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Ils débarquent sur le marché du travail avec leurs propres codes, leurs attentes… et une grande envie d’acquérir de nouvelles compétences. La génération Z représente environ un quart des employés du marché du travail. Curieuse, hyperconnectée et en quête de sens, cette génération valorise fortement l’apprentissage et le développement des compétences.
Paradoxalement, si elle est parfois perçue comme impatiente ou difficile à fidéliser, elle se révèle néanmoins être l’une des générations les plus engagées… à condition qu’on lui propose un environnement stimulant et en constante évolution. La formation professionnelle devient alors un véritable atout stratégique. Elle n’est plus seulement une obligation réglementaire : elle se transforme en un pilier essentiel de l’engagement et de la performance. Cependant, pour qu’elle soit réellement efficace, il est crucial de disposer des bons outils RH. Adapter son SIRH est désormais le point de départ pour créer des parcours de formation plus fluides, plus personnalisés et plus en phase avec les besoins du marché et avec les aspirations des collaborateurs.
Êtes-vous prêt(e) pour découvrir une mine de conseils pratiques ? Alors c’est parti !
Pourquoi adapter son SIRH pour améliorer la gestion des formations ?
Adapter son SIRH aux process de gestion de formation signifie disposer de toutes les clés pour une gestion efficiente de la formation ! Toutefois, sans un outil adapté, la gestion de la formation reste un casse-tête pour les RH se retrouvant confronté(e)s à plusieurs difficultés, voire obstacles.
Entre la récolte des besoins en formation, l’évolution réglementaire, la gestion des coûts et des budgets… Autant de défis pour les RH qui doivent du coup envisager des modes de gestion de formation plus performantes.
Un logiciel de gestion de la formation s’impose aujourd’hui en tant que must-have pour les RH. En effet, il permet de répondre précisément aux besoins évolutifs et de transformer les process de formation en une expérience agile et centrée sur le capital humain. Il offre également une gestion transparente et efficace des formations obligatoires en entreprise, en assurant leur conformité.
Les défis de la gestion des formations en entreprise
Depuis plus d’une décennie, les entreprises jonglent avec des méthodes rigides, traditionnelles transformant la gestion de la formation en un parcours du combattant. Comme par exemple, des sessions de formations standards. De sorte que, chaque collaborateur suivrait la même formation, sans aucune flexibilité pour répondre à ses besoins spécifiques ou à son parcours professionnel. Cette approche manque d’adaptabilité et de personnalisation, compromettant ainsi l’efficacité des programmes de formation.
De même, lorsque le plan de formation est créé manuellement, le suivi administratif de chaque dossier est chronophage. Le temps alloué à ce type de tâches vampirise le quotidien des RH. À cela s’ajoute le fameux Excel, qui règne encore en maître, engendrant des saisies multiples et des erreurs. Sans oublier les obligations réglementaires qui évoluent très vite.
Enfin, un autre défi significatif réside dans la difficulté à évaluer de manière précise l’efficacité des programmes de formation. Les méthodes classiques de l’évaluation de la qualité d’une formation ne reflètent pas ou partiellement les compétences réelles acquises par les apprenants. Face aux enjeux de la formation professionnelle, il devient évident d’adapter son SIRH à des approches de gestion des formations innovantes et flexibles, pour répondre aux exigences évolutives de l’environnement pro.
Adapter son SIRH pour accélérer la digitalisation RH
La digitalisation des ressources humaines n’est plus une option, mais une nécessité pour les entreprises soucieuses d’optimiser leur gestion du capital humain. Accélérée par la pandémie de Covid-19, cette évolution redéfinit en profondeur les pratiques RH.
Certes, ce bouleversement soulage les professionnels RH du poids administratif lié à la gestion des ressources humaines, mais son impact va au-delà. Elle est considérée comme un levier de développement et un moteur de performance tant pour les collaborateurs que pour les entreprises.
