5 conseils pour formaliser les process RH

La direction des ressources humaines joue un grand rôle pour préparer l’entreprise à réussir sa transformation digitale. En quelques décennies, sa mission a bien changé. Elle lui impose de mettre en place des process RH agiles et adaptés aux enjeux de l’entreprise. Comment bien formaliser ces processus RH et garantir leur efficacité ? Mais dans un premier temps, éclairons ce qu’on entend par « process RH ».

Process RH : de quoi parle-t-on ?

Au fil des années et des changements vécus en entreprise, la direction des Ressources Humaines s’est vu attribuer de nouveaux rôles. Conscients que les talents qui composent l’entreprise font la différence, il est question d’accompagner le développement humain et de l’optimiser pour répondre aux attentes de l’entreprise.

Les processus RH sont l’ensemble des actions menées par le service RH pour soutenir la politique RH. Ils touchent plusieurs activités comme la gestion du recrutement, d’évaluation et de performance… Ils décrivent la manière de fonctionner, ce qui est indispensable pour automatiser les tâches. Identifier les processus RH et les optimiser permet d’améliorer le respect des conformités et de répondre ainsi aux besoins opérationnels efficacement.

Pour formaliser les processus RH, il faut un véritable travail de fond pour identifier toutes les activités liées à la fonction RH. Un travail est nécessaire sur l’existant avant d’envisager de réfléchir à de nouveaux processus qui peuvent s’avérer nécessaires. Prenons par exemple, le processus de recrutement : en listant les actions nécessaires, on se rend compte qu’il faut vérifier qu’il n’existe pas de priorité d’emploi ou de réembauchage au sein de son entreprise avant de lancer une offre d’emploi visant le public externe.

Il est capital de référencer l’ensemble des processus RH dans un seul document de manière exhaustive et ce par type de métiers. Pour être efficace, on peut interroger les collaborateurs sur leurs actions RH et également et surtout passer du temps à monitorer les processus au quotidien.

Le premier travail de listing sert de base à cartographier les processus RH. Cette cartographie donnera une représentation à un instant T de la situation, en mettant en évidence ceux qu’il faut optimiser.

En listant les moindres actions et en les classant, on peut définir les rôles de chacun et les périmètres de responsabilités. Cela contribue alors, à améliorer le dialogue entre le service RH et les métiers de l’entreprise.

La première étape consiste donc à optimiser les processus RH existants. Ensuite, il convient de travailler sur l’élaboration de nouveaux processus alignés avec les objectifs stratégiques de l’entreprise et la réalité.

L’approche Design Thinking est évidemment intéressante, car la théorie et la pratique se confrontent immédiatement. Il y a ainsi moins d’incohérences entre la stratégie et le terrain, cela permet à chacun de faire preuve d’innovation.

L’idée à travers l’utilisation du design thinking est d’arriver à élaborer de nouveaux processus RH qui s’adaptent aux objectifs stratégiques de l’entreprise. Il est évident que ces nouveaux processus viennent en complément des processus existants qu’il faudra absolument co-construire avec les équipes.

Qu’entend-on par agilité ? C’est cette capacité à changer, modifier et s’adapter en fonction du contexte. L’agilité doit être une priorité lors de la création de tout processus RH. Ils doivent être pensés pour éviter tout blocage lors de leur utilisation et permettre à l’entreprise de fonctionner.

Autre erreur souvent commise : se retrouver avec des processus RH définis par la direction uniquement, dans une logique top-down traditionnelle. Or le risque, c’est évidemment, de trouver des équipes non impliquées dans la réussite de ces derniers. L’approche “bottom-up” est recommandée en se basant sur les attentes des employés.