En entreprise, on a régulièrement l’impression que nous perdons du temps dans des tâches chronophages et malgré une gestion minutieuse du temps et des priorités, le planning déborde et on se retrouve avec des tâches non réalisées.
Malheureusement, une journée dure 24 heures et il est impossible de rajouter la moindre petite heure, alors comment optimiser la gestion du temps et des priorités?
Avant de passer à nos 3 conseils, essayons tout d’abord, d’identifier les causes de cette perte de temps pour pouvoir mieux les combattre.
Les sources de temps perdu
Qu’est-ce qu’on entend par « temps perdu » ?
En réalité, c’est le temps que nous passons dans des tâches ou des opérations qui ne sont pas pertinentes sur le plan professionnel ou sur le plan personnel.
Cette perte de temps peut avoir 2 origines :
- Origine interne : une mauvaise évaluation du temps nécessaire à l’accomplissement d’une tâche, un manque de préparation (et donc se rendre compte au milieu de la tâche de son ampleur), voire un manque de concentration en se laissant distraire par un mail ou un appel sans intérêt… sont autant de raisons possibles
- Origine externe : d’origine exogène comme multiplier les réunions qui se prolongent, ou encore être disponibles pour aider ses collègues …
Conseil 1 : Changer les mauvaises habitudes
Il y a de nombreuses habitudes que l’on prend qui nous font perdre beaucoup de temps. Parfois, c’est la dépendance aux réseaux sociaux, dès la simple notification, on y accède et on se retrouve des minutes à scroller son écran… parfois les discussions dans le couloir avec les collègues.
Pour arriver à y mettre fin, il faut d’abord les identifier. L’idéal est d’observer son comportement au quotidien et de noter sur un papier toutes ces mauvaises manies qui ne sont pas pertinentes. Par la suite, essayer avec le temps, de les réduire, en travaillant sur 1 distracteur à la fois.
Conseil 2 : Prioriser par ordre d’importance
Tous les matins, avant de commencer sa journée de travail, il est utile de noter ce qui est le plus important à réaliser et de s’engager à le réaliser en priorité. En voyant le nombre de tâches qu’on considère comme « prioritaires » sur la journée, on peut se rendre compte rapidement que ce n’est pas réaliste.
Pour chaque tâche, il faut y indiquer le temps nécessaire et essayer de le respecter. Du coup, le planning correspond mieux à la réalité et fait passer les tâches les plus importantes en premier.
Conseil 3 : Fixer des délais
La plus grande erreur commise c’est de ne pas fixer des délais et de se retrouver avec des tâches qu’on commence et qui se finissent sans même un délai fixé à l’avance. Il est très important de s’accorder à dire pour la tâche 1, ce serait 1 heure, pour la tâche 2, cela va prendre 2 heures…et ainsi s’y engager afin de ne pas se retrouver bloqué sur une tâche et ne pas pouvoir finir le reste