- Gain de productivité : en automatisant les processus RH, les équipes RH se libèrent des tâches chronophages et peuvent ainsi se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée
- Meilleure anticipation des besoins : grâce à une vision globale et en temps réel des effectifs, l’entreprise peut ajuster ses stratégies de formation, de recrutement et de gestion des compétences pour répondre avec agilité aux opportunités du marché
- Gestion optimisée et sécurisée des données RH : centralisation des données salariés, suivi simplifié des évolutions réglementaires et garantie de conformité renforcée
Fonctionnalités clés d’un SIRH pour la formation
Adapter son SIRH pour la gestion des compétences et la formation continue constitue un facteur déterminant dans la rétention des collaborateurs. En effet, les nouvelles générations de travailleurs, plus précisément la Gen Z, ont des souhaits et des besoins différents par rapport aux générations précédentes.
Plus particulièrement, ils sont intéressés à l’acquisition de nouvelles compétences dans leur vie professionnelle. Un employé qui ne progresse plus et stagne dans son travail se sentira souvent découragé.
Cependant, assurer un suivi rigoureux des formations et du développement des compétences représente un véritable défi. Entre la gestion des besoins, la planification des sessions de formation et l’évaluation de leur impact, la tâche peut vite devenir chronophage au fil du temps. Heureusement, les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de formation permettent un suivi efficace du développement des compétences, et ce, en quelques clics.
Pour cette raison, adapter son SIRH pour automatiser de nombreuses tâches permet de gagner plus du temps pour se concentrer davantage sur la valorisation et le développement des talents.
En parallèle un logiciel SIRH joue un rôle prépondérant dans l’anticipation des besoins de formation. Il favorise également la mise en œuvre de plans de formation, en tenant compte des lacunes identifiées en compétences et des objectifs de l’entreprise.
Suivi des compétences et des certifications
Parmi les avantages d’adapter son SIRH, il est également possible de pouvoir suivre le développement des compétences des collaborateurs. Tout d’abord, il facilite la génération de la cartographie des compétences, outil indispensable pour obtenir une vision claire des compétences à un instant T. Ensuite, les professionnels RH peuvent analyser l’adéquation entre les compétences acquises des collaborateurs et celles requises. À la suite de cette analyse, les plans de formations personnalisés seront mis en place pour pallier le GAP de compétences.
Outre le suivi du développement des compétences, un logiciel de gestion de la formation peut être utilisé pour suivre et valider les habilitations ou qualifications, en envoyant des alertes automatique lorsqu’une habilitation arrive à échéance.
Automatisation des inscriptions et rappels
En intégrant un système d’information des ressources humaines équipé d’un module de gestion de la formation, le service RH peut mettre à disposition des collaborateurs des catalogues de formation sur-mesure, accompagnés des sessions recommandées par chaque besoin.
De même, les inscriptions à chaque session de formation s’opèrent en quelques clics. En conséquence, les professionnels RH peuvent suivre suivi en temps réel le statut de chaque session. Du côté des collaborateurs, ils peuvent consulter à tout moment le catalogue de formation pour connaître les formations disponibles et celles planifiées.
Comment adapter son SIRH pour la formation ?
L’intégration d’un module de gestion de formation dans un outil SIRH est un allié de taille pour les RH chargées de la gestion de la formation au sein de l’entreprise. En effet, il permet d’orchestrer toutes les données relatives à la conception, à la planification et au suivi des actions de formation.
L’objectif étant de mieux orienter les collaborateurs vers des formations qui leur permettraient de s’impliquer dans le développement de l’entreprise. Il permet aussi d’avoir une vision globale des souhaits de formation et d’élaborer des parcours pédagogiques nécessaires à l’atteinte des objectifs. Le plan de développement des compétences offre une base solide de réponses à bon nombre de questions que peuvent se poser les équipes RH.
En outre, l’automatisation de la formation peut être un bon moyen pour faciliter l’accès à l’historique des formations réalisées.
