BDESE non mise à jour : quelles sanctions ? quand on doit la mettre à jour ?

Quand doit-on mettre à jour la BDESE ?

La BDESE sert de support aux consultations récurrentes du CE et du CHSCT. La non mise à jour de la BDESE présente des problèmes pour l’organisation. Ainsi, elle doit être mis à jour avant :

Les trois grandes consultations annuelles du CSE ou CE.
Les informations trimestrielles délivrées dans les entreprises d’au moins 300 salariés.

Pour certaines rubriques, le code du travail prévoit des explications et des analyses spécifiques. Toutefois, il est possible de faire la mise à jour de la BDESE et ajouter le rapport des analyses ultérieurement. Ces informations intègrent la communication du bilan financier, bilan social… Après chaque mise à jour des données de la BDESE, le manager est tenu à informer les représentant du personnel pour qu’ils puissent préparer leur consultation.

Quelles sanctions en cas de BDESE non mise à jour ou incomplète?

Les risques de ne pas mettre la BDESE à jour ou incomplète sont multiples :

Absence de BDESE : le manager reçoit une amende de 7 500 €. Selon le code du travail, cet acte (volontaire ou non) contrarie le fonctionnement et l’exécution d’une IRP.

BDESE non mise à jour ou incomplète : L’IRP ou le CSE peuvent faire recours au tribunal de grande instance, qui demandera à l’employeur de mettre à jour ou compléter les éléments manquants.

Les règles du code de travail pour la BDESE

Avec la réforme du code du travail en 2018, le contenu de la BDESE s’est ouvert à la négociation et plusieurs points de la BDESE peuvent être changés ainsi que les accords majoritaires dans le dialogue sociale au sein de l’organisation de l’article L.2232-12 ont été renforcés par le code du travail. Par conséquent, un accord d’entreprise ou un accord entre le propriétaire et le CSE est basés sur les éléments suivants :

L’organisation, l’architecture et le contenu de la BDESE
Les modalités de fonctionnement (droit d’accès, niveau de mise en place dans une entreprise comptant plusieurs établissements)
Le support et les modalités de consultation et d’utilisation de la BDESE
La période sur laquelle portent les informations
Le contenu de la BDESE, à travers l’ajout de nouvelles rubriques

Pour valider cet accord, les signatures de l’entreprise (l’employeur) ainsi que les organisations syndicales sont obligatoires. L’accord avec le CSE, doit avoir le consensus de la part de la majorité des membres de la délégation du personnel.
A l’absence d’accord dans les entreprises qui ont un effectif de moins de 300 salariés, un accord de branche peut arranger certains aspects de la base des données économiques et sociales. Cependant, cette convention n’est pas obligatoire et à défaut d’accord concernant la BDESE, le règlement fixé par décret s’applique.
Il est à noter que l’article R.2312-12 du Code du travail oblige un document numérique pour la base des données économiques et sociales mais cet article est applicable uniquement pour les entreprises qui ont 300 salariés et plus. Néanmoins, il existe une possibilité de négocier un autre arrangement.