Notes de frais : qu’est-ce que c’est ?
Les salariés peuvent être amenés à engager sur leur propre denier et pour le compte de l’entreprise des dépenses professionnelles. C’est une situation ordinaire, en particulier pour les salariés qui sont régulièrement en déplacement, comme les commerciaux ou les managers.
Les salariés doivent, à chaque achat effectué, avancer les frais professionnels et faire une demande de remboursement au service RH en présentant les justificatifs, c’est ce qu’on appelle une note de frais.
Gestion des notes de frais : un casse-tête chronophage
La gestion des notes de frais est l’un des processus le plus chronophage en entreprise, d’autant plus que de nombreuses réglementations régissent le processus de remboursement des frais.
- Saisie des frais professionnels par le salarié,
- Contrôle des justificatifs par le manager,
- Calcul des dépenses, classement des factures,
- Traitement comptable…
Le processus de gestion des notes de frais reste souvent lourd, complexe et coûteux dans la majorité des entreprises.
Les demandes de remboursement doivent être traitées au cas par cas. Chaque justificatif fournit doit être vérifié afin d’éviter tout abus ou erreur. Les tâches sont fastidieuses, répétitives et mobilisent plusieurs ressources.
Le processus de gestion des notes de frais est contraignant aussi bien pour le collaborateur qui doit saisir les notes de frais, que pour le manager qui doit vérifier et transférer au service RH, qui à son tour consacre du temps au traitement des données avant de valider et envoyer en comptabilité et ressaisie de nouveau.
Gestion des notes de frais : des coûts administratifs cachés
De plus, une gestion traditionnelle des notes de frais peut engendrer des pertes de trésorerie pour les entreprises : erreurs de calcul, risque de fraude, risque de TVA mal récupérée et voir même un risque de redressement pour défaillance de l’archivage physique des justificatifs.
Pourquoi digitaliser la gestion des notes de frais ?
Il est important d’optimiser et de fluidifier ce processus qui envahit le quotidien des RH et particulièrement les collaborateurs et les empêche de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
L’automatisation du processus de gestion de notes de frais permet de libérer du temps à tous les intervenants, aussi bien les collaborateurs que le service RH, en minimisant l’implication humaine pour des tâches à faible valeur ajoutée.
1- Une optimisation du temps de saisie
La saisie des rapports de dépenses est une source de frustration pour les salariés. Le processus peut vite devenir contraignant surtout pour les collaborateurs qui peuvent à avoir à avancer régulièrement des frais professionnels.
A chaque soumission d’une note de frais, le collaborateur consacre du temps à saisir manuellement ses dépenses, retrouver les justificatifs et les joindre à la bonne note, imprimer son rapport. Toute une série d’actions qui ralentissent et alourdissent le processus de soumissions des rapports de dépenses.
2- Une gestion au fil de l’eau
Réticents face à la lourdeur du processus, les collaborateurs ont souvent des retards de saisies et privilégient la soumission de tous les frais en masse à la fin du mois, ce qui augmente les risques d’erreurs ou d’oublis.
3- La fin des erreurs de saisie
Chiffres inversés, montant mal calculé, rapport trop vite rempli : Il arrive souvent que les employés se trompent lors de la saisie de leurs dépenses.
Ces erreurs sont fréquentes et impliquent une perte de temps considérable pour le service RH qui se retrouve souvent à décrypter des notes de frais trop rapidement remplies.
4- Une économie de temps de traitement
Ressaisie des notes de frais que les collaborateurs auront envoyées, contrôle de la politique de dépenses, calcul des montants à rembourser, transfert des dépenses en comptabilité : ce ne sont là qu’une partie des étapes du processus pour la comptabilisation des dépenses.
5- L’enfer du papier
Qui dit note de frais, dit support papier ! Reçus, factures, rapports de dépenses qui s’entassent. La gestion des notes de frais consomme souvent beaucoup trop de papier et qui, en plus, doit être conservé.
Ces documents doivent être archivés aussi bien pour l’employé que pour l’entreprise, ils constituent des preuves en cas de contrôle. Et cela demande énormément de ressources à l’entreprise pour les récupérer, les trier et les stocker.
6- Automatisation de la politique de dépenses : STOP aux dépassements !
La politique de dépense prend la forme d’un règlement intérieur qui régit l’ensemble des règles de dépenses relatives aux frais professionnels. Cette politique permet en premier lieu de respecter le cadre règlementaire et en deuxième lieu de maîtriser le budget lié aux frais professionnels. Elle comporte les conditions à respecter pour soumettre les notes de frais, notamment en termes de montants, de types de dépenses ou de plafonds.
Pourquoi passer par un SIRH pour la gestion des notes de frais ?
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