Adapter son SIRH pour rendre ses formations plus efficaces, peut devenir un levier stratégique pour l’entreprise. De l’identification des besoins en formation à l’automatisation des campagnes de formation, chaque fonctionnalité peut être optimisée pour gagner en temps, en efficacité et en conformité. Par ailleurs, adopter un SIRH représente un défi majeur pour optimiser la formation et le développement des compétences.
Paramétrer les parcours de formation personnalisés
Les parcours de formation sont des outils stratégiques traçant la trajectoire d’évolution des collaborateurs en alignant leurs aspirations avec les besoins de l’entreprise.
Le SIRH HRMAPS facilite la création de parcours de formation personnalisés en s’appuyant sur les entretiens professionnels, les résultats des évaluations, les données issues de la GEPP ou de la GPEC et les souhaits. En quelques clics, le RH peut bâtir un plan de formation adapté à chaque profil.
HRMAPS propose une panoplie de fonctionnalités pour structurer les parcours de formation :
- Création automatique de plans de formation à partir des entretiens professionnels et des besoins identifiés
- Suivi des budgets de formation pour une gestion optimisée des ressources
- Gestion des habilitations, certifications, qualifications et alertes de renouvellement
- Évaluations à chaud et à froid à la fin de chaque formation
Le tout, dans une interface fluide, intuitive, pensée pour les RH… mais aussi pour les collaborateurs.
Adapter son SIRH pour mesurer l’efficacité des formations
Pour assurer l’efficacité des formations, les professionnels RH doivent évaluer leur impact afin de voir ce qui fonctionne, ce qui peut être amélioré et ajuster en conséquence les plans de formations. Le recours à une solution RH c’est opté pour une exploitation fine et structurée des données RH.
En centralisant tous les données RH dans un SIRH, l’identification des besoins en formation devient plus facile et plus stratégique, permettant ainsi une allocation efficace des ressources et une conception des parcours de formation pertinentes et adaptées aux exigences spécifiques de l’entreprise.
Par conséquent, les tâches manuelles deviennent caduques. Plus précisément, il n’est plus nécessaire de convoquer individuellement les collaborateurs pour planifier des formations ni de consulter un par un, les managers pour obtenir leur avis sur les compétences à développer. Avec l’aide d’un logiciel SIRH, l’évaluation et le développement des compétences deviennent des processus simplifiés.
La solution HRMAPS pour rendre les formations en entreprise efficaces
Avec l’évolution constante du marché de la formation et la concurrence accrue pour attirer les meilleurs talents, il devient de plus en plus important pour les entreprises d’optimiser leur approche en matière de développement des compétences.
Le logiciel SIRH HRMAPS permet aux collaborateurs d’émettre aisément leurs souhaits de formations et aux gestionnaires RH de programmer des plans de formation individualisés et personnalisés tout en optimisant la gestion des budgets et le financement. Grâce à sa profondeur fonctionnelle, le module de gestion de formation HRMAPS permet de gérer, piloter et optimiser l’ensemble du processus de formation : élaboration du plan de développement des compétences, suivi du budget, respect de la conformité réglementaire et bien plus encore.
- Mise en place d’un catalogue de formation en ligne : personnalisation des catalogues de formation selon les besoins des collaborateurs
- Gestion des plannings de formation : inscription rapide aux sessions, recommandations de programmes de formation par type de population
- Simplification de la gestion du plan de formation et du budget : gestion des budgets prévisionnels, engagés et réalisés
- Évaluation des sessions (à chaud et à froid) : centralisation des informations dans la plateforme
- Reporting lié à la gestion de la formation : tableaux de bord RH et KPI de la gestion de la formation.
Conclusion
Désormais, l’équipe RH économise un temps précieux en réduisant de moitié ses tâches administratives. Plus jamais la gestion des parcours de formation se fait manuellement, le focus peut enfin se faire sur le développement des talents ! De même, le budget alloué à la gestion de la formation est également optimisé.
