Gestion des notes de frais : méthodes et astuces pour une efficacité optimale

Dans la plupart des entreprises, la notion de “notes de frais” est incontournable. Elle constitue un mécanisme fondamental de gestion et de suivi des dépenses et elle est au cœur des préoccupations de la gestion des ressources humaines. En effet, les notes de frais reflètent l’engagement de l’entreprise à garantir à ses collaborateurs le remboursement des dépenses normalement engagés dans le cadre de leur travail.

Pour obtenir un remboursement de ces frais professionnels, les employés doivent soumettre une note de frais. En qualité de Directeur Administratif et Financier ou de contrôle de gestion, il est tout à fait légitime de s’interroger sur les conditions de validation et les étapes à suivre pour traiter efficacement les demandes de remboursement soumises par les employés.

De ce fait, dans cet article, nous explorerons en profondeur l’univers des notes de frais en entreprise, en mettant en lumière leur importance, ainsi que les meilleures pratiques pour une gestion optimale. Nous aborderons également les dernières tendances et technologies dans le domaine de la gestion des notes de frais, notamment les solutions de suivi des dépenses. Ces avancées facilitent non seulement la collecte et la soumission des notes de frais, mais elles permettent également une gestion plus transparente et efficiente, bénéfique à l’ensemble des parties prenantes.

La gestion des notes de frais professionnels et les obligations de l’entreprise

La notion de « note de frais » regroupe l’ensemble des dépenses engagées par un collaborateur dans le cadre de ses activités professionnelles. Tout employé a le droit de demander le remboursement de ses frais professionnels, une démarche à adresser au service comptabilité, aux ressources humaines ou à l’employeur. La soumission de la note de frais peut se faire en version papier ou électronique, à condition qu’elle réponde aux critères requis pour être éligible au remboursement.

En qualité d’employeur, il revêt une importance pertinente de s’assurer que les employés justifient que leurs dépenses ont été engagées dans le cadre de leurs fonctions professionnelles et dans l’intérêt de l’entreprise. Il est impératif de noter que le remboursement des notes de frais ne peut en aucun cas être prélevé sur la rémunération des employés. Ces remboursements ne sont pas soumis à imposition.

Ainsi, pour le traitement approprié des notes de frais des collaborateurs, le département des ressources humaines dispose de deux options : le remboursement forfaitaire (remboursement sous forme d’allocation fixe d’un montant précis) ou le remboursement au réel (remboursement au centime près des dépenses engagées par les employés). Dans les deux cas, les frais professionnels engagés par les salariés sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise. De plus, il est primordial d’inclure le choix de la méthode de remboursement dans une clause du contrat de travail des employés. Cela permet de garantir compréhension mutuelle et conformité aux procédures établies.

Quels salariés sont concernés par les notes de frais ?

Tous les collaborateurs peuvent être concernés par les notes de frais, à condition qu’ils aient des dépenses liées à leur activité professionnelle à engager dans le cadre de leurs fonctions. Ces dépenses englobent notamment les frais de transport, de restauration, d’hébergement, de matériel, ainsi que d’autres dépenses requises pour l’exécution de leurs missions professionnelles.

Il est impératif de souligner que les frais de déplacement ne doivent en aucun cas être confondus avec les avantages en nature tels que les véhicules de société, les logements de fonction ou les repas fournis gracieusement par l’entreprise.

Il convient de préciser que cette politique de remboursement des frais de déplacement concerne exclusivement les collaborateurs salariés de l’entreprise. Les travailleurs indépendants et les entrepreneurs, en tant que responsables de leurs propres frais professionnels, ne sont pas éligibles aux remboursements de frais de déplacement.

Comment optimiser la gestion des notes de frais au sein de l’entreprise ?

La gestion des demandes de remboursement et les coûts administratifs cachés des notes de frais représentent un défi notable. Ces tâches s’avèrent souvent chronophages, dépourvues de valeur ajoutée et peuvent engendrer une perte financière significative. En parallèle, les notes de frais peuvent parfois donner lieu à des différends entre les collaborateurs et le service comptabilité. En conséquence, il devient impératif de mettre en place une structure interne efficace visant à rationaliser la gestion des dépenses professionnelles.

