich
Connaissez-vous le principe “travailler moins pour travailler plus” ? C’est ce qu’affirme en tout cas Illich. En effet, il faut s’accorder des pauses et ne pas trop s’exténuer, pour dépenser moins d’énergie et gagner en productivité. Illich se fait l’avocat de tous les employés et déclare que : “Après un certain temps, la productivité tend à décroitre, voire à atteindre des valeurs négatives”. Il est donc fortement recommandé de respecter les cycles de 90 minutes maximum.
La loi de Carlson
“Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois.” C’est logique et c’est bien connu, un travail réalisé en une fois prendrait moins de temps que lorsqu’on papillonne d’une tâche à l’autre. En effet, les interruptions nuisent à la productivité et font durer le temps de travail.
La loi de Murphy
Il faut accepter les aléas de la vie, même les plus graves. Parce que, vous ne savez pas quand est-ce que vous serez frappé par la loi de l’emmerdement maximum. Nous parlons également d’un effet démo quand un test ou une présentation fonctionne correctement mais, devant un client, il arrive de rencontrer des bugs ou un dysfonctionnement quelconque. C’est ce qu’on appelle la loi de Murphy ou la loi de l’emmerdement maximum. “Tout ce qui est susceptible de mal tourner, va mal tourner.” De ce fait, il vaut mieux accepter toutes sortes d’imprévus et passer à autre chose.
La loi de Hofstadter
Cette loi est résumée par l’adage humoristique de Hofstadter lui-même : « Il faut toujours plus de temps que prévu, même en tenant compte de la loi de Hofstadter. » En effet, les projets complexes sont difficiles à planifier en raison de la présence de nombreuses interactions et d’événements imprévisibles. Dans nos estimations initiales, nous ne prenons pas en considération ces facteurs, ce qui cause des retards et des dépassements de délai importants.
La loi de Fraisse
“1 heure n’est pas toujours égale à 1 heure”. Souvent confondue avec la loi de Murphy ou la loi de Carlson, ici, la perception du temps est subjective. En effet, plus le travail nous plaît, plus le temps passe vite. Quand nous exerçons une activité passionnante et stimulante, le temps a tendance à nous échapper. En revanche, si nous nous engageons dans une activité monotone et ennuyeuse, l’impression que le temps passe lentement nous envahit.
Pourquoi la loi de Fraisse souligne ce phénomène ? C’est pour signaler l’influence de nos états émotionnels et la subjectivité de notre perception du temps. Rien ou nul ne doit avoir un impact sur notre travail. Nous devons être maître de notre tempérament, canaliser nos sentiments pour mieux gérer son temps.
La loi de Laborit
Introduite par Henri Laborit, cette loi, appelée aussi la “loi du moindre effort” démontre que l’être humain a tendance à choisir le travail qui lui fait plaisir.
Cependant, grâce à cette loi, nous nous rendons compte qu’en s’attelant aux tâches les plus difficiles (surtout en début de journée), nous éliminons plus facilement cette ‘corvée’. Nous devenons apaisés et cela ne fera qu’optimiser la productivité.
Mieux gérer son temps avec Pomodoro
Somme toute, indépendamment de toutes ces lois, il existe également une autre méthode de gestion du temps : la technique Pomodoro. En quoi consiste-t-elle ? A quoi sert-elle ? Nous vous disons tout.
Tout d’abord, la méthode Pomodoro facilite la priorisation des tâches au travail. En effet, pour plus d’efficacité, nous devons faire preuve d’organisation.
Ensuite, pour ne pas être dépassé par le timing, nous devons régler une minuterie. Respecter les délais, ne pas trop s’attarder sur les détails et se focaliser sur une tâche à la fois… Tout ceci est prépondérant pour optimiser sa propre productivité.
Puis, accordons-nous une petite pause chaque 25 minutes pour nous changer les idées et éviter la saturation. En tout et pour tout, nous devons accomplir 4 itérations.
Enfin, à la suite des 4 pomodoros, nous aurons droit à une plus longue pause bien méritée. L’idée est que, grâce à cette méthode de gestion de temps, nous minimisons le stress et la saturation et favorisons l’épanouissement et la productivité.
Pour conclure, les RH pensent que la gestion de temps est une affaire d’état d’esprit plus qu’autre chose. Pour être maitre de son temps, il faut prioritiser les tâches, ranger le lieu de travail pour y voir plus clair et traiter chaque projet, un à un, sans papillonner.
Source
Manager GO! – Everlaab – Réinventer Son Travail – Osmose Groupe
