Optimiser l’entretien professionnel : astuces pour répondre aux obligations légales

S’inscrivant dans un cadre obligatoire à intervalle bisannuel, l’entretien professionnel constitue une opportunité de dialogue entre le collaborateur et son supérieur hiérarchique ou le représentant de l’employeur. Son objectif réside dans l’évaluation des axes d’amélioration et dans l’identification des possibilités de développement des compétences du collaborateur.

Au-delà de sa portée légale et administrative, l’entretien professionnel se veut d’une envergure plus large. En effet, il joue un rôle prépondérant au sein du processus de développement personnel du collaborateur. Il agit en effet comme un déclencheur de motivation et un vecteur d’épanouissement au travail. Par ailleurs, cet entretien offre aux managers la capacité de prendre en considération les aspirations propres à chaque collaborateur tout en évaluant ses perspectives de progression professionnelle.

Ainsi, depuis la mise en place de la réforme de la formation professionnelle en 2014, l’entretien professionnel est devenu une étape incontournable. Par conséquent, il ne s’agit pas d’une occasion propice pour le collaborateur de parler de négociation salariale, ni pour le manager d’évaluer les objectifs de chiffre d’affaires par exemple dans le cas de commerciaux.

1. Les implications légales de l’entretien professionnel

Il convient de rappeler en premier lieu que, conformément à l’article L6315-1 du Code du travail, l’entretien professionnel est une exigence légale visant à protéger les intérêts des employés ayant cumulé une expérience professionnelle de plus de deux ans dans la même entreprise. Cette disposition légale a été renforcée par la loi Travail de 2016, qui stipule qu’au cours d’une période de 6 années, chaque collaborateur doit avoir suivi, au minimum, une formation ou obtenu une certification professionnelle (tel un diplôme ou un certificat) validant une formation, y compris par le biais de la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE).

L’entretien professionnel est également une opportunité de démontrer que l’évaluation, lorsqu’elle est réalisée honnêtement et respectueusement, ne devrait ni être perçue comme une sanction, ni comme une solution de repli. Bien au contraire. Nous devons l’envisager comme une occasion tant pour le collaborateur que pour le manager, de progresser et de travailler en direction de leurs objectifs communs.

2. L’importance de l’entretien professionnel dans la carrière du salarié

Les intérêts d’un entretien professionnel pour un collaborateur sont multiples et variés. L’un des premiers avantages, par exemple, réside dans la possibilité de s’exprimer en toute liberté, sans craindre d’éventuelles répercussions négatives sur son avenir professionnel au sein de l’entreprise.

De ce fait, il s’agit ici d’une prise de recul vis-à-vis du parcours de l’employé. En effet, ce dernier pourra en discuter avec son manager ou une personne du service RH pour développer les compétences et définir les formations qui lui permettront de combler ses points d’amélioration.

Un autre avantage de cet entretien professionnel pour l’employé réside dans sa capacité à manifester son engagement envers l’entreprise, ainsi qu’à partager et discuter de ses aspirations et projets d’évolution. Il offre également la possibilité inverse, à savoir l’expression d’un désir de reconversion professionnelle.

3. Préparation en amont de l’entretien

Comme dans le cas de toute entrevue, pour que celle-ci soit utile et porteuse de sens, la préparation en amont de l’entretien professionnel est essentielle et doit se réaliser conjointement par les deux parties concernées.

Sur ce point, nous allons examiner de plus près la préparation de l’entretien professionnel du côté de l’employeur.

Compte tenu du statut particulier de l’entretien professionnel qui revêt un caractère obligatoire, il est primordial de ne pas manquer ce rendez-vous. Autrefois, la méthode conventionnelle consistait pour le service RH de mette en place un calendrier prévisionnel pour les entretiens professionnels, dès l’intégration de chaque nouvel employé. Il était alors convenu de créer un rappel trois mois avant la date prévue de l’entretien et d’établir un planning mensuel pour suivre les réalisations.