Comment optimiser la gestion des notes de frais ?

C’est simple.

La première étape consiste à établir des plafonds de remboursement pour chaque catégorie de dépenses. Ces plafonds prédéfinis spécifient que toute dépense excédant ces seuils ne sera pas remboursée au collaborateur. Il devient impératif de veiller à ce que ces montants fixés soient appropriés en fonction du type de dépense. Cette approche permet de limiter les abus.

De même, dans le cadre de la politique de gestion des notes de frais, il est possible de spécifier les dépenses couvertes et les conditions précises d’application de cette couverture. Par exemple, une entreprise peut conditionner le remboursement d’un séjour en hôtel 5 étoiles à l’indisponibilité d’options d’hébergement plus économiques. Il est important de noter que même si certaines dépenses sont légalement obligatoires pour l’entreprise, celle-ci a la responsabilité d’établir des règles afin de prévenir tout abus potentiel.

Enfin, avant d’initier tout processus de remboursement, il s’avère impératif de vérifier la véracité et la conformité des justificatifs de notes de frais. En effet, la fiabilité des pièces doit être observée avec attention.

En adoptant ces démarches, un cadre transparent et équitable est érigé pour la gestion des notes de frais, promouvant une utilisation judicieuse des ressources tout en garantissant la stricte observance des politiques internes de l’entreprise.

Clarifiez vos règles concernant la gestion des dépenses professionnelles

Pour faciliter la gestion des notes de frais, la mise en place d’une politique de dépense claire et précise revêt une importance capitale. Même si certaines règles sont imposées par les organismes publiques, l’entreprise peut également définir les siennes. Cette démarche vise à renforcer le contrôle, la clarté et la fluidité de l’ensemble du processus de gestion des dépenses de l’organisation.

Le document établissant la politique de dépenses de l’entreprise doit être exhaustif et contenir toutes les informations nécessaires pour guider efficacement les employés. Voici justement quelques exemples d’éléments à inclure :

La politique de dépenses structure l’organisation et peut inclure de nombreux détails devant être clairs et compréhensibles pour les collaborateurs. En l’absence d’une telle politique, des erreurs et des anomalies significatives peuvent survenir, impactant négativement l’ensemble du processus de gestion des notes de frais.

Identifiez les diverses catégories de frais dans vos justificatifs

La nature des justificatifs de note de frais varie en fonction des différentes catégories de dépenses engagées. Par exemple, lorsqu’un collaborateur sollicite un remboursement pour des frais kilométriques liés à des déplacements professionnels effectués avec son véhicule personnel, il faut que les justificatifs présentés soient conformes.

Lors de la demande de remboursement, l’employé doit fournir les informations suivantes :

Ainsi, le remboursement est possible lorsque le collaborateur effectue un déplacement professionnel, sauf exceptions.

De même, les frais de repas engendrés lors d’invitations à des fins professionnelles sont également sujets à remboursement. Les justificatifs dans ce cas doivent comporter :

Enfin, il existe aussi des frais d’hébergement qui peuvent être remboursés par l’entreprise. Dans ce cas, il est essentiel de spécifier la raison du séjour en indiquant la distance par rapport au domicile du collaborateur.

Assurez-vous toujours de l’authenticité des notes de frais avant de les rembourser 

Il peut arriver qu’un collaborateur, étant à l’origine d’une note de frais, tente parfois d’arranger les chiffres. En exagérant le montant de ses dépenses déclarées, il espère ainsi en tirer un avantage personnel. Les fraudes liées aux notes de frais sont malheureusement monnaie courante et il est à noter qu’environ 20% des employés soumettent actuellement des factures non conformes.

Face à l’ampleur des pertes potentielles engendrées par ces fraudes, il est essentiel de prendre des mesures pour s’en prémunir. Il convient de souligner ces fraudes sont parfois le résultat d’oublis ou d’erreurs des employés, souvent en raison d’une méconnaissance dans le processus de remplissage des notes de frais, ce qui peut impacter de manière significative les finances de l’entreprise.

