Un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) regroupe différents modules RH qui comprennent aussi bien la paie, le recrutement, la gestion des compétences…
Devenu incontournable, le SIRH permet de décharger la Direction des Ressources Humaines de certaines tâches chronophages. Elle peut alors se concentrer sur des missions à forte valeur, tout en automatisant les tâches RH. Les avantages d’un logiciel RH ne sont plus à démontrer. Entre gain de temps et productivité pour les collaborateurs, il devient l’investissement inévitable pour gagner en compétitivité. Mais la première question qu’on se pose : faut-il choisir un SIRH SaaS ou On-premise ?
1. SIRH SaaS et On-premise qu’entend-on ?
Avant de commencer à exposer la différence et lequel choisir en fonction de la réalité de l’entreprise, commençons en 1er lieu par expliquer ce qu’on entend par les termes SaaS et On Premise. Ces termes ne viennent pas du monde des RH mais plutôt du monde informatique. Ils correspondent aux modes d’hébergement de logiciels.
Ce n’est pas un détail et ce choix doit se faire minutieusement car le type d’hébergement doit s’adapter aux besoins de l’entreprise.
1.1 Que signifie SaaS ?
SaaS ou Software as a Service signifie littéralement, « logiciel en tant que service ». Il est également possible d’entendre parler de logiciel “on-demand” ou “cloud”. L’entreprise va donc louer un SIRH à un prestataire externe qui l’hébergera chez lui ou chez un hébergeur spécialisé. La plateforme SaaS est accessible en tapant l’URL de cette dernière et via une connexion internet, moyennant un abonnement le plus souvent annuel (il peut être mensuel). Rien ne l’empêche d’être relié à d’autres solutions via des API même dans un environnement externe à l’entreprise.
1.2 Que signifie On-premise ?
On premise ou mode hébergé, ou littéralement “sur place”. C’est le premier type d’hébergement de logiciel qui a existé. Contrairement aux SIRH SaaS, il doit être installé directement dans l’entreprise, sur un ordinateur ou sur un serveur local. Il ne s’agit donc pas de louer mais bien d’acheter le logiciel RH entièrement via des licences. Son hébergement se fait sur les serveurs de l’entreprise.
2. SIRH SaaS : avantages et inconvénients
2.1 Les avantages d’un SIRH SaaS
- Simplicité et rapidité : il est clair que c’est un de ses atouts majeurs. Suite au cahier des charges au préalablement défini avec le DRH en fonction des besoins de l’entreprise, C’est à l’éditeur de s’occuper de la mise en place du logiciel.
- Sécurité : le logiciel SaaS s’en sort haut la main, en matière de sécurisation des données. En effet, aussi bien le stockage que l’hébergement des données se font sur les serveurs de l’éditeur qui sont sécurisés et d’une grande puissance puisque c’est son métier et de sa responsabilité !
- Disponibilité : comme c’est un service web, il suffit juste d’une connexion Internet et d’un accès pour se connecter et accéder au SIRH, quel que soit son emplacement. Cela répond particulièrement bien aux collaborateurs en télétravail ou qui sont en dehors des bureaux.
- Avantage Economique : investir dans un logiciel SIRH SaaS ne représente pas un coût élevé. En effet, il n’y a pas de frais de matériel ni de mise en route puisque tout est compris dans l’abonnement. C’est ce qui est appelé le TCO « Total cost of ownership ».
2.2 Les inconvénients d’un SIRH SaaS
- Dépendance : c’est souvent l’inconvénient majeur quand on parle de logiciel en SaaS. En effet, l’entreprise dépend énormément de son éditeur et si ce dernier était amené à disparaître, il faudra trouver une autre solution pour faire migrer ses données sans impacter l’activité de l’entreprise.
De plus, comme c’est une formule de location, il y a tout intérêt à bien étudier les clauses du contrat pour bien vérifier ce qui est compris et pris en charge par l’éditeur.
3. SIRH On-premise : avantages et inconvénients
3.1 Les avantages d’un SIRH On-premise
- Indépendance : contrairement au mode SaaS, le logiciel RH On Premise est indépendant de l’éditeur et permet une totale autonomie avec des données entièrement centralisées. Il y a aussi une indépendance vis-à-vis d’internet puisqu’il est directement installé sur le serveur local et ne nécessite pas de connexion internet.
- Frais fixés d’avance : comme l’investissement se fait au moment de l’acquisition, il n’y a pas de frais en continu et son coût est perceptible dès le départ.
3.2 Les inconvénients d’un SIRH On-premise
- Prise de risque importante : en cas de sinistre, la perte de données est inéluctable. Le service informatique risque d’avoir du mal à récupérer les données.
- Implémentation relativement longue : alors que l’installation est ultra rapide pour le mode SaaS, un logiciel RH On-premise exige une installation assez longue puisque c’est l’éditeur qui doit le plus souvent se déplacer pour installer le logiciel ou à distance mais ce qui génère de l’impédance compte tenu de l’accès distant (VPN, lenteur réseau etc…).
4. Outil SIRH : Quel mode choisir ?
En réalité, il n’y a pas de bon choix à faire, il y a une décision à prendre en fonction de la réalité de l’entreprise en tenant compte des avantages et des inconvénients des 2 modes. L’idéal est de faire une bonne étude de marché SIRH pour pouvoir comparer les différentes solutions avant de se décider.
Il convient de noter toutefois que la tendance vers le SaaS est forte et fait de plus en plus l’unanimité auprès des utilisateurs et des DSI.