Aujourd’hui, les process RH ont évolué. Des solutions telles que les SIRH ont grandement simplifié les tâches manuelles et chronophages.

A l’aide d’un SIRH, le suivi des campagnes d’entretiens professionnels est plus aisé.

Les plannings sont élaborés avec efficacité, l’information est diffusée plus facilement et les alertes et rappels sont reçus à temps. Ce changement offre au DRH le temps nécessaire de planifier l’entretien. Le collaborateur pourra également se préparer de son côté.

3.1 Bien connaître les objectifs de l’entretien

L’entretien professionnel constitue un moment privilégié de communication avec les collaborateurs. C’est l’occasion d’évaluer la dynamique des équipes, d’évaluer leur progression et d’élaborer une stratégie de formation. Ce genre d’entrevue offre à l’entreprise les opportunités suivantes :

3.2 Étudier le parcours et les aspirations du salarié

L’entretien professionnel, véritable outil managérial au service des RH, vise non seulement à établir un échange entre l’employeur et les employés mais aussi à identifier les ambitions de ces derniers, déterminer des opportunités de croissance et enfin, élaborer une stratégie de formation visant à développer, renouveler ou intégrer les compétences requises. Comment procéder ?

4. Conduite de l’entretien professionnel : bonnes pratiques

La planification de l’entretien professionnel s’effectue durant les heures de travail des employés. Bien qu’il soit recommandé de le tenir au sein des locaux de l’entreprise, il est également possible de l’organiser via une visioconférence, en veillant à se conformer aux réglementations en vigueur.

Ensuite, comme susmentionné, en qualité de manager ou de représentant de l’employeur, il convient de bien se préparer en amont, anticiper les points à aborder, préparer la trame de l’entretien et définir des objectifs clairs et spécifiques pour le bon déroulement de l’entrevue.

Après avoir discuté des projets et des compétences développées, le moment est venu de mettre en place un plan d’action. Naturellement, ces objectifs doivent s’aligner sur ceux de l’entreprise.

4.1 Créer un climat de confiance

Pour assurer le bon déroulement d’un entretien professionnel, il est essentiel de créer un environnement propice à la communication, permettant ainsi à l’employé de s’exprimer en toute aisance et liberté.

Ensuite, afin d’établir une relation de confiance, le manager ou la personne qui mène l’entretien doit s’engager à être franc et transparent. Il convient de démontrer une ouverture et une franchise dans la communication des décisions prises, des objectifs fixés, des attentes établies et des résultats obtenus.

L’honnêteté et la transparence constituent les fondements essentiels d’une relation de confiance solide.

4.2 Adopter une écoute active

L’écoute, le dialogue et l’échange : voilà les trois aspects à avoir en tête pour que l’entretien soit efficace tant pour le manager que pour le collaborateur.

En effet, dès que la confiance est installée, l’échange avec le collaborateur devient fluide. Ce dernier n’hésitera pas à s’exprimer naturellement. A ce moment-là, il faut accorder une attention soutenue à ce qui est dit, poser des questions ouvertes et encourager à partager ses perspectives.

4.3 Formuler des feedbacks constructifs

Un feedback constructif doit être équilibré entre les aspects positifs et les axes d’amélioration, tout en fournissant des suggestions concrètes pour le développement continu de l’employé.

La procédure est simple :

5. Les étapes post-entretien

À la clôture de cet entretien, il convient de remettre une copie du compte-rendu au collaborateur. Il faut détailler cette synthèse, ne pas hésiter à mentionner des exemples et la signer à la fin des deux parties.

Dans le cas où le collaborateur exprimerait des aspirations d’évolution, il revient alors au manager de le tenir informé ultérieurement des mesures prises concernant les actions envisagées.

Cependant, grâce à un SIRH, il est désormais possible de gérer les étapes post-entretien directement sur la plateforme. Cette solution présente plusieurs avantages, notamment la possibilité de remplir le formulaire d’entretien en ligne, de stocker ce formulaire pour un accès immédiat par les parties concernées (N, N+1, N+2, RH, etc.) et de générer automatiquement des signatures électroniques, simplifiant ainsi l’ensemble du processus.

5.1 Rédiger un compte-rendu détaillé

Une fois l’entretien professionnel fini, il faut résumer les points culminants évoqués des deux parties.

Avant l’arrivée des SIRH, la rédaction des comptes-rendus se faisait généralement de manière manuelle. Le manager ou RH élaborait un modèle de compte-rendu, prenait des notes et, à la fin de l’entretien, rédigeait un résumé qu’on devait ensuite relire, validé puis archivé dans un dossier.

Aujourd’hui, les SIRH ont la capacité de centraliser toutes les données relatives à l’entreprise et à ses collaborateurs. Le compte-rendu peut être directement saisi dans la solution et consulté à tout moment. Ce résumé détaillé permet de suivre les actions de formation entreprises et l’évolution de la carrière de l’employé.

En fonction de la portée des changements discutés pendant l’entretien professionnel tels que la mobilité interne, la promotion, la formation ou la reconversion professionnelle, il peut être judicieux d’établir des jalons intermédiaires avant le prochain entretien annuel. Ces étapes permettront de vérifier l’adaptation du collaborateur à sa nouvelle situation et de confirmer qu’elle est en accord avec ses attentes.

5.2 Planifier les actions et suivis nécessaires 

Sur la base du compte-rendu de l’entretien professionnel, il faut identifier les actions à entreprendre. Autrefois, le suivi de ces actions se faisait manuellement, en utilisant des calendriers. De même, l’archivage de toutes informations se faisait de manière manuelle.

Nonobstant, l’arrivée du SIRH a considérablement simplifié ce processus. En effet, il permet une analyse approfondie des compétences et des performances du collaborateur, ainsi que des besoins opérationnels de l’entreprise. Cela facilite la création d’objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis (SMART) qui s’inscrivent parfaitement dans la stratégie globale.

Ensuite, l’élaboration du plan d’action devient plus méthodique et transparente. Le SIRH fournit des outils intégrés pour structurer le plan, définir les étapes clés et allouer les ressources nécessaires. Il garantit également la visibilité des échéances et encourage une meilleure gestion du temps.

Enfin, là où le SIRH brille particulièrement, c’est dans le suivi et la gestion continue du plan. Grâce à cette technologie, les progrès sont suivis en temps réel. Les indicateurs de performance s’actualisent automatiquement, ce qui permet aux managers et aux collaborateurs de surveiller l’avancement de manière proactive.

6. Les avantages de passer par un logiciel de gestion des entretiens

L’adoption d’un logiciel de gestion des entretiens offre une approche efficace, automatisée et centrée sur les données pour mener à bien les entretiens professionnels, tout en permettant une meilleure collaboration entre les employés et leurs responsables.

Ce logiciel permet tout d’abord de centraliser des données. Les informations relatives aux entretiens professionnels se regroupent en un seul endroit, facilitant leur accès et leur suivi pour les managers et collaborateurs.

Un SIRH peut également programmer des rappels pour les entretiens à venir, évitant ainsi les oublis et les retards. Il fait gagner du temps, évitant les processus manuels de planification et de suivi.

D’autres points essentiels lors de l’acquisition d’un SIRH :

7. Pourquoi faire appel à HRMAPS ?

L’entretien professionnel offre aux managers et/ou au service RH une opportunité précieuse pour engager les collaborateurs dans des discussions constructives axées sur leur développement professionnel. En facilitant des conversations individuelles, les managers peuvent mieux comprendre les aspirations, les compétences et les besoins de chaque membre de leur équipe. Cela leur permet de personnaliser les objectifs et les plans de développement, favorisant ainsi la motivation et la rétention des talents au sein de l’entreprise. Enfin, en favorisant la communication ouverte et la reconnaissance au travail, les entretiens professionnels renforcent les relations entre les managers et les employés, créant ainsi un environnement de travail positif et propice à la croissance mutuelle.