Il est donc impératif d’instaurer des politiques rigoureuses et des contrôles internes efficaces pour détecter et prévenir toute tentative de fraude liée aux notes de frais. En sensibilisant les employés aux bonnes pratiques et en mettant en place des formations régulières à ce sujet, l’entreprise peut réduire considérablement les risques de fraude et garantir ainsi la préservation de ses ressources financières.

Mettez en place une routine pour traiter périodiquement les notes de frais

Pour une gestion efficace des notes de frais des employés, les entreprises n’ont plus à se demander pourquoi adopter un logiciel de notes de frais dédié.

La gestion des notes de frais peut représenter une perte de temps considérable pour les collaborateurs, managers et comptables, du tri des justificatifs à la saisie manuelle, sans oublier la revue minutieuse des notes de frais. D’ailleurs, il est intéressant de noter qu’une entreprise sur deux continue aujourd’hui de gérer ses notes de frais sur support papier, malgré les nombreux inconvénients de la saisie manuelle, notamment un risque accru d’erreurs et de fraudes.

L’adoption d’un logiciel de gestion de notes de frais adapté permet d’automatiser la saisie des notes de frais, accélérant ainsi le processus et réduisant les risques d’erreurs ou de fraudes. Il est ainsi possible d’encourager les collaborateurs à dématérialiser progressivement leurs justificatifs de dépenses professionnelles en les photographiant ou en les scannant.

La digitalisation des notes de frais offre un avantage significatif, réduisant le coût de traitement de ces notes de frais de 63 % et diminuant de 79 % le temps passé sur la saisie et d’autres procédures administratives. Sans un logiciel de gestion dédié, le coût moyen de traitement d’une note de frais s’estime à 53 €.

En utilisant un outil de notes de frais de qualité, l’on peut éviter toutes ces contraintes.

Facilitez-vous la tâche grâce à la digitalisation

Le processus de remboursement des notes de frais requiert la présentation de divers justificatifs tels que les tickets et les factures, une nécessité tant pour les employés que pour l’employeur. Cependant, il n’est pas rare que ces documents s’égarent, créant ainsi des défis notables dans la gestion des notes de frais. Heureusement, la législation a évolué pour permettre la dématérialisation des justificatifs depuis mai 2019. Concrètement, l’arrêté du 23 mai 2019 n’impose plus la conservation des originaux des justificatifs et autorise la dématérialisation des pièces justificatives des dépenses professionnelles, favorisant ainsi leur conservation en bon état, leur lisibilité et la prévention des pertes. L’adoption d’un logiciel de notes de frais est la réponse.

La dématérialisation présente plusieurs avantages indéniables. En premier lieu, elle simplifie le stockage. Elle facilite leur recherche, permettant un accès immédiat en quelques clics et réduisant les risques de perte.

Ensuite, la dématérialisation permet à chaque collaborateur de soumettre électroniquement sa demande de remboursement, y joignant les justificatifs numérisés. Cela confère aux employés une plus grande responsabilité dans la gestion de leurs notes de frais. Cela allège également le service des ressources humaines et la comptabilité de tâches fastidieuses liées à la gestion du personnel, avec un accès aisé aux données saisies par les employés.

Un autre avantage significatif de la numérisation : la reconnaissance optique de caractères (OCR). Celle-ci permet de pré-remplir les notes de frais de manière précise. Cette technologie réduit considérablement les erreurs par rapport à la saisie manuelle des notes de frais.

Un logiciel de gestion des notes de frais adapté à vos besoins

La rapidité et la conformité aux réglementations sont des aspects cruciaux de la gestion des notes de frais. À cet égard, la solution optimale consiste à adopter la numérisation des justificatifs et l’automatisation de la gestion des notes de frais à travers des e-documents. Bien que cette démarche implique un investissement initial, elle génère des économies substantielles en temps et en argent, tout en libérant des ressources pour des tâches plus rentables que la gestion des notes de frais.

Ainsi, l’adoption d’un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) tel que HRMAPS se présente comme une opportunité pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion des notes de frais. HRMAPS, en tant que solution puissante, offre des avantages considérables en termes d’efficacité, de transparence et de conformité dans le traitement des dépenses professionnelles.