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Dans l’entreprise, une grande partie des collaborateurs travaillent sous pression et ont du mal à s’organiser. Pourtant, plusieurs tâches en apparence chronophages, comme la gestion administrative, causent de nombreux soucis d’efficacité. Une technique existe pour mieux s’organiser et être plus performant. On parle de méthode Pomodoro. Est-ce utile pour tous les métiers ? Comment la mettre en place ?
C’est quoi la méthode Pomodoro
La technique Pomodoro est également appelée la technique de la tomate rouge. La méthode Pomodoro a plus de 40 ans, elle a été créée exactement en 1980 par Francesco Cirillo. Pomodoro signifie tomate en italien, car à l’origine son créateur avait utilisé le minuteur de cuisine en forme de tomate pour gérer et optimiser son temps de travail.
La technique Pomodoro : Pour qui ?
La méthode Pomodoro ne convient pas à tout le monde. Elle se prête davantage aux professions qui exigent beaucoup de concentration. Elle doit être adoptée comme une philosophie de vie qui permet de garder une certaine créativité en évitant la surcharge mentale et la fatigue intellectuelle.
Si on se retrouve dans l’un de ces descriptifs, la méthode Pomodoro peut être utile :
- Avoir du mal à se concentrer de manière prolongée sur une seule tâche
- Se retrouver rapidement distrait par les sollicitations extérieures (exemple : notifications, emails reçus…)
- Avoir une difficulté à organiser ses journées et avoir tendance à repousser les tâches à une date ultérieure
Comment ça fonctionne ?
La méthode Pomodoro exige un process relativement simple. La journée de travail doit être considérée comme un ensemble de missions décomposées en tâches ou en actions à réaliser. Une fois la journée de travail fractionnée en tâches, il faut réserver 25 minutes pour chacune d’elles tout en les espaçant à chaque fois de 5 minutes de repos.
Ce laps de temps dédié au « repos » n’en est pas vraiment un, mais plutôt une façon de décharger le cerveau de ses responsabilités. Il ne s’agit pas non plus, d’aller regarder une vidéo sur internet, scroller les réseaux sociaux (car il y a un risque de dépasser les 5 minutes) ni d’aller lire ses emails… mais bien d’aller se ressourcer, prendre un café, faire un petit tour dans les couloirs…
Les 25 minutes de travail sont appelées « Pomodoro » , ce chronomètre se déclenche dès qu’on a une tâche à réaliser et doit obligatoirement prendre fin après 25 minutes. Au bout de quatre « Pomodoros » écoulés, le repos est plus important soit 15 à 20 minutes.
Autre point très important dans la technique de la tomate. En plus du chronomètre, il faut à chaque fin d’un « Pomodoro », le noter avec une croix « X » sur une feuille tout en mentionnant l’état général et comment on se sent : le nombre de fois où on a lâché le fil de son travail, le ressenti…
Synthétisons les étapes à suivre :
- Planifier sa journée en divisant ses missions du jour en tâches et sous-tâches sans surcharger l’emploi du temps
- Choisir la tâche à effectuer et qui sera chronométrée
- S’éloigner de toute source de distraction (éteindre son Smartphone, fermer sa boite email…)
- Enclencher le chronomètre Pomodoro
- Travailler sur la tâche
- Arrêter le travail au bout de 25 minutes
- Valider le travail effectué par une croix sur un papier et noter le ressenti
- Effectuer une courte pause de 5 minutes
- Réaliser 4 Pomodoros
- Prendre une pause plus longue
La méthode Pomodoro, est-ce efficace ?
Tout d’abord, il faut noter que la méthode Pomodoro n’est pas une méthode difficile à mettre en place. Elle n’exige pas beaucoup de matériel, seul un chronomètre, une feuille blanche et un crayon suffisent.
Les résultats sont relativement rapides. On admet que la majorité des personnes qui la teste obtienne un net résultat après 2 jours et au bout de quelques semaines, l’habitude s’installe et on gagne en efficacité.
En réalité, cette méthode de travail Pomodoro est en phase avec les dernières découvertes sur le cerveau. Celles-ci prouvent que la concentration humaine a une limite et donc chronométrer 25 minutes avec une pause de 5 minutes a un effet positif sur notre charge mentale.
Certains apprécient cette méthode car elle permet de découper une tâche en sous-tâches et donc d’avoir des objectifs plus clairs et réalisables plus rapidement, ça évite la frustration quand on a l’impression qu’on n’avance pas assez vite.
Toutefois, derrière tous ces avantages apparents se cachent parfois des difficultés qui peuvent limiter l’efficacité de la technique Pomodoro. Certains métiers ne peuvent se prêter à des cycles réguliers, tout comme il se peut que certaines tâches exigent plus de temps et les 25 minutes sont donc irréalisables